يوفر عالم الأعمال والإدارة الكثير من الفرص من حيث الوظائف. يضمن حياة مهنية مثمرة على المدى الطويل.
غالبًا ما يفترض الناس أن بعض الوظائف تتابع نفس الواجبات / المسؤوليات ، لكن في الواقع ، فإنهم يحملون مجموعة مهامهم التي تختلف تمامًا عن بعضها البعض.
على سبيل المثال، قد يبدو المساعد الإداري والمنسق متشابهين بشكل ملحوظ بالنسبة للهواة، لكنهما ليسا نفس الشيء. معرفة الاختلافات بينهما ستساعدك عند التقدم لهذه الوظائف.
الوجبات السريعة الرئيسية
- يركز المساعدون الإداريون في المقام الأول على المهام الكتابية والتنظيمية، بينما يقوم المنسقون بإدارة المشاريع أو الأحداث أو البرامج.
- يحتاج المنسقون إلى معرفة أو خبرة أكثر تخصصًا في مجال معين من المساعدين الإداريين.
- وينطوي المنسق على مسؤوليات صنع القرار والتعاون مع فرق مختلفة، في حين يدعم المساعد الإداري العديد من الإدارات أو الأفراد.
مساعد إداري مقابل منسق
الفرق بين المساعد الإداري والمنسق هو أن المساعد الإداري يؤدي واجبات مثل ترتيب أو تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات دون أي تعارض/تعارض، كما يقوم بإجراءات حجز السفر بما في ذلك الحجوزات، وهو يشبه السكرتير، في حين أن المنسق ينفذ واجبات توجيه الفريق لإنجاز مهمة معينة، وبعبارة أخرى، يمكن أيضًا الإشارة إلى المنسق باسم قائد الفريق.
يعمل المساعد الإداري كمساعد في إدارة وجدولة جميع الأحداث الحيوية في المكتب. هناك تخصصات معينة أيضًا في هذه الوظيفة حيث يمكن تعديلها وفقًا للقطاع الذي يعملون فيه.
بشكل عام ، تشمل وظيفتهم التصديق / التوثيق ، والحفاظ على جميع السجلات والملفات المهمة ، والمحاسبة ، والتدقيق ، وما إلى ذلك.
من ناحية أخرى ، فإن المنسق هو أكثر من وظيفة المراقبة والتنفيذ.
عادة ، يتعين عليهم تتبع جميع الأحداث والمشاريع المهمة ، كما يتعين عليهم اقتباس ميزانية كل مشروع ، ونشر / إنشاء البروتوكولات والإرشادات المتعلقة بالمشروع ذاته.
يبدأون بواجب تنظيم دورات تدريبية خاصة للمتدربين والموظفين. المهمة المميزة للمنسق هي الإشراف والمراقبة.
جدول المقارنة
| معلمات المقارنة | مساعد اداري | منسق |
|---|---|---|
| المؤهلات / المهارات المطلوبة | درجة التعليم العام (GED) أو شهادة جامعية في الأعمال (في بعض الحالات قد يكون ما بعد التخرج مطلوبًا) | درجة الإدارة / درجة البكالوريوس في الأعمال / درجة الموارد البشرية / دبلوم المدرسة الثانوية |
| المهام الأساسية | إدارة الاتصالات والجدولة / التنظيم والتدقيق والتصديق وما إلى ذلك. | الإشراف والمراقبة ، اقتباس الميزانيات ، تنظيم المعسكرات التدريبية ، إلخ. |
| المهارات / الخبرة الإضافية المطلوبة | مهارات الكمبيوتر (Microsoft Word ، Excel ، Office ، إلخ) ، حل المشكلات ، مهارات الاتصال المثالية ، يفضل الخبرة كموظف | إدارة الوقت ، والقدرة على تحديد الأولويات وتعدد المهام ، وخصائص قيادية لا تشوبها شائبة ، وتحقيق الانسجام والوحدة في الفريق ، وما إلى ذلك. |
| مسارات أخرى للمتابعة | إدارة المكاتب ، تخصص في قطاعات مثل الأعمال والصحة | منسق التسويق / الحدث ، منسق المبيعات ، إلخ. |
| القطاعات المفيدة / المثمرة | الأعمال والإدارة والتعليم ، إلخ. | الموارد البشرية ، وسائل الإعلام / العلاقات العامة ، إلخ. |
ما هو المساعد الاداري؟
كما ذكر أعلاه ، فإن المساعد الإداري هو منصب يتطلب مهارات اتصال شفهية وكتابية هائلة وهو أكثر من وظيفة سكرتارية أو مساعدة.
