Unterschied zwischen manueller und computergestützter Buchhaltung (mit Tabelle)

Handbuch vs Computerized Accounting

Das Unterschied zwischen manueller und computergestützter Buchhaltung ist, dass bei der manuellen Buchführung alle Finanztransaktionen in einem Register oder in einem Buchführungsbuch geführt werden und bei der EDV-Buchführung alle Finanztransaktionen in einer Buchhaltungssoftware erfasst werden.

Die manuelle Abrechnung ist dagegen langsam. Die computergestützte Abrechnung ist vergleichsweise schneller. Bei der manuellen Abrechnung können Berechnungsfehler auftreten, bei der computergestützten Abrechnung jedoch nicht.

Vergleichstabelle zwischen manueller und computergestützter Buchhaltung

Parameter des VergleichsManuelle BuchhaltungComputergestützte Buchhaltung
DefinitionEs verwendet Bücher und physische Register, um Finanzdaten aufzuzeichnen.Es verwendet einen Computer mit Finanzsoftware, um Finanzdaten elektronisch zu erfassen.
DokumentierenDie Dokumentation ist über das Buch des Originaleintrags möglichEine angepasste Datenbank wird zum Aufzeichnen von Dateninhalten verwendet.
BerechnungMan führt alle Berechnungen von Hand durch.Das Computersystem führt die Berechnungen durch, nachdem man es mit den Daten gespeist hat.
RichtigkeitAnfällig für FehlerDie Software bestätigt Transaktionen, sodass es unwahrscheinlich ist, dass ein Fehler aufgezeichnet wird
JahresabschlussBuchhalter entwickeln es am Ende jedes Geschäftsjahres oder Quartals.Es ist immer bereit.
ProbebilanzEs wird bei Bedarf vorbereitetEs bietet jeden Tag eine Probebilanz
GeschwindigkeitLangsamRelativ schneller
BackupEs ist schwierig, Daten zu sichernSie können Transaktionseinträge speichern und einfach sichern.

Was ist manuelle Buchhaltung?

Vor der Einführung des computergestützten Finanzsystems führten Buchhalter alle Buchhaltungsprozesse von Hand durch, indem sie papierbasierte Buchhaltungssysteme wie Belege, Journale und Kontenbücher zur Speicherung und Analyse von Finanztransaktionen verwendeten. Einige kleine Organisationen und Unternehmen verwenden diese Methode immer noch.

Ein manuelles System ist kostengünstiger, da keine Computer und Software gekauft oder Mitarbeiter geschult werden müssen.

Ein manuelles System kann auch sicherer sein, da es nicht erforderlich ist, das Internet zu verwenden, um Daten an den IRS oder die Buchhalter zu übertragen. Das manuelle Abrechnungssystem hat keine Unannehmlichkeiten, da es im Gegensatz zu einem Computersystem auch ohne Strom funktionieren kann.

Bei der Verwendung des manuellen Abrechnungssystems können jedoch menschliche Fehler wie Zahlenumsetzung, Auslassen einer Transaktion usw. auftreten.

In der manuellen Buchhaltung benötigen Sie eine Strategie, um Fehler effizient zu beheben. Sie können auf jeder Seite des Hauptbuchs und des Journals ein Taschenrechnerband verwenden, um sicherzustellen, dass die Summen korrekt sind.

Was ist computergestütztes Rechnungswesen?

Ein computergestütztes Abrechnungssystem umfasst Computersysteme und Software.

Die Software wurde entwickelt, um die Buchhaltungstransaktionen des Unternehmens zu verfolgen, um monatliche Finanzberichte, Steuererklärungsinformationen, Jahresabschlüsse und andere Finanzberichtskonfigurationen zu erstellen, die die Effizienz, Rentabilität und den Betrieb eines Unternehmens analysieren.

Die zwei Hauptmerkmale umfassen:

  1. Gebrauchsprozedur: Eine geeignete Methode zum Betreiben des Systems, um die Daten zu speichern und zu verarbeiten.
  2. Rechnungslegungsrahmen: Es besteht aus einer Gruppierungsstruktur und Prinzipien für die Pflege von Aufzeichnungen.

