Was ist When2Meet?
When2Meet ist ein kostenloses und benutzerfreundliches Planungstool, mit dem Sie den besten Zeitpunkt für ein Treffen einer Gruppe finden können. Dank der einzigartigen visuellen Benutzeroberfläche wird die Planung von Meetings und Events zum Kinderspiel. Im Gegensatz zu anderen Planungs-Apps ist für When2Meet keine Registrierung erforderlich. Sie benötigen lediglich eine eindeutige URL, mit der Sie den am besten geeigneten Zeitpunkt für ein Meeting oder ein Event finden können.
Mit When2Meet können Sie ein neues Event erstellen, indem Sie die Website besuchen und einen Namen für Ihr Event eingeben. Von dort aus können Sie mithilfe des Kalenders, der in der aktuellen Woche beginnt, das/die gewünschte(n) Datum(e) auswählen. Sobald das Event erstellt ist, können die Teilnehmer die Daten und Uhrzeiten anklicken und ziehen, um ihre Verfügbarkeit anzugeben. So können Sie ganz einfach einen Zeitrahmen finden, in dem alle Zeit haben.
Darüber hinaus bietet When2Meet Zeitzonenfunktionen, um internationalen Teams gerecht zu werden. Wählen Sie in Ihren Besprechungseinstellungen Ihre Zeitzone aus und die Tischzeiten und -daten werden automatisch entsprechend angepasst. Diese Funktion ist von entscheidender Bedeutung, wenn Besprechungen zwischen Teilnehmern an verschiedenen Standorten weltweit koordiniert werden.
Erstellen Ihres When2Meet-Kontos
Um When2Meet nutzen zu können, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen. Besuchen Sie die When2Meet.com Website und klicken Sie auf die Neulinge Option. Dies hilft Ihnen bei der Einrichtung Ihres Kontos. Sie müssen eine E-Mail-Adresse angeben, an die ein Bestätigungslink gesendet wird, um den Registrierungsvorgang abzuschließen.
Klicken Sie nach Erhalt Ihrer Bestätigungs-E-Mail auf den Link, um Ihr Konto zu bestätigen. Sobald Ihr Konto bestätigt ist, können Sie sich anmelden und Veranstaltungen erstellen. Es ist wichtig, Ihre E-Mail-Adresse noch einmal zu überprüfen, damit Sie keine wichtigen Informationen zu Ihren Veranstaltungen verpassen.
Um später auf Ihr Konto zuzugreifen und Ereignisse zu erstellen, setzen Sie ein Lesezeichen auf die Website When2Meet.com und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Jetzt können Sie mit der effizienten Koordination von Ereignissen mit anderen Teilnehmern beginnen.
Planen eines neuen Ereignisses
Eingeben von Ereignisdetails
Um ein neues Event auf When2Meet zu planen, besuchen Sie die Website und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Event“. Sie werden dann auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Eventdetails eingeben können, z. B. den Namen und die Dauer des Events. Geben Sie einen prägnanten Titel an, damit die Teilnehmer das Event leicht identifizieren können.
Als nächstes werden Sie nach Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Namen gefragt – diese werden nur zu Identifikationszwecken verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie als Organisator auf die Einstellungen der Veranstaltung zugreifen und die Antworten verwalten können.
Auswahl des optimalen Zeitrahmens
When2Meet ermöglicht es Ihnen, einen Zeitraum für Ihr Event auszuwählen, der den Teilnehmern als mögliche Daten und Uhrzeiten angezeigt wird. Wählen Sie zunächst ein Start- und Enddatum für den möglichen Zeitraum des Events aus. Platzieren Sie dazu den Cursor auf den Monaten links und scrollen Sie nach oben oder unten.
Denken Sie daran, dass die Standardansicht des Kalenders mit Sonntag beginnt. Wenn Sie die Woche jedoch lieber am Montag beginnen möchten, können Sie dies ganz einfach anpassen, indem Sie den Kalender mithilfe der Wochentage oben nach links oder rechts ziehen. Nachdem Sie den Datumsbereich ausgewählt haben, können Sie bestimmte Zeitblöcke auswählen, die als mögliche Besprechungszeiten dienen könnten.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie Ziehen Sie den Cursor Klicken Sie im Kalender auf die Zeitfenster, um sie als verfügbar zu markieren. Wenn Sie die Zeitfenster abwählen möchten, klicken Sie erneut darauf.
