Die Welt der Wirtschaft und des Managements bietet viele Möglichkeiten in Bezug auf Jobs. Es sichert langfristig eine fruchtbare Karriere.
Oft wird davon ausgegangen, dass einige Jobs die gleichen Pflichten/Verantwortlichkeiten verfolgen, aber in Wirklichkeit tragen sie ihre Aufgaben, die sich stark voneinander unterscheiden.
Beispielsweise können Verwaltungsassistenten und Koordinatoren für einen Laien auffallend ähnlich erscheinen, aber sie sind nicht dasselbe. Die Kenntnis der Unterschiede zwischen ihnen wird bei der Bewerbung auf diese Positionen hilfreich sein.
Key Take Away
- Verwaltungsassistenten konzentrieren sich hauptsächlich auf bürokratische und organisatorische Aufgaben, während Koordinatoren Projekte, Veranstaltungen oder Programme verwalten.
- Koordinatoren benötigen in einem bestimmten Bereich mehr Fachwissen oder Fachkenntnisse als Verwaltungsassistenten.
- Ein Koordinator übernimmt Entscheidungsverantwortung und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams, während ein Verwaltungsassistent mehrere Abteilungen oder Einzelpersonen unterstützt.
Verwaltungsassistent vs. Koordinator
Der Unterschied zwischen einem Verwaltungsassistenten und einem Koordinator besteht darin, dass ein Verwaltungsassistent Aufgaben wie das reibungslose Vereinbaren oder Organisieren von Meetings und Konferenzen übernimmt, außerdem das Verfahren zur Reisebuchung, einschließlich Reservierungen, durchführt und einer Sekretärin ähnelt, während ein Koordinator die Aufgabe hat, ein Team bei der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe anzuweisen; mit anderen Worten kann der Koordinator auch als Teamleiter bezeichnet werden.
Ein Verwaltungsassistent fungiert als Assistent bei der Verwaltung und Planung aller wichtigen Ereignisse im Büro. Auch in diesem Beruf gibt es bestimmte Spezialisierungen, die je nach Branche, in der sie tätig sind, angepasst werden können.
Im Allgemeinen umfasst ihre Aufgabe die Bescheinigung/Dokumentation, die Führung aller wichtigen Aufzeichnungen und Dateien, die Buchhaltung, die Rechnungsprüfung usw.
Auf der anderen Seite ist ein Koordinator eher eine überwachende und implementierende Aufgabe.
Typischerweise müssen sie alle wichtigen Ereignisse und Projekte im Auge behalten, außerdem müssen sie das Budget für jedes Projekt zitieren und die Protokolle und Richtlinien für das eigentliche Projekt veröffentlichen/erstellen.
Sie übernehmen die Aufgabe, Schulungen speziell für die Praktikanten und Mitarbeiter zu organisieren. Die besondere Aufgabe eines Koordinators ist die Aufsicht und Überwachung.
Vergleichstabelle
| Vergleichsparameter | Administrative Assistant | -Koordinator |
|---|---|---|
| Erforderliche Qualifikationen/Fähigkeiten | General Education Degree (GED) oder Business Association Degree (In einigen Fällen kann ein Postgraduiertenabschluss erforderlich sein) | Management Degree / Bachelor of Business / Human Resources Degree / Abitur |
| Key Responsibilities | Kommunikationsmanagement, Terminplanung/ Organisation, Auditierung, Attestierung, etc. | Betreuung und Überwachung, Budgetierung, Organisation von Trainingscamps etc. |
| Zusätzliche Fähigkeiten / Fachkenntnisse erforderlich | Computerkenntnisse (Microsoft Word, Excel, Office usw.), Problemlösung, ideale Kommunikationsfähigkeiten, Erfahrung als Sachbearbeiter wird bevorzugt | Zeitmanagement, Priorisierungs- und Multitasking-Fähigkeit, einwandfreie Führungsqualitäten, Harmonie und Einigkeit im Team herbeiführen usw. |
| Andere Wege zu verfolgen | Büroverwaltung, Spezialisierung in Branchen wie Wirtschaft und Gesundheit | Marketing-/ Eventkoordinator, Verkaufskoordinator, etc. |
| Nützliche / fruchtbare Sektoren | Wirtschaft, Management, Bildung usw. | Personal, Medien/PR etc. |
Was ist ein Verwaltungsassistent?
Wie oben erwähnt, ist ein Verwaltungsassistent eine Position, die enorme mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten erfordert und eher eine Sekretariats- oder Hilfstätigkeit ist.
Von ihnen wird erwartet, dass sie Konferenzen und Meetings ohne Konflikte leiten und organisieren.
Die wesentlichen Aufgaben eines Verwaltungsassistenten bestehen darin, alle früheren und gegenwärtigen Bürounterlagen, Bescheinigungen / Dokumentationen, Buchhaltung usw. zu führen.
Es wird ihnen empfohlen, sich Kenntnisse in Microsoft Office und Excel anzueignen, die bei der Pflege der Dateien und Aufzeichnungen hilfreich sind. Es wird erwartet, dass sie sich mit Computer und Software auskennen, sodass sie E-Mails, Memos, Briefe usw. sehr gut formulieren können.
Als Assistenten wird von ihnen erwartet, dass sie alle reisebezogenen Buchungen direkt von der Ticketbuchung, Hotelreservierungen usw. arrangieren / einrichten. Offiziell werden sie gebeten, Tabellenkalkulationen zu erstellen, um die jährlichen / monatlichen Ausgaben zu erfassen und die geplanten Konferenzen / Präsentationen vorzubereiten , usw.