ومن المتوقع منهم إدارة وإقامة المؤتمرات والاجتماعات دون صراع أو صراع.
تتمثل المهام الحيوية للمساعد الإداري في الحفاظ على جميع سجلات المكتب السابقة والحالية ، والشهادات / الوثائق ، ومسك الدفاتر ، وما إلى ذلك.
يُنصح بالحصول على خبرة في Microsoft Office و Excel تساعد في الحفاظ على الملفات والسجلات. من المتوقع أن يكونوا على دراية جيدة بالكمبيوتر والبرامج حتى يتمكنوا من صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل وما إلى ذلك بشكل جيد.
كونهم مساعدين ، يُتوقع منهم ترتيب / إعداد جميع الحجوزات المتعلقة بالسفر مباشرة من حجز التذاكر ، وحجوزات الفنادق ، وما إلى ذلك ، ويطلب منهم رسميًا تكوين جداول بيانات لتسجيل النفقات السنوية / الشهرية ، والتحضير للمؤتمر / العروض التقديمية المجدولة ، وهلم جرا.
يلعب التوثيق دورًا مهمًا في المهام اليومية للمساعدين الإداريين حيث يُتوقع منهم تصحيح السجلات / المستندات ، وتدوين محاضر الاجتماع ، وما إلى ذلك.
مع زيادة الفرص ، أصبح المساعد الإداري مفتوحًا الآن للعديد من الفروع الفرعية ، وللتحديد الدقة يمكنهم بسهولة إنجاز التخصص في كل قطاع بدءًا من القانوني إلى الطبي.
بالطبع ، تشير متابعة التخصص إلى أنه يجب أن يمتلكوا معرفة كافية في هذا المجال بالذات ، على سبيل المثال ، يجب أن يمتلك المساعد الإداري الذي ينتمي إلى القطاع الطبي معرفة كافية بالمصطلحات والتقارير والبروتوكولات الطبية ، بينما يكون مساعدًا مشاركًا في القطاع القانوني يجب أن يفهم المصطلحات والإجراءات القانونية.
بشكل جماعي ، من المتوقع أن يكون المساعد الإداري منتجًا وموثوقًا وجديرًا بالثقة وعلى دراية جيدة بأجهزة الكمبيوتر ومحادثة مثالية وتعاونية وما إلى ذلك.
على مدى العقد الماضي ، ارتفع معدل توظيف المساعدين الإداريين بشكل كبير مما يشير إلى أن هذه الوظيفة بالذات ضرورية للغاية لكل مجال / قطاع.
ما هو المنسق؟
ما سبق ذكره ، المنسق هو لقب يُمنح للمهني الذي يشرف على أعضاء فريقه ويرشدهم ويوجههم للعمل معًا في وئام.
تشمل مهامهم الحيوية اقتباس ميزانية المشروع / الحدث ، ومراقبة تقدم جميع أعضاء الفريق ، وما إلى ذلك.
تختلف متطلبات التأهيل لوظيفة المنسق من قطاع إلى آخر ، ولكن للحصول على الوظيفة ، فإن المتطلب الأساسي هو درجة البكالوريوس في الأعمال أو الموارد البشرية مع خبرة لائقة في مجال إدارة الأحداث.
