Die Gründung eines Unternehmens ist ein bedeutender Schritt, dessen Verwaltung und Organisation mit allen Abläufen und Aktivitäten jedoch viel Zeit und Mühe erfordert.
Die Kauf-, Versand- und Lieferaufzeichnung sind die wichtigsten Phasen, die beim Aufbau eines Geschäfts zwischen Menschen genau befolgt werden sollten.
Hier liegt der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung, zwei kritischen Prozessen, die einem Unternehmen bei der Überwachung und Klassifizierung helfen.
Key Take Away
- Eine Bestellung ist ein Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird und die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise angibt. Gleichzeitig ist eine Rechnung ein Dokument, das der Verkäufer dem Käufer zusendet und in dem die erbrachten Waren oder Dienstleistungen und der fällige Betrag aufgeführt sind.
- Bestellungen initiieren eine Transaktion und bestätigen die Kaufabsicht des Käufers, während Rechnungen nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zur Zahlungsaufforderung versendet werden.
- Rechnungen dienen als rechtlicher Nachweis einer Transaktion und werden für Aufzeichnungen und Steuerzwecke verwendet, während Bestellungen dabei helfen, Inventar und Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten.
Bestellung vs. Rechnung
Der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung besteht darin, dass bei einer Bestellung ein Käufer einem Verkäufer ein formelles Dokument übergibt, um den Kaufprozess zu regeln und zu verfolgen. Bei einer Rechnung hingegen stellt der Verkäufer nach Abschluss der Bestellung eine formelle Zahlungsaufforderung an den Kunden.
Ein rechtsverbindlicher Vertrag kommt zustande, wenn ein Verkäufer eine Bestellung annimmt. Früher war eine Bestellung eine formelle Vereinbarung zur Verfolgung und Kontrolle des Kaufprozesses, die ein Käufer einem Verkäufer vorlegte.
Eine Bestellung gibt die Artikel und Dienstleistungen an, die ein Kunde kaufen möchte, sowie die vereinbarten Preise.
Eine Rechnung ist eine Liste, in der der geschuldete Geldbetrag sowie die gelieferten Waren und Dienstleistungen aufgeführt sind. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, sendet der Verkäufer eine formelle Gebühr an seinen Käufer.
Eine Rechnung enthält Zahlungsdatum und -plan, den Gesamtbetrag, Lieferanteninformationen, verfügbare Gutschriften und Rabatte.
Vergleichstabelle
| Vergleichsparameter | Auftragsbestätigung | Rechnung |
|---|---|---|
| Bedeutung | Eine Bestellung ermöglicht eine einfache Bestandsverfolgung. | Die Rechnung ist die Zahlungsmitteilung, die der Lieferant dem Käufer zur Verfügung stellt. |
| Produziere | Wenn ein Käufer eine Bestellung aufgibt, wird eine Bestellung erstellt. | Nach Abschluss der Bestellung wird eine Rechnung erstellt. |
| Sinn | Eine Bestellung ermöglicht eine einfache Bestandsverfolgung. | Rechnungen helfen bei der Bemessung von Ausgaben und Steuern. |
| Verursachen | Eine Bestellung schützt den Bestand vor Überfüllung. | Überzahlungen und wiederholte Zahlungen werden durch die Verwendung einer Rechnung vermieden. |
| Definierung | Eine Bestellung legt die Bedingungen einer Transaktion fest. | Die Rechnung gibt die Verkaufsbestätigung an. |
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung ist ein detaillierter Rahmen, der die Dienstleistungen und Waren spezifiziert, die der Käufer von einem Anbieter kaufen möchte. Der Käufer schließt die Bestellung ab und übermittelt sie an den Verkäufer.
Ein ordnungsgemäßes Bestellformular lässt keine Interpretationsmöglichkeiten zu, da es vollständig angibt, was beide Parteien über die zu erwerbenden Artikel wissen müssen, einschließlich der Zahlungsbedingungen.
Betrachten Sie zum besseren Verständnis den Büroadministrator eines XYZ-Unternehmens, der dafür sorgt, dass das Unternehmen immer über genügend Büromaterial verfügt.
