Diferencia entre agenda y acta (con tabla)

Las reuniones son el proceso de comunicación grupal, donde varias personas se reúnen y discuten sus negocios u otras cosas relacionadas. Tanto el orden del día como el acta son una parte importante de la reunión. Ambos tienen su importancia ya que la agenda da los temas a discutir y las actas dan el informe de todas las discusiones.

Agenda vs Minutos

La principal diferencia entre Agenda y Minutas es que la Agenda es la lista preparada antes de la reunión que contiene todos los temas que se van a discutir y está en tiempo futuro, mientras que las Minutas son la conclusión de la reunión preparada al final.

Se considera que la agenda es la lista preparada antes de la reunión, que contiene todos los temas importantes que deben discutirse en la reunión. Se envía a todos los miembros y solo lo aprueba el presidente. Le da al miembro conocimiento sobre lo que se va a discutir.

El Acta es el registro de todos los temas discutidos en la reunión; es preparado por el secretario una vez terminada la reunión y confirmado por el presidente después de obtener la aprobación de sus miembros. Es importante porque contiene todos los detalles de lo que sucedió en la reunión.

Tabla de comparación entre la agenda y las actas

Parámetro de comparaciónAgendaMinutos
SentidoLista de todos los temas que deben discutirse.Registro de toda la discusión.
UsoÚtil en discusión para el presidente.Sirve de evidencia para las decisiones.
PreparaciónPreparado antes de la reuniónPreparado después de la reunión
GrabaciónAviso de reuniónTiene un libro separado
Escrito (tiempo)Escrito en tiempo futuroEscrito en tiempo pasado

¿Qué es Agenda?

Una agenda es un plan que consta de temas y actividades que deben discutirse durante la reunión. El secretario elabora un orden del día y lo distribuye entre los miembros antes de la reunión. Nunca está escrito en tiempo presente o pasado, pero siempre está en tiempo futuro debido a que está preparado de antemano.

Cosas importantes que debe incluir una agenda:

  1. Ubicación
  2. Fecha
  3. Tiempos
  4. Tema 
  5. Tema Descripción
  6. Tiempo distribuido a cada tema
  7. Nombre de cada miembro

Importancia de la agenda

  1. Explica los objetivos: la agenda tiene como objetivo principal explicar los objetivos de la reunión en detalle. Se crea un caos si los objetivos de la reunión no son claros para todos los miembros de la reunión. Por tanto, resuelve este problema.
  2. Tiempo de preparación: da tiempo a su integrante para que se prepare y conozca toda la información sobre las actividades que se van a discutir en la reunión. Por lo tanto, no tienen la excusa de que no tuvieron tiempo para estar preparados.
  3. Mantener el enfoque: la agenda recorta todo el desperdicio de tiempo y mantiene el enfoque de la reunión para que todo se debata correctamente sin perder mucho tiempo.

¿Qué son los minutos?

Minutes o conocido como Minutes of Meeting, es una nota detallada de todo lo que ha sucedido durante la reunión. Es la conclusión de la reunión preparada una vez finalizada la reunión por el secretario después de discutirla con todos los miembros. A diferencia de la Agenda, el acta de la reunión nunca se escribe en tiempo presente o futuro. Siempre está escrito en tiempo pasado, y la razón detrás de esto es que se prepara después de que termina la reunión.

Elementos a incluir:

  1. Hora y fecha de las reuniones
  2. Nombre de los miembros
  3. Todos los temas discutidos en detalle.
  4. Decisiones tomadas

Las actas de la reunión son importantes por las siguientes razones: 

  1. Protección legal y prueba: registra todos los temas y actividades discutidos que se han discutido; por lo tanto, si se requieren trámites legales, actúa como protección legal. 
  2. Brindar Orientación: orienta ya que contiene toda la información detallada sobre todas las actividades y temas y las decisiones que se han tomado en la reunión.
  3. Útil al realizar los cambios necesarios requeridos después de discutir todos los aspectos.
  4. Ahorra mucho tiempo ya que todos conocen sus respectivos roles.
  5. Es útil para aquellos que, por alguna razón, no asistieron a la reunión. Por tanto, adquieren todo el conocimiento a través de él.

Principales diferencias entre agenda y acta

  1. Agenda es la lista detallada de la secuencia de eventos de la reunión; es un comunicado que contiene los temas que se deben discutir, mientras que el Acta es el registro de la reunión de todo lo que se ha discutido.
  2. La agenda es útil para el presidente y los miembros, ya que conocen todos los temas de la discusión con anticipación, mientras que las actas de las reuniones sirven como evidencia importante y prueba de lo que se ha discutido en la reunión.
  3. El orden del día es preparado antes de la reunión por el secretario y enviado al miembro después de la aprobación del presidente, mientras que el acta de la reunión es preparada después de la reunión por el secretario, aprobada por los miembros y finalmente confirmada por el presidente.
  4. La agenda no tiene ningún libro propio y por lo tanto se registra en el aviso de reunión, mientras que las actas como su libro de registro se conocen como libro de actas.
  5. Debido a su preparación, la agenda siempre se escribe en tiempo futuro, y como se preparan las actas al final, siempre se escribe en tiempo pasado.

Conclusión

Es importante preparar tanto la agenda como las actas de las reuniones, ya que la agenda sienta las bases de la reunión y las actas completan el proceso de la reunión. Además, la agenda es útil tanto para los miembros como para el presidente, ya que tienen tiempo para preparar los temas que se van a discutir y tienen conocimiento de ellos antes de que comience la reunión y, por otro lado, las actas juegan un papel importante si cualquier miembro olvida o necesita conocer la información sobre todo lo que sucedió durante la reunión.

Referencias

  1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388
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