تتوقع الشركات من المنسقين التعامل مع المكالمات المهمة من المستثمرين، وتنفيذ العروض التقديمية والاجتماعات بشكل مثالي، حيث يعتبرون همزة الوصل بين الرئيس التنفيذي/المدير التنفيذي والمتدربين أو الموظفين.
هم وحدهم المسؤولون عن أداء أعضاء فريقهم. يعتمد المبتدئون / المتدربون الجدد على المنسقين لأنهم مسؤولون عن إجراء الدورات التدريبية للمتدربين.
المنسقون مسؤولون عن مجد الشركة وشرفها حيث يقومون بتدريب الهواة بنشاط بالإضافة إلى مراقبة وتوجيه الموظفين ذوي الخبرة.
يجب عليهم تحديث سجلات صاحب العمل وكذلك المستثمر أو العميل باستمرار لتجنب أي مشكلة مفاجئة.
نظرًا لأنهم مسؤولون عن الإشراف، فهم بحاجة إلى تحسين مهاراتهم من خلال اكتساب الخبرة في المهارات الشخصية مثل بناء الفريق، وحل المشكلات، وإدارة الوقت، وتحديد الأولويات، وتعدد المهام، وما إلى ذلك.
كونك مندفعًا ليس مناسبًا لهذه الوظيفة لأنه يتطلب صبرًا هائلاً للتعامل مع جميع أعضاء الفريق لضمان عدم وجود نزاع بينهم.
يتوفر للمنسقين عدد غير قليل من الخيارات للتفرع من مجالهم ، ويمكنهم تحقيق التخصص في مجالات تتراوح من التسويق والمبيعات وحفلات الزفاف إلى منسق الاتصالات وما إلى ذلك.
اعتمادًا على درجة البكالوريوس ، يمكن للمنسقين أيضًا اكتساب الخبرة في قطاعات مثل الأخبار والإعلام والموارد البشرية وما إلى ذلك.
الاختلافات الرئيسية بين المساعد الإداري والمنسق
- المساعد الإداري هو منصب أكثر من مساعد للمسؤول يتضمن في الغالب وظائف سكرتارية ، بينما المنسق هو الشخص الذي يشرف على زملائه ويوجههم نحو إكمال المشروع.
- من المتوقع أن يقوم المساعد الإداري بإدارة حجوزات السفر ، وتصحيح المستندات الحيوية ، والتصديق عليها ، وما إلى ذلك ، ومن ناحية أخرى ، من المتوقع أن يقتبس المنسق ميزانية المشروع ، وتدريب المتدربين ، ونقل الرسائل من كبير الموظفين إلى الموظفين ، وما إلى ذلك.
- من المتوقع أن يتقن المساعد الإداري مهارات مثل مهارات الاتصال الجيدة بشكل استثنائي، وMicrosoft Office، وExcel، وما إلى ذلك، بينما من المتوقع أن يحقق المنسق خبرة في مهارات مثل القيادة، وإدارة الوقت، وما إلى ذلك.
- يمكن أن يتفرع المساعد الإداري في قطاعات مثل الطبية والتجارية والقانونية ، بينما يمكن للمنسق التفرع في قطاعات مثل الأخبار والعلاقات العامة والإعلام والموارد البشرية وما إلى ذلك.
- تتمثل المهام الحيوية للمساعد الإداري في تدوين محاضر الاجتماعات ، وإنشاء العروض التقديمية وإجراء بحث نشط ، في المقابل ، تشمل المهام الحيوية للمنسق التعامل مع عقود مكتبية متعددة ، وتنظيم الأحداث واستكمال المشاريع ، وتدريب الهواة ، وما إلى ذلك.
مراجع حسابات
لقد بذلت الكثير من الجهد في كتابة منشور المدونة هذا لتقديم قيمة لك. سيكون مفيدًا جدًا بالنسبة لي ، إذا كنت تفكر في مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي أو مع أصدقائك / عائلتك. المشاركة هي ♥ ️
