أمر الشراء مقابل الفاتورة: الفرق والمقارنة

يعد بدء عمل تجاري خطوة مهمة ، لكن إدارته وترتيبه بجميع الإجراءات والأنشطة يتطلب الكثير من الوقت والجهد.

يعد تسجيل الشراء والشحن والتسليم المراحل الأساسية التي يجب اتباعها عن كثب عند إنشاء عمل تجاري بين الأشخاص.

هذا هو الفرق بين أمر الشراء والفاتورة، وهما عمليتان مهمتان تساعدان الشركة في المراقبة والتصنيف.

الوجبات السريعة الرئيسية

1. أمر الشراء هو مستند صادر عن المشتري للبائع ، يوضح المنتجات والكميات والأسعار المتفق عليها. في الوقت نفسه ، الفاتورة عبارة عن مستند يرسله البائع إلى المشتري يوضح بالتفصيل السلع أو الخدمات المقدمة والمبلغ المستحق.
2. تبدأ أوامر الشراء المعاملة وتؤكد نية المشتري للشراء ، بينما يتم إرسال الفواتير بعد تسليم البضائع أو الخدمات لطلب الدفع.
3. تعمل الفواتير كدليل قانوني للمعاملة وتُستخدم لأغراض حفظ السجلات والضرائب ، بينما تساعد أوامر الشراء في تتبع وإدارة المخزون والنفقات.

أمر الشراء مقابل الفاتورة

يتمثل الاختلاف بين أمر الشراء والفاتورة في أن أمر الشراء يحدث عندما يسلم المشتري مستندًا رسميًا إلى البائع لتنظيم عملية الشراء وتتبعها. من ناحية أخرى ، تكون الفاتورة عندما يقدم البائع طلبًا رسميًا للدفع للعميل بمجرد اكتمال الطلب.

يتم تشكيل عقد ملزم قانونًا عندما يقبل البائع أمر الشراء. في السابق، كان أمر الشراء عبارة عن اتفاقية رسمية لتتبع ومراقبة عملية الشراء التي يقدمها المشتري للبائع.

يحدد أمر الشراء العناصر والخدمات التي يرغب العميل في شرائها والأسعار المتفق عليها.

الفاتورة هي قائمة تحدد مقدار الأموال المستحقة وتذكر السلع والخدمات التي تم تسليمها. يرسل البائع رسومًا رسمية إلى المشتري بمجرد اكتمال الطلب.

تحتوي الفاتورة على تاريخ الدفع وجدول الدفع، والمبلغ الإجمالي المستحق، ومعلومات البائع، والاعتمادات المتاحة، والخصومات.

جدول المقارنة

معلمات المقارنة	الطلبيات	الفواتير
معنى	يتيح أمر الشراء تتبع المخزون ببساطة.	الفاتورة هي إشعار الدفع الذي يقدمه المورد للمشتري.
وتنتج	عندما يضع المشتري طلبًا ، يتم إصدار أمر شراء.	بعد اكتمال الأمر ، يتم إصدار فاتورة.
الهدف	يتيح أمر الشراء تتبع المخزون بشكل بسيط.	تساعد الفواتير في تقدير النفقات والضرائب.
سبب	يحمي أمر الشراء المخزون من زيادة المخزون.	يتم تجنب المدفوعات الزائدة والمدفوعات المتكررة باستخدام فاتورة.
حدد	يحدد أمر الشراء شروط المعاملة.	تحدد الفاتورة تأكيد البيع.

ما هو طلب الشراء؟

أمر الشراء هو إطار عمل تفصيلي يحدد الخدمات والبضائع التي ينوي المشتري شرائها من الموفر. يكمل المشتري طلب الشراء ويرسله إلى البائع.

لا يترك نموذج أمر الشراء المناسب أي فرصة للتفسير لأنه يحدد تمامًا ما يحتاج الطرفان إلى معرفته حول العناصر التي يتم الحصول عليها ، بما في ذلك شروط الدفع.

لمزيد من الفهم ، ضع في اعتبارك مسؤول مكتب شركة XYZ ، والذي يضمن أن المؤسسة لديها دائمًا ما يكفي من اللوازم المكتبية.

