Sekretärin vs. Rezeptionistin: Unterschied und Vergleich

Sekretärin und Empfangsdame spielen in unserem Unternehmen eine wichtige Rolle. Ihre Haupttätigkeit unterscheidet sich in der Form ihrer Verantwortung. Beide müssen einen guten Ruf für das Unternehmen und seine Dienstleistungen bewahren.

Ihre Arbeit kann manchmal eine Herausforderung sein, abhängig von den Menschen, mit denen sie sprechen. Beide Positionen eignen sich gut für den Berufseinstieg.

Key Take Away

1. Sekretärinnen sind für administrative Aufgaben wie Terminplanung, Aufzeichnungen und Kommunikation verantwortlich, während Rezeptionisten Besucher begrüßen und sie an die entsprechende Person oder Abteilung weiterleiten.
2. Sekretärinnen benötigen eine höhere Bildung und Ausbildung als Rezeptionisten, und viele Sekretärinnen verfügen über Abschlüsse oder Zertifizierungen in Büroverwaltung oder verwandten Bereichen.
3. Sekretärinnen arbeiten in spezialisierteren Rollen, beispielsweise als juristische oder medizinische Sekretärinnen, während Rezeptionisten in verschiedenen Branchen und Umgebungen beschäftigt sind.

Sekretärin gegen Empfangsdame

Der Unterschied zwischen Sekretärin und Rezeptionistin besteht darin, dass sich ihre Aufgaben unterscheiden. Es hängt von der Art des Unternehmens ab, mit dem Sie arbeiten. Einige Unternehmen verlangen möglicherweise von ihren Rezeptionisten, dass sie einige zusätzliche Arbeiten im Computerbereich ausführen. Sekretärinnen werden manchmal gebeten, Filter für Reisearrangements für ihren Chef zu erstellen. 

Der Sekretär ist die Person, die sich mit aufrichtiger Sorgfalt um alle Aktivitäten kümmert. Sie haben Papierkram, Post und andere bürobezogene Arbeiten. Je nach Unternehmen, dem Sie beitreten, kann es einfach oder schwierig sein.

Manche Menschen haben einen persönlichen Sekretär, dem sie vertrauen und mit dem sie vertrauliche Details teilen.  

Eine Rezeptionistin ist ein Teil der administrativen Unterstützungsposition. Die meisten Unternehmen haben weibliche Mitarbeiter in dieser Position, da es sich um eine Einstiegsposition handelt, und Männer werden diese Arbeit nicht schaffen.

Eine Mitarbeiterin zu haben bedeutet auch, dass sie die Fragen beantwortet, ohne der anderen Person ihre Wut oder ihr Unbehagen zu zeigen. Weibliche Kandidaten werden im Auswahlverfahren gegenüber männlichen Kandidaten höher priorisiert.

Vergleichstabelle

Vergleichsparameter	Sekretärin	Rezeptionist/-in (m/w/d)
Auch Genannt als	Personal Assistant	Rezeptionist
Besondere Qualifikationen	Customer Service	Schreibfähigkeiten
Mindestschulung	Diplom	Diplom
Definition	Eine Person, die ihren Chef im Auge behält.	Eine Person, die jeden höflich begrüßt.
Schulische Qualifikation	Sollte ein Absolvent einer guten Universität sein	Die Kandidaten sollten die High School mit einem Mindestprozentsatz bestanden haben.

Was ist Sekretärin?

Ein Sekretär ist eine Person, die von der Gesellschaft ernannt wird, um Ernennungen vorzunehmen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem höheren Vertreter wahrzunehmen. Ihre Rolle ist sehr wichtig. Sie sind für alle Aufgaben verantwortlich.

Wenn wir ein Unternehmen gründen, können wir nicht alle Meetings und Veranstaltungen im Auge behalten. Um in Zukunft Unstimmigkeiten zu vermeiden, stellen sie eine neue Person ein, die diese Arbeit für sie erledigt. 

Ihre Hauptaufgabe besteht darin, ihre höheren Behörden über die bevorstehenden Treffen, Veranstaltungen und Partys zu informieren, damit sie Zeit gewinnen und ihre Arbeit planen können.