Der Administrator reicht eine Bestellung bei seinem Vorgesetzten ein, und wenn der Manager zustimmt, sendet der Administrator die ausgefüllte Dokumentation an einen Bürobedarfshändler
um den Erwerbsprozess zu beginnen, sowie an die Finanzabteilung der Organisation XYZ, um diesen Kauf im Voraus abzurechnen.
Bestellungen sind ein formelles Mittel für alle am Beschaffungsprozess beteiligten Parteien, um das Verfahren festzulegen. Da die Absichten aller Beteiligten klar sind, dient die Bestellung als Richtlinie, um Missverständnisse auszuräumen.
Bestellungen ermöglichen es Unternehmen, Aufzeichnungen über ihre Ausgaben zu führen.
Der Zugriff auf Bestellungen verbessert die Budgetplanung eines Unternehmens, da die Finanzabteilung zukünftige Einkäufe im Voraus organisieren kann, anstatt von der Zustellung einer unerwarteten Rechnung überrascht zu werden.
Was ist Rechnung?
Eine Rechnung ist eine schriftliche Vereinbarung, in der als Gegenleistung eine Zahlung für Produkte oder Einrichtungen verlangt wird. Für Einzelunternehmer kann ein Gespräch mit dem Einkauf ausreichend sein, da für die Abrechnung möglicherweise kein vollständiger Beschaffungsprozess erforderlich ist.
Wenn ein Lieferant eine Rechnung sendet, enthält diese den Zahlungsplan und das Zahlungsdatum, den fälligen Gesamtbetrag, den Namen und Preis der Waren oder Dienstleistungen, etwaige Rabatte und die Kontaktdaten des Verkäufers.
Stellen Sie sich zum besseren Verständnis vor, dass das Unternehmen XYZ eine Bestellung an einen Anbieter von Büromaterial sendet (wie im vorherigen Abschnitt erläutert).
Die Finanzabteilung des XYZ-Unternehmens erhält die Rechnung. Die Zahlung erfolgt zum jeweiligen Termin, da die Bestellung bereits vorlag und der Eingang der Rechnung im Voraus geplant war.
Sie bestätigen die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung und hatten keine finanziellen Bedenken, die Transaktion abzuwickeln.
Normalerweise wird der Verkäufer erst dann bezahlt, wenn ihm zuvor eine Rechnung zugesandt wird.
Bei der Bestellung handelt es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung; Stattdessen teilt es dem Lieferanten mit, was von ihm verlangt wird und was daraufhin auf der Rechnung erscheinen wird.
In Rechnungen sind die genaue Zahlung sowie die Ursache des Preises aufgeführt.
Unternehmen können mithilfe dieser Daten Ausgaben professionell verfolgen und analysieren.
Eine Rechnung ist kein rechtlich durchsetzbarer Vertrag, aber in Kombination mit anderen kritischen Aspekten kann sie Teil eines rechtlich durchsetzbaren Vertrags werden.
Im Falle einer Betriebsprüfung dienen Rechnungen als Nachweis dafür, was das Unternehmen genau bezahlt hat.
Hauptunterschiede zwischen Bestellungen und Rechnungen
- Eine Bestellung ist die Auftragsbestätigung eines Kunden an den Verkäufer, während eine Rechnung die Zahlungserinnerung ist, die der Lieferant an den Käufer sendet.
- Nachdem ein Käufer eine Bestellung aufgegeben hat, wird eine Bestellung erstellt, während bei Erfüllung der Bestellung eine Rechnung erstellt wird.
- Eine Bestellung vereinfacht die Bestandskontrolle, während Rechnungen bei der Berechnung von Ausgaben und Steuern helfen.
- Eine Bestellung verhindert, dass Lagerbestände überfüllt werden, aber eine Rechnung verhindert Überzahlungen und wiederholte Zahlungen.
- Eine Bestellung beschreibt die Parameter einer Transaktion, während eine Rechnung den Verkauf bestätigt.
- Zu den Bestellungen gehören Kundenbedürfnisse wie Produkteigenschaften, Menge und Preis sowie andere Einkaufsanforderungen. Gleichzeitig enthält eine Rechnung Informationen zu den verkauften Produkten, der in der Bestellung genehmigten Menge und Rate, dem Umsatz, der autorisierten Bestellnummer usw.
- https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
- https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12
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