Unternehmen mit computergestützter Buchhaltungssoftware können die Software so anpassen, dass sie Unternehmen in verschiedenen Bereichen, mehreren Währungen und deren Niederlassungen, die verschiedene Produkte verkaufen, gerecht wird.

Zu den Vorteilen der computergestützten Buchhaltung gehören minimale Fehler, bessere Effizienz, niedrigere Betriebskosten und bessere Arbeitsqualität.

Hauptunterschiede zwischen manueller Buchhaltung und computergestützter Buchhaltung

Geschwindigkeit

Computergestützte Buchhaltungssysteme sind viel schneller als manuelle Buchhaltungssysteme. Der Zeitaufwand für die Dateneingabe kann bei beiden Systemen nahezu gleich sein. Ein computergestütztes System hilft den Benutzern jedoch bei der Auswertung der Ergebnisse.

Computer erstellen Berichte schnell, und Sie können Parameter ändern, indem Sie einfach auf Optionen klicken und Optionen auswählen, anstatt ganze Zahlenspalten hinzuzufügen. Computergestützte Systeme sind anfällig für Störungen und Fehler, die Sie verlangsamen können.

Obwohl manuelle Systeme Daten langsamer generieren, können Sie leicht vorhersagen, wie lange es dauern wird, verschiedene Funktionen auszuführen, wenn Sie ein manuelles System verwenden.

Verlässlichkeit

Um auf die Daten in computergestützten Systemen zugreifen zu können, sollte die Hardware des Computers zuverlässig sein. Wenn das System einfriert oder abstürzt, ist der Zugriff auf die Datensätze möglicherweise nicht möglich.

Sie können dieses Risiko mindern, indem Sie Ihre Software aktualisieren und Ihre Computer gut warten. Sie wissen jedoch nie, wann Ihr System wieder betriebsbereit ist.

Die manuelle Abrechnung erfolgt in Ledgern, die jederzeit einsehbar und nutzbar sind. Dennoch ist es möglich, physische Aufzeichnungen zu beschädigen oder zu verlegen. Sie können manuelle Aufzeichnungen fotokopieren, um die Daten zu sichern, aber das Verfahren zum Sichern digitaler Dateien ist viel einfacher.

Einfachheit

Geschäftsinhaber oder Buchhalter führen alle Berechnungen in einem manuellen Buchhaltungssystem durch. Sie addieren und subtrahieren die Transaktionen manuell. Bei der computergestützten Buchhaltung führt die Software die Berechnungen jedoch automatisch durch.

  1. In der manuellen Buchhaltung identifizieren Sie Transaktionen jährlich. Computergestützte Buchhaltungssysteme identifizieren die Transaktionen automatisch.
  2. Im manuellen Buchhaltungssystem müssen die Kontensalden manuell im Hauptbuch erfasst werden. Somit wird die Testbilanz manuell erstellt. Ein computergestütztes Buchhaltungssystem erstellt den Probesaldo automatisch.
  3. Bei der manuellen Buchhaltung erstellen Sie bei Bedarf ein Testguthaben. Bei der computergestützten Buchhaltung ist das Testguthaben auf Anfrage erhältlich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu manueller Buchhaltung und computergestützter Buchhaltung

Warum ist ein Computersystem besser als ein Handbuch?

Ein Computersystem ist aus folgendem Grund besser als ein manuelles System:

  1. Geschwindigkeit: Der Hauptunterschied zwischen praktischen und elektronischen Systemen ist die Geschwindigkeit. Die Audit-Software verfeinert nicht nur die Informationen und erstellt Berichte viel schneller als praktische Systeme, sondern ermöglicht auch eine viel schnellere Dateneingabe.
  2. Genauigkeit: Die manuelle Standardbuchhaltung ist mühsam. Computergestützte Buchhaltungssysteme ermöglichen es Buchhaltungsfachleuten, mehr Informationen als in der Vergangenheit zu verarbeiten, indem sie präzise Finanzaufzeichnungen erstellen.
  3. Automatisierung: Die manuelle Buchhaltung ist im Vergleich zur digitalen Buchhaltung lästiger. Sie müssen Spalten genau einfügen, Ihre Arbeit überprüfen und buchstäblich in Zahlen schreiben.
  4. Angleichung der Buchhaltung an andere Unternehmensprozesse: Das Rechnungswesen ist mit anderen organisatorischen Prozessen wie Einkauf, Verkauf, Bankgeschäft, Steuern usw. verknüpft. In der elektronischen Buchhaltung müssen Daten nur einmal erfasst und alle eingebundenen Prozesse nach Bedarf gepflegt werden.
  5. Abdeckung: Das digitale Audit ermöglicht einen schnellen Datenzugriff. Ja, das computergestützte System ist besser als das manuelle System.