Die Dokumentation spielt eine wichtige Rolle bei den täglichen Aufgaben von Verwaltungsassistenten, da von ihnen erwartet wird, dass sie die Aufzeichnungen/Dokumente Korrektur lesen, das Sitzungsprotokoll notieren usw.
Mit zunehmenden Möglichkeiten steht einem Verwaltungsassistenten nun viele Unterbranchen offen, um genau zu sein, er kann sich leicht in allen Bereichen spezialisieren, von Recht bis Medizin.
Das Streben nach einer Spezialisierung bedeutet natürlich, dass sie über ausreichende Kenntnisse in diesem bestimmten Bereich verfügen müssen. Beispielsweise sollte ein Verwaltungsassistent im medizinischen Bereich über ausreichende Kenntnisse der medizinischen Terminologien, Berichte und Protokolle verfügen, während ein Assistent im Rechtsbereich tätig ist sollten den juristischen Fachjargon und die Verfahren verstehen.
Insgesamt wird von einem Verwaltungsassistenten erwartet, dass er produktiv, zuverlässig, vertrauenswürdig, gut mit Computern vertraut, ein idealer Gesprächspartner, kooperativ usw. ist.
In den letzten zehn Jahren ist die Beschäftigungsquote von Verwaltungsassistenten enorm gestiegen, was darauf hinweist, dass dieser spezielle Job für jeden Bereich / Sektor durchaus notwendig ist.
Was ist ein Koordinator?
Wie oben erwähnt, ist ein Koordinator ein Titel, der einem Fachmann verliehen wird, der seine Teammitglieder beaufsichtigt, betreut und anleitet, harmonisch zusammenzuarbeiten.
Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören die Angebotserstellung für das Projekt-/Veranstaltungsbudget, die Überwachung des Fortschritts aller Teammitglieder usw.
Die Qualifikationsanforderungen für eine Koordinatorenstelle sind von Branche zu Branche unterschiedlich, aber um die Stelle zu bekommen, ist die Grundvoraussetzung ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder Personalwesen mit angemessener Erfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement.
Unternehmen erwarten von Koordinatoren, dass sie wichtige Anrufe von Investoren entgegennehmen, Präsentationen und Besprechungen perfekt durchführen und als Bindeglied zwischen dem Vorstandsvorsitzenden/der Führungskraft und den Praktikanten oder Mitarbeitern gelten.
Sie sind allein verantwortlich für die Leistung ihrer Teammitglieder. Die neu hinzugekommenen Erstsemester/Praktikanten sind auf die Koordinatoren angewiesen, da diese für die Durchführung der Praktika für die Praktikanten zuständig sind.
Koordinatoren sind für den Ruhm und die Ehre des Unternehmens verantwortlich, da sie die Amateure aktiv schulen sowie die erfahrenen Mitarbeiter überwachen und betreuen.
Sie müssen die Aufzeichnungen des Arbeitgebers sowie des Investors oder Kunden ständig aktualisieren, um abrupte Probleme zu vermeiden.
Da sie für die Aufsicht verantwortlich sind, müssen sie ihre Fähigkeiten verbessern, indem sie sich Fachkenntnisse in Soft Skills wie Teambildung, Problemlösung, Zeitmanagement, Priorisierung, Multitasking usw. aneignen.
Impulsiv zu sein ist für diesen Job nicht geeignet, da es enorme Geduld erfordert, mit allen Teammitgliedern umzugehen und sicherzustellen, dass es keine Streitigkeiten zwischen ihnen gibt.
Koordinatoren haben eine Reihe von Möglichkeiten, sich von ihrem Fachgebiet zu verzweigen, sie können sich auf Bereiche spezialisieren, die von Marketing, Vertrieb, Hochzeit bis hin zu Kommunikationskoordinatoren usw. reichen.
Je nach Bachelor-Abschluss können Koordinatoren auch Expertise in Bereichen wie Nachrichten und Medien, Personalwesen usw. erwerben.
Hauptunterschiede zwischen Verwaltungsassistent und Koordinator
- Bei einem Verwaltungsassistenten handelt es sich eher um eine Assistentenposition in der Verwaltung, die Sekretariatsaufgaben umfasst, während ein Koordinator jemand ist, der die Teammitglieder bei der Fertigstellung des Projekts beaufsichtigt und betreut.
- Von einem Verwaltungsassistenten wird erwartet, dass er Reisereservierungen verwaltet, wichtige Dokumente Korrektur liest, sie beglaubigt usw. Auf der anderen Seite wird von einem Koordinator erwartet, dass er das Projektbudget angibt, Praktikanten schult, die Nachrichten vom Chief Officer an die Mitarbeiter übermittelt usw.
- Von einem Verwaltungsassistenten wird erwartet, dass er über außergewöhnlich gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Kenntnisse in Microsoft Office, Excel usw. verfügt, während von einem Koordinator Fachkenntnisse in Bereichen wie Führung, Zeitmanagement usw. erwartet werden.
- Ein Verwaltungsassistent kann in Bereichen wie Medizin, Wirtschaft und Recht tätig sein, während ein Koordinator in Bereichen wie Nachrichten, PR, Medien, Personal usw. tätig sein kann.
- Die wesentlichen Aufgaben eines Verwaltungsassistenten bestehen darin, Sitzungsprotokolle zu führen, Präsentationen zu verfassen und aktive Recherchen durchzuführen. Zu den wesentlichen Aufgaben eines Koordinators gehören dagegen die Bearbeitung mehrerer Büroverträge, die Organisation von Veranstaltungen und der Abschluss von Projekten, die Ausbildung von Amateuren usw.
Literaturhinweise
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