Was ist Auditplan? | Definition, Vorbereitung, Vor- und Nachteile

Die Durchführung eines Audits ist eine sehr mühsame Aufgabe. Es umfasst mehrere Schritte, von denen die Erstellung eines Auditplans den ersten Schritt darstellt. In einfachen Worten, es ist definiert als ein Schema, das aus Ansätzen und Strategien besteht, die ein Prüfer bei der Durchführung einer Prüfung anwendet.

Um eine Prüfung durchführen zu können, muss der Prüfer über die entsprechenden Nachweise zur Ergänzung seines Prüfungsurteils verfügen. Die Sammlung dieser Nachweise bildet die Grundlage für die Durchführung einer Prüfung. Dazu muss der Auditor einen angemessenen Überblick über seine Vorgehensweise erstellen. Ein Auditplan dient als eines der Werkzeuge, um diese Arbeitsskizze zu erstellen.

Wie wird ein Auditplan erstellt?

Ein Auditplan ist nicht nur eine Zusammenstellung von Strategien. Es ist viel mehr als das. Neben den Richtlinien und Strategien umfasst der Prüfungsplan Art, Umfang, Datum und Uhrzeit einer Prüfung, die von den Mitgliedern des Auftragsteams durchgeführt werden muss, um relevante Nachweise zu erlangen. Darüber hinaus beinhaltet es eine Bewertung der mit der Prüfung verbundenen Risiken.

Um einen ordnungsgemäßen Auditplan zu erstellen, müssen die folgenden fünf Komponenten berücksichtigt werden:

1. Führen Sie eine gründliche Recherche im Auditbereich durch.

Um mit dem Audit zu beginnen, muss der Auditor zunächst den Bereich kennen und verstehen; er wird auditieren. Das heißt; er muss sich mit den Prozessen und Funktionen des zu auditierenden Unternehmens vertraut machen. Dementsprechend muss er gründlich recherchieren, indem er im Internet nach Informationen scrollt, interne Verfahren überprüft und die Experten vor Ort konsultiert.

2. Offenhalten der Kommunikationskanäle während des gesamten Planungsprozesses.

Jedes Audit wird von den auditierten Stellen als entmutigender Prozess angesehen. Daher müssen die Prüfer ihre Kommunikationskanäle offen halten, um Bedenken hinsichtlich einer Prüfung zu mindern. Es ist immer vorzuziehen, sich vor Beginn eines Audits mit dem auditierten Unternehmen vertraut zu machen. Es hilft, die Zusammenarbeit des Personals der zu auditierenden Organisation zu erreichen. Folglich wird die Beweiserhebung zu einer einfacheren Aufgabe.

3. Durchführung eines persönlichen Gesprächs und einer Inspektion mit der geprüften Stelle zur Beweiserhebung.

Bei der Beweiserhebung ist eine persönliche Besichtigung immer wünschenswert. Die persönliche Erkundung der betreffenden Organisation hilft dem Auditor, Informationen über die Ziele, Regeln, Vorschriften, Größe, Art, Komplexität usw. der Organisation zu sammeln.

4. Bewertung der Risiken in den Strukturen, Prozessen oder Funktionen einer Organisation.

Die Identifizierung und Bewertung von Risiken ist ein kritischer Bestandteil eines Auditierungsprozesses. Dazu muss der Prüfer mit der geprüften Stelle die Risiken besprechen, denen die Organisation häufig begegnet, um ihre Ziele zu erreichen, und die Mechanismen, die zu ihrer Minderung eingesetzt werden. Im Anschluss daran kann der Prüfer die Gefährdungen nach ihrer Auswirkung und Häufigkeit bewerten und die Kontrollsysteme anhand ihrer Risikominderungspotenziale bewerten.

5. Erfassen aller relevanten Daten, bevor Sie sich auf die Feldarbeit begeben.

Die Datenanalyse ist der Hauptfokus jeder Prüfung in der heutigen Zeit. Der Grund dafür ist, dass eine frühzeitige Auswertung der erhobenen Daten ein Vorwissen über potenzielle Schwächen und Risiken der Organisation vor Beginn der Feldarbeit vermittelt.

Vorteile des Auditplans

Im Folgenden sind einige der wesentlichen Vorteile eines Auditplans aufgeführt:

  1. Es ermöglicht dem Prüfer eine grobe Vorstellung davon zu bekommen, auf welche Risikobereiche gezielt fokussiert werden muss.
  2. Der Auditor kann die möglichen Probleme, mit denen er während des Auditierungsprozesses konfrontiert sein könnte, durch einen Auditplan antizipieren.
  3. Es hilft dem Auditor, seine Vorgehensweise für den Unterstützungsprozess zu bestimmen. Folglich wird ein problemloses und erfolgreiches Audit durchgeführt.
  4. Es bietet den geprüften Stellen die Möglichkeit, alle ihre Befürchtungen bezüglich der Prüfung zu mildern.

Nachteile des Auditplans

Trotz seiner verschiedenen Vorteile ist die Erstellung eines Auditplans nicht ohne Einschränkungen. Zu den wesentlichen Nachteilen eines Auditplans gehören:

  1. Es folgt bestimmten Richtlinien und Mustern. Folglich wird die Kreativität der Auditoren erstickt und der gesamte Prozess wird zu mechanistisch.
  2. Die Erstellung eines Auditplans automatisiert den gesamten Auditprozess und lässt den Auditoren wenig Spielraum für ihre eigene Kreativität und Innovation. Als Folge spüren die Abschlussprüfer ein Nachlassen ihres Verantwortungs- und Pflichtbewusstseins.

Verweise

  1. https://www.jstage.jst.go.jp/article/tjar/4/2014/4_4.2014.01/_article/-char/ja/
  2. https://meridian.allenpress.com/jeta/article-abstract/17/1/89/437690
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