Was ist computergestützte Buchhaltung? | Definition, Funktionsweise, Vorteile vs. Nachteile

 Die computergestützte Buchhaltung ist die moderne Methode zur Erfassung, Aufzeichnung und Pflege der Finanzinformationen eines Unternehmens oder einer Organisation. Mit dem Aufkommen von Computern in den 1980er Jahren hielt dieses System Einzug in die Welt der Buchhaltung.

Mit seiner Einführung wurde die Berechnung und Pflege von Finanzinformationen für Organisationen und Unternehmen zum Kinderspiel.

Kein Wunder, dass es mittlerweile in den meisten Unternehmen und Organisationen das vorherrschende Buchhaltungssystem ist.

Key Take Away

1. Die computergestützte Buchhaltung verwendet Software, um den Prozess der Finanzaufzeichnung und -berichterstattung zu automatisieren.
2. Die computergestützte Buchhaltung ermöglicht eine genauere und effizientere Aufzeichnung und verringert das Risiko von Fehlern und Betrug.
3. Computergestützte Buchhaltungssoftware kann Berichte über Finanzdaten in Echtzeit erstellen, was eine bessere Entscheidungsfindung und Finanzplanung ermöglicht.

Bestandteile der Computerbuchhaltung 

Ein computergestütztes Buchhaltungssystem besteht aus den folgenden drei Komponenten:

1. Hardware: Es bezieht sich auf die Teile, die gefühlt oder berührt werden können, wie Monitore, Drucker, Laufwerke und die kabelgebundenen Netzwerke, die sie verbinden.
2. Software: Es ist eine Reihe von Anweisungen und Programmen, auf deren Grundlage der Computer reagiert und arbeitet.
3. Menschliche Ware bezieht sich auf Personen, die auf die Hardware und Software zugreifen und diese ausführen. 

Wie funktioniert die computergestützte Buchhaltung?

Bei der computergestützten Buchhaltung kommt eine Reihe von Buchhaltungscomputerprogrammen oder -software zum Einsatz, die Transaktionsdaten verfolgen, organisieren und verwalten und es dem Benutzer ermöglichen, auf die in der Buchhaltungsdatenbank gespeicherten Daten zuzugreifen. 

Jedes computergestützte Buchhaltungssystem hat zwei grundlegende Anforderungen.

1. Rechnungslegungsrahmen: Es umfasst eine Reihe von Codes, Grundsätzen und Gruppierungsstrukturen für die Führung von Konten.
2. Gebrauchsprozedur: Dabei handelt es sich um eine klar definierte Vorgehensweise, die auf die Betriebsumgebung einer Organisation abgestimmt ist, um Transaktionsdaten effektiv zu verarbeiten und zu speichern.

Da es sich bei der computergestützten Buchhaltung um eine der datenbankorientierten Anwendungen handelt, sind die folgenden zusätzlichen Geräte erforderlich, um die Finanzunterlagen einer Organisation zu verwalten.

1. Frontend-Schnittstelle: Über einen interaktiven Link kann der Benutzer mit der Back-End-Datenbank kommunizieren. Beispielsweise kann das Buchhaltungssystem eine Transaktion im Zusammenhang mit dem Kauf von Produkten über einen Kaufbeleg abwickeln, der auf dem Bildschirm des Dateneingabebetreibers angezeigt wird. Wenn die erforderlichen Daten eingegeben werden, werden sie in der Backend-Datenbank gespeichert.
2. Backend-Datenbank: Hier werden die eingegebenen Daten gespeichert. Es bleibt für den Benutzer unsichtbar und reagiert entsprechend den von ihm eingegebenen Befehlen, jedoch innerhalb des Zugriffsbereichs des Benutzers.
3. Datenverarbeitung: Dabei handelt es sich um eine Reihe von Aktionen, mit denen eingegebene Daten in Informationen umgewandelt werden, die für die Entscheidungsfindung nützlich sind.
4. Reporting-System: Ein koordinierter Satz von Objekten bildet den Bericht.

Die von einem computergestützten System verwalteten Transaktionsdaten werden für die folgenden Zwecke verwendet.