يرسل المسؤول أمر شراء إلى مشرفه ، وفي حالة موافقة المدير ، يرسل المسؤول المستندات المكتملة إلى بائع تجهيزات مكتبية

لبدء عملية الاستحواذ ، وكذلك لإدارة الشؤون المالية لمنظمة XYZ لحساب هذا الشراء مقدمًا.

أوامر الشراء هي وسيلة رسمية لجميع الأطراف المشاركة في عملية الاستحواذ لتحديد الإجراء. وبما أن نوايا الجميع واضحة، فإن أمر الشراء بمثابة دليل إرشادي لإزالة أي سوء فهم.

تسمح أوامر الشراء للشركات بالاحتفاظ بسجل لإنفاقها.

يعزز الوصول إلى أوامر الشراء من ميزانية الشركة حيث يمكن للإدارة المالية أن تنظم مسبقًا عمليات الشراء المستقبلية بدلاً من أن تفاجأ بتسليم فاتورة غير متوقعة.

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة هي اتفاقية مكتوبة تطلب دفع ثمن المنتجات أو التسهيلات في المقابل. قد تكون الدردشة مع الشراء كافية للممارسين الانفراديين ، حيث قد لا تكون عملية الشراء الكاملة ضرورية للفوترة.

عندما يرسل المورد فاتورة ، فإنها تحتوي على جدول الدفع والتاريخ ، والمبلغ الإجمالي المستحق ، واسم وسعر البضائع أو الخدمة ، وأي خصومات ، وتفاصيل الاتصال بالبائع.

لفهم أفضل ، ضع في اعتبارك أن شركة XYZ ترسل أمر شراء إلى بائع مستلزمات مكتبية (كما هو موضح في المقطع السابق).

يحصل القسم المالي لشركة XYZ على الفاتورة. يقوم بالدفع في تاريخ معين حيث أن لديهم بالفعل أمر الشراء وجدولة وصول الفاتورة مقدمًا.

قاموا بتأكيد الفاتورة بأمر الشراء المصدر وليس لديهم مخاوف تتعلق بالميزانية لتصفية المعاملة.

عادة ، لن يتم الدفع للبائع ما لم يتم إرسال الفاتورة أولاً.

أمر الشراء ليس طلب دفع ؛ بدلاً من ذلك ، يقوم بإخطار المورد بما هو مطلوب منهم ، ونتيجة لذلك ، ما سيظهر على الفاتورة.

توضح الفواتير الدفع الدقيق بالإضافة إلى سبب السعر.

يمكن للشركات تتبع وتحليل النفقات بشكل احترافي باستخدام هذه البيانات.

الفاتورة ليست عقدًا واجب النفاذ قانونًا ، ولكن عند دمجها مع جوانب مهمة أخرى ، فقد تصبح جزءًا من عقد واجب النفاذ قانونًا.

في حالة التدقيق ، تعمل الفواتير كدليل على ما دفعته الشركة بالضبط.

الاختلافات الرئيسية بين أوامر الشراء والفواتير

1. أمر الشراء هو تأكيد لطلب العميل للبائع ، بينما الفاتورة هي تذكير بالدفع يرسله المورد إلى المشتري.
2. بعد أن يضع المشتري طلبًا ، يتم إنشاء أمر شراء ، بينما يتم إنشاء فاتورة عند تنفيذ الأمر.
3. يبسط أمر الشراء التحكم في المخزون ، بينما تساعد الفواتير في حساب النفقات والضرائب.
4. يمنع أمر الشراء المخزون من المخزون الزائد ، لكن الفاتورة تمنع المدفوعات الزائدة والمدفوعات المتكررة.
5. يصف أمر الشراء معلمات الحركة ، بينما تؤكد الفاتورة عملية البيع.
6. تتضمن أوامر الشراء احتياجات العميل مثل خصائص المنتج والكمية والسعر ، بالإضافة إلى متطلبات الشراء الأخرى. في الوقت نفسه ، تحتوي الفاتورة على معلومات حول المنتجات المباعة ، والكمية والسعر المصرح به في أمر الشراء ، والإيرادات ، ورقم أمر الشراء المصرح به ، وما إلى ذلك. 

مراجع حسابات

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12