Was ist der Unterschied zwischen Computerdateien und manuellen Dateien?

Im Falle einer physischen Katastrophe am Arbeitsplatz bedeutet die Verwendung von Papierverwaltungssoftware, dass alle Ihre Dokumente über eine routinemäßige Aktivität zum Wiederherstellen aus einer Sicherung wiederhergestellt werden können.

Die Hauptvorteile der digitalen Dokumentenüberwachung sind:

  1. Elektronische Dateiverwaltung befreit Ihr Team von der Hektik der Papierablage und bietet intuitiv hinzugefügte Tools zur Optimierung der Arbeitsabläufe.
  2. Robuste AnpassungsfähigkeitDas gleiche Dokument kann unter mehreren Referenzen abgelegt werden, z. B. Dokumentnummer, Name und Tag, was mit Papierdokumenten nicht möglich wäre.
  3. Integration der Deklaration anderer elektronischer DatenNeben Papieraufzeichnungen können Sie eine konsistente sowie eine logische Deklarationsstruktur für alle Ihre Dateien erreichen.

Was sind die Merkmale der computergestützten Buchhaltung?

Nachfolgend sind die Funktionen der computergestützten Buchhaltung aufgeführt:

  1. Automatisierung
  2. Präzision
  3. Verlässlichkeit
  4. Zugänglichkeit von Informationen
  5. Skalierbar
  6. Sicherheit
  7. Schneller
  8. Bildmaterial
  9. Kosteneffizient

Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es?

Buchhaltungssysteme, die sich auf die Art der Geschäftstätigkeit stützen, fallen in vier Kategorien.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

  1. Fakturierungs- und Abrechnungssysteme
  2. Lohnverwaltungssysteme
  3. Betriebsmittelplanungssysteme
  4. Zeit- und Kostenüberwachungssysteme

Was sind die Komponenten des computergestützten Buchhaltungssystems?

Die Standardkomponenten des computergestützten Buchführungssystems sind:

  1. Organisationstransaktionen werden ausgewertet.
  2. Die Transaktionen werden aufgezeichnet.
  3. Buchungen werden in den Sachkonten veröffentlicht
  4. Aus den Kontengleichgewichten wird ein Testsaldo erstellt.
  5. Die Konten werden überprüft und die erforderlichen Änderungen vorgenommen.
  6. Änderungen werden in das Ledger hochgeladen, um das geänderte Probegleichgewicht vorzubereiten.
  7. Das neu angepasste Testgleichgewicht wird zur Erstellung des Jahresberichts sowie der Ertrags- und Verlustrechnung verwendet.
  8. Der Jahresabschluss wird aus dem zuletzt angepassten Hauptbuch erstellt und die Konten ausgeglichen.

Fazit

Sowohl manuelle als auch computergestützte Systeme haben ihre Vor- und Nachteile. Automatisierte Systeme erleichtern jedoch die Arbeit, was gerade für große Organisationen willkommen ist.

Es ist schwierig, Konten mit dem manuellen Buchhaltungssystem zu überwachen, da die Anzahl der Finanztransaktionen jeden Tag wächst. Es ist mehr Aufwand erforderlich, um jede Transaktion in den betroffenen Konten zu aktualisieren.

Manuelle Systeme eignen sich für kleine Unternehmen und arbeiten in Unternehmen mit vielen Finanztransaktionen nicht effizient.

Verweise

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008
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2D vs 3D