Ihre Arbeit besteht darin, sich im Voraus um alles über die Treffen, ihre Tagesordnung und die Anzahl der einzuladenden Personen zu kümmern.

Ohne Sekretärin ist es wichtig, die Arbeit alleine zu bewältigen. Der Zeitplan kann Sie verwirren, was zu einem schlechten Ruf Ihres Unternehmens führt.

Jede Sekretärin sollte einige Qualitäten haben. Sie sollten über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sich nie über ihre Arbeit aufregen und bei Besprechungen ruhig bleiben. 

Abhängig von der Art des Unternehmens, mit dem sie arbeiten, gibt es verschiedene Arten von Sekretären wie Privatsekretär, Verbandssekretär, Sekretär von Botschaft, Sekretär einer Genossenschaft, Sekretär der örtlichen Körperschaft, Sekretär der Regierungsabteilung und Unternehmenssekretär. 

Was ist Rezeptionistin?

Ein Rezeptionist ist derjenige, der unsere Fragen bezüglich des Unternehmens, der Zeitpläne und alles über die bevorstehenden Aktivitäten beantwortet. Sie werden in der Bürolobby sitzen. Ihre Hauptarbeit wird an der Rezeption des Unternehmens oder der Organisation sein, mit der sie zusammenarbeiten.

Sie werden die Fragen für die Besucher entweder von Angesicht zu Angesicht oder durch Telefonanrufe beantworten. Sie werden ruhig antworten, ohne die andere Person anzuschreien. Jedes Unternehmen hat eine Rezeptionistin, die sich um die Anfragen der Kunden kümmert.

Jede Unternehmensorganisation wird sich zuerst an die Empfangsdame wenden, um mehr über ihre Arbeitspläne, Besprechungen und Zeitpläne zu erfahren. Manchmal fühlt sich die Empfangsdame aufgrund der Interaktion mit vielen Menschen gestresst und muss dasselbe einer anderen Person noch einmal sagen. 

Sie sind am wichtigsten, da sie alles über das Unternehmen und seine Ecken und Winkel wissen. Sie kennen immer die wichtigen bürobezogenen Aufgaben, um die Anfragen der Kunden beantworten zu können. Sie sind über die Organisation, mit der sie zusammenarbeiten, auf dem Laufenden.

Rezeptionisten sollten über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Sie sollten höflich und ruhig miteinander umgehen. Sie sollten eine gute und gesunde Beziehung zu den Kunden pflegen. 

Es gibt viele Arten von Rezeptionisten, z. B. Rezeptionsprüfer, Hotelrezeptionsmitarbeiter und Zeitplankoordinator. 

Hauptunterschiede zwischen Sekretärin und Empfangsdame

1. Zu den Aufgaben der Empfangsdame gehört es, Anrufe entgegenzunehmen und Personen anzusprechen, die das Büro betreten. Aber die Arbeit des Sekretärs beinhaltet die Bearbeitung von Aufgaben seines/ihres Chefs.
2. Rezeptionisten sollten über Grundkenntnisse im Umgang mit Computern verfügen. Andererseits sollte die Sekretärin über einwandfreie Computerkenntnisse verfügen.
3. Der erste Eindruck des Unternehmens wird anhand der Art und Weise beurteilt, wie die Empfangsdame auf die Fragen eingeht. Die Rolle des Sekretärs kommt als nächstes, nachdem das Unternehmen zugestimmt hat, ein Meeting abzuhalten.
4. Eine gute Empfangsdame sollte sich mit Textverarbeitungssoftware und Excel-Tabellen auskennen, aber Sekretärinnen müssen über gute Schreibfähigkeiten verfügen, da sie gebeten werden können, E-Mails im Namen ihres Chefs zu senden.
5. Rezeptionisten müssen neben Telefonen Faxgeräte, Fotokopien und einige Videokonferenzsoftware lernen. Manchmal wechseln sich ihre Jobs mit Sekretärinnen ab.

Literaturhinweise

1. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
2. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html