1. Erstellen von Monatsabschlüssen.
2. Abgabe von Steuererklärungen.
3. Erstellung von Jahresabschlüssen.
4. Bereitstellung anderer Finanzinformationen zur Überprüfung der Rentabilität, des Betriebs und der Effizienz der betreffenden Organisation.

Mit dem Aufkommen von Cloud-Speichern und -Systemen ist das Speichern und Abrufen von Finanzkonten viel einfacher geworden. Weg sind die Zeiten, in denen Daten auf Disketten, CD-ROMs und Festplatten gespeichert werden mussten. Unternehmen sind jetzt nur noch wenige Klicks davon entfernt, ihre in der Cloud gespeicherten Backups herunterzuladen.

Vorteile der computergestützten Buchhaltung 

Heutzutage hat sich die computergestützte Buchhaltung zur vorherrschenden Buchhaltungsmethode in großen Organisationen und multinationalen Unternehmen entwickelt, und das ist sicherlich nicht ohne Grund.

Im Folgenden sind einige Hauptvorteile der computergestützten Buchhaltung aufgeführt:

1. Schnell: Buchhaltung ist im Allgemeinen eine mühsame Aufgabe. Mit dem Aufkommen von Buchhaltungssoftware gilt dies jedoch nicht mehr als zeitaufwändig.
2. Präzise und zuverlässig: Die Wahrscheinlichkeit von Rechenfehlern ist bei der computergestützten Buchführung geringer, da sie im Gegensatz zu manuelle AbrechnungDer Großteil der Daten muss für spätere buchhalterische Aktionen nur einmal eingegeben werden. 
3. Gesichert: Im Vergleich zu physischen Buchhaltungskopien wie Hauptbüchern und Journalen bleiben transaktionsbezogene Informationen auf Computern sicherer und haben den Vorteil, dass sie jederzeit und überall abgerufen werden können.
4. Skalierbar: Im Gegensatz zur manuellen Buchhaltung kann die computergestützte Buchhaltung umfangreiche Transaktionen abwickeln. Das einzige, was benötigt wird, sind einige zusätzliche Operatoren.
5. Ermöglicht Standardisierung: Die computergestützte Buchhaltung erzeugt genaue, ordentliche und einheitliche Daten. Es verhindert das Chaos und die Monotonie wiederkehrender Jobs. All diese Faktoren tragen zu einer Standardisierung des Rechnungslegungsprozesses bei.
6. Automation: Der Hauptgrund, warum die computergestützte Buchhaltung so beliebt geworden ist, liegt darin, dass sie ein benutzerdefiniertes Buchhaltungsformat umfasst, das die automatische Erstellung von Finanzdokumenten mit nur wenigen Klicks ermöglicht.

Nachteile der computergestützten Buchhaltung 

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist die computergestützte Buchführung nicht ohne Einschränkungen. Diese ergeben sich aus der Betriebsumgebung dieser Art der Buchführung.

Im Folgenden sind einige wesentliche Nachteile der computergestützten Buchhaltung aufgeführt.

1. Hohe Kosten:  Die computergestützte Buchhaltung erfordert hochentwickelte Hardware und Buchhaltungssoftware. Außerdem braucht es technisch versiertes Personal. All diese Faktoren erhöhen die Gesamtausgaben der betroffenen Organisation erheblich.
2. Personeller Widerspruch: Wenn alles automatisiert ist, denken Unternehmen darüber nach, entlassene Mitarbeiter abzuschaffen. Diese Mentalität erzeugt Angst und Verzweiflung bei den bestehenden Mitarbeitern, die sich solchen Automatisierungsschritten widersetzen.
3. Systemfehler: Die Wahrscheinlichkeit eines Systemabsturzes aufgrund von Softwarekorruption oder Hardwarefehlern ist eine der wichtigsten Einschränkungen der computergestützten Buchhaltung.
4. Sicherheitsverstoss: An Hackern mangelt es in der heutigen digitalen Welt nicht. Daher sind Sicherheitslücken und Informationslecks wesentliche Einschränkungen der computergestützten Buchhaltung.
5. Unfähigkeit, unerwartete Fehler zu überprüfen: Computer können nur solche Fehler antizipieren und korrigieren, die das Abrechnungsformat des Benutzers definiert hat. Es kann keine zufälligen Fehler erkennen.

Literaturhinweise

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965