Sobald Sie alle erforderlichen Angaben eingegeben und den optimalen Zeitraum für Ihre Veranstaltung ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Veranstaltung erstellen“. Dadurch wird ein eindeutiger Link generiert, den Sie an Ihre Teilnehmer weitergeben können, damit diese ihre Verfügbarkeit angeben können. Dieser Link kann per E-Mail oder Nachricht weitergegeben werden, um sicherzustellen, dass ihn jeder erhält.
Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung einladen
Wenn Sie ein Event auf When2Meet einrichten, erstellen Sie zunächst ein neues Event. Besuchen Sie When2Meet.com und geben Sie den gewünschten Eventnamen in das Feld „Neuer Eventname“ ein. Nachdem Sie das Event organisiert haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, Teilnehmer einzuladen.
Dazu musst du einen individuellen Link für dein Event generieren. Klicke dazu auf „Event erstellen“ und kopiere anschließend den Link im Bereich „Personen zu deinem Event einladen“. Teile diesen Link mit allen Teilnehmern, die du einladen möchtest. Diese benötigen diesen Link, um auf das Event zuzugreifen und ihre verfügbaren Zeitfenster einzugeben.
Sobald Ihre Eingeladenen auf die Veranstaltungsseite zugreifen, können sie ihre Verfügbarkeit ganz einfach eingeben, indem sie auf die verfügbaren Zeitfenster klicken und sie ziehen. Bitten Sie Ihre Teilnehmer unbedingt, ihre Namen in das Feld „Ihr Name“ einzugeben, bevor sie ihre Verfügbarkeit übermitteln. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, wer seine Eingabe gemacht hat.
Behalten Sie die Verfügbarkeit Ihrer Teilnehmer im Auge, indem Sie die Veranstaltungsseite überwachen. When2Meet zeigt eine visuelle Darstellung der Verfügbarkeit jedes Teilnehmers an, sodass Sie sich überlappende Zeitfenster anzeigen lassen können, in denen die meisten Personen verfügbar sind. Mit diesen Informationen können Sie das am besten geeignete Datum und die am besten geeignete Uhrzeit für Ihre Veranstaltung auswählen.
Verfügbarkeit analysieren und Zeit bestätigen
Um die Verfügbarkeit zu analysieren und mit When2Meet den geeignetsten Zeitpunkt für ein Meeting zu bestätigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Erstellen eines When2Meet-Ereignisses: Rufen Sie die When2Meet-Website auf und geben Sie Ihrem Meeting einen Namen. Klicken oder ziehen Sie, um die möglichen Tage für Ihr Meeting auszuwählen, legen Sie die früheste und späteste Zeit fest und wählen Sie die entsprechende Zeitzone. Klicken Sie auf „Ereignis erstellen“, um fortzufahren.
- Teilen Sie den eindeutigen Veranstaltungslink: Nach dem Erstellen der Veranstaltung erhalten Sie eine eindeutige URL. Geben Sie diesen Link an alle Teilnehmer weiter, damit diese ihre Verfügbarkeit markieren können.
- Markieren Sie Ihre Verfügbarkeit: Öffnen Sie den einmaligen Veranstaltungslink und geben Sie Ihre Verfügbarkeit, indem Sie die grünen Bereiche (verfügbare Zeitfenster) im Kalenderraster auswählen. Denken Sie daran, Ihre Auswahl zu speichern.
- Teilnehmerverfügbarkeit analysieren: Sie sehen die Ergebnisse im selben Kalenderraster, in dem die Teilnehmer ihre Verfügbarkeit angeben. Je dunkler der Grünton, desto mehr Teilnehmer sind in diesem Zeitfenster verfügbar. Diese visuelle Darstellung hilft Ihnen, den optimalen Zeitpunkt für das Meeting zu ermitteln.
- Bestätigen Sie die Besprechungszeit: Wählen Sie basierend auf der Verfügbarkeit der Teilnehmer den Zeitrahmen aus, der für alle oder die Mehrheit der Gruppe am besten passt, und benachrichtigen Sie die Teilnehmer.
Ich habe mir so viel Mühe gegeben, diesen Blogbeitrag zu schreiben, um Ihnen einen Mehrwert zu bieten. Es wird sehr hilfreich für mich sein, wenn Sie es in den sozialen Medien oder mit Ihren Freunden / Ihrer Familie teilen möchten. TEILEN IST ♥️