طلب الشراء مقابل أمر الشراء: الفرق والمقارنة

طلب الشراء هو مستند أولي يستخدم لطلب سلع أو خدمات من أحد الموردين. أمر الشراء هو مستند ملزم قانونًا يستخدم لطلب رسمي يؤكد تفاصيل الشراء ويصرح بشراء سلع أو خدمات من أحد الموردين.

الأشخاص الذين يقدمون طلبات الشراء هم ؛ أمناء المخازن ومهندسي المصانع ورؤساء الأقسام. تبدأ طلبات الشراء عملية الشراء ، وتحتوي أيضًا على تفاصيل مكتوبة للمواد المطلوب طلبها ، ولها تواريخ مرجعية. مذكرة طلب المواد هي وثيقة رسمية تستخدم لإصدار واستخدام المواد للاستخدام.

مباشرة بعد الموافقة على الطلب وفرز المورد الذي سيتم تقديم الطلب إليه، يتم إعداد أمر الشراء. وهو نموذج يستخدمه مسؤولو القسم للسماح للمورد بتوريد المواد المكتوبة بشروط العمل والسعر المتفق عليهما.

الوجبات السريعة الرئيسية

1. طلبات الشراء هي مستندات داخلية تطلب الإذن بشراء سلع أو خدمات.
2. أوامر الشراء هي مستندات ملزمة قانونًا تصدر للموردين توضح بالتفصيل العناصر المراد شراؤها والأسعار وشروط التسليم.
3. تسبق طلبات الشراء أوامر الشراء في عملية الشراء ، ويكون الأخير بمثابة اتفاق رسمي بين المشتري والمورد.

جدول المقارنة

ما هو طلب الشراء؟

إنه طلب مكتوب رسمي من قبل القسم الذي يحتاج إلى شراء البضائع. بعد الموافقة عليه ، تبدأ عملية الشراء. يحتوي على تفاصيل المواد التي سيتم شراؤها والتواريخ المرجعية. كما تملي شروط العمل وأسعار البضائع المراد شراؤها.

تتم صياغته فقط عندما تكون هناك حاجة لشراء السلع والمنتجات واللوازم. يبدأ من:

• امين المخزن- يقومون بإعداد طلبات الشراء للسلع والمنتجات العادية واليومية التي يجب أن تكون في المتجر. يحدث هذا عندما تكون العناصر على وشك الوصول إلى الحد الأدنى أو استبدال البضائع القابلة للتلف.

• مهندس المصنع- هذا هو الموظفون المتخصصون اللازمين للصيانة المهنية للأصول والتأكد من أن تدفق النظام ثابت وبدون أخطاء.

• رؤساء الأقسام- هؤلاء هم رؤساء قطاعات معينة داخل شركة ما ، فهم يأتون بطلب شراء عندما ينقصهم بعض المنتجات في أقسامهم.

بشكل عام ، يتم إعداد ثلاث نسخ من طلب الشراء ، وتبقى إحداها مع رؤساء الأقسام ، ويتم تسليم الأخرى إلى المورد ، والأخيرة إلى تاجر الجملة.

ملاحظة طلب المواد هي وثيقة رسمية تُستخدم لترخيص المواد للاستخدام. إنه بمثابة تعليمات لتاجر الجملة لإصدار المواد. يقوم القسم بإنشاء ثلاث نسخ من أجل:

• قسم المخازن
• قسم التكاليف
• القسم الذي أنشأ المذكرة

ما هو أمر الشراء؟

إنه نموذج رسمي يستخدمه قسم المشتريات لتفويض مورد لتوريد السلع والمنتجات وفقًا لشروط العمل والسعر المتفق عليها. ينص بوضوح على المواد المطلوبة وبأسعار واضحة.

تنص على أنه يتعين على المورد تسليم البضائع وإرسال الفاتورة. كما أنها تحتوي على رقم تسلسلي، وبالتالي فهي تساعد في تنفيذ الرقابة على إصدار أوامر الشراء، وبالتالي التأكد من تسليم الكمية والحالة الصحيحة للبضائع.

يعد أمر الشراء عقدًا شرعيًا بين المشتري والمورد، وبالتالي يجب إعداده بعناية كبيرة. ولذلك، فإن الأشخاص الموثوق بهم في التوقيع على أمر الشراء هم عدد قليل من المسؤولين المسؤولين المختارين.

تذهب نسخ الأمر الذي تم إنشاؤه إلى:

• قسم المحاسبة
• قسم الاستلام
• قسم المالية

يعتبر أمر الشراء بمثابة دليل على العقد بين المشتري والمورد. كما يسمح للمورد بتوريد المواد المحددة ويفوض إدارة الاستلام باستلام المواد المطلوبة.

الاختلافات الرئيسية بين طلب الشراء وأمر الشراء

1. طلب الشراء هو طلب رسمي موجه إلى قسم المشتريات لإبعاد السلع والمنتجات. يتم إعداده من قبل المتاجر الإدارية عندما تصل البضائع إلى إعادة ترتيب المستوى، في حين أن أمر الشراء هو طلب مكتوب للمورد لتزويده بالمواد المحددة ويؤكد شروط التوريد التي ذكرها المورد.
2. يستخدم كوثيقة تصريح مشترك بين الإدارات لشراء السلع والمنتجات ، طلب الشراء هو مستند داخلي ، في حين أن أمر الشراء هو مستند ملزم بين المشتري والمورد وبالتالي فهو مستند خارجي.
3. يقوم الشخص المخول وهو مسؤول في القسم الذي يرغب في طلب المواد بإعداد طلب الشراء بينما يقوم قسم المشتريات بالشركة بإعداد أمر الشراء.
4. تقوم الشركة بإعداد خمس نسخ من أمر الشراء: تذهب النسخة الأصلية إلى المورد ، ويتم إرسال النسخ المكررة إلى قسم الاستلام ، وقسم محاسبة التكاليف ، والقسم الذي يطلب المواد. يحتفظ قسم المشتريات بالنسخة الأخيرة ، بينما في طلب الشراء ، يتم إعداد ثلاث نسخ فقط ، ويتم إرسال واحدة إلى قسم المشتريات ، ويتم الاحتفاظ بالنسختين الأخريين.
5. يتلقى مدير المشتريات طلب الشراء ، بينما يتلقى البائع أمر الشراء.