Diferencia entre contabilidad manual y computarizada (con tabla)

Contabilidad manual vs computarizada

los diferencia entre contabilidad manual y computarizada Es que la contabilidad manual es donde todas las transacciones financieras se mantienen en un registro o en un libro de contabilidad y en la contabilidad computarizada todas las transacciones financieras se registran en un software de contabilidad.

La contabilidad manual es lenta, por otro lado, la contabilidad computarizada es comparativamente más rápida. El error de cálculo puede ocurrir en la contabilidad manual pero no en la contabilidad computarizada.

Tabla de comparación entre contabilidad manual y computarizada

Parámetro de comparaciónContabilidad manualContabilidad computarizada
DefiniciónUtiliza libros y registros físicos para registrar datos financieros.Utiliza una computadora con software financiero para recopilar datos financieros de forma electrónica.
DocumentandoLa documentación se puede obtener a través del libro de entrada original.Se utiliza una base de datos personalizada para registrar el contenido de los datos.
CálculoUno realiza todos los cálculos a mano.El sistema informático realiza los cálculos después de que uno lo alimenta con los datos.
ExactitudPropenso a erroresEl software confirma las transacciones, por lo que es poco probable que se registre un error.
Estados financierosLos contables lo desarrollan al final de cada año fiscal o trimestre.Siempre esta listo.
Balance de pruebaSe prepara cuando se requiereProporciona un balance de prueba todos los días.
VelocidadLentoRelativamente más rápido
ApoyoEs difícil hacer una copia de seguridad de los datosPuede guardar entradas de transacciones y realizar copias de seguridad de ellas fácilmente.

¿Qué es la contabilidad manual?

Antes de la introducción del sistema financiero computarizado, los contadores ejecutaban todos los procesos contables a mano utilizando sistemas contables en papel como comprobantes, diarios y libros de cuentas para almacenar y analizar transacciones financieras. Algunas pequeñas organizaciones y empresas todavía utilizan este método.

Un sistema manual es más rentable porque no es necesario comprar computadoras y software o capacitar a los empleados..

Un sistema manual también puede ser más seguro porque no es necesario usar Internet para transferir datos al IRS o contadores. El sistema de contabilidad manual no tiene inconvenientes, ya que puede funcionar incluso cuando no hay electricidad, a diferencia de la configuración de un sistema informático.

Sin embargo, pueden ocurrir errores humanos como la transposición de cifras, la omisión de una transacción, etc., mientras se utiliza el sistema de contabilidad manual.

En la contabilidad manual, necesita una estrategia para corregir errores de manera eficiente. Puede usar una cinta de calculadora en cada página del libro mayor y del diario para asegurarse de que los totales sean correctos.

¿Qué es la contabilidad computarizada?

Un sistema de contabilidad computarizado se compone de sistemas informáticos y software.

El software está diseñado para rastrear las transacciones contables de la empresa, con la intención de producir informes financieros mensuales, información sobre declaraciones de impuestos, estados financieros anuales y otras configuraciones de informes financieros que analizan la eficiencia, la rentabilidad y las operaciones de una empresa.

Los dos elementos esenciales principales incluyen:

  1. Procedimiento de operación: Un método adecuado de operar el sistema para almacenar y procesar los datos.
  2. Marco contable: Consiste en estructura de agrupamiento y principios para el mantenimiento de registros.

Las empresas con software de contabilidad computarizado pueden personalizar el software para adaptarse a las entidades comerciales en diferentes áreas, múltiples monedas y sus sucursales que venden varios productos.

Los beneficios de la contabilidad computarizada incluyen errores mínimos, mejor eficiencia, menores gastos operativos y trabajo de mejor calidad.

Principales diferencias entre contabilidad manual y contabilidad computarizada

Velocidad

Los sistemas contables computarizados son mucho más rápidos que los sistemas contables manuales. El tiempo necesario para ingresar datos puede ser casi el mismo para ambos sistemas. Sin embargo, un sistema computarizado ayuda a los usuarios a contar los resultados.

Las computadoras generan informes rápidamente y puede cambiar los parámetros simplemente haciendo clic y eligiendo opciones en lugar de agregar columnas enteras de números. Los sistemas computarizados son susceptibles a fallas y errores que pueden ralentizarlo.

Aunque los sistemas manuales generan datos más lentamente, puede predecir fácilmente cuánto tiempo llevará realizar las diferentes funciones cuando se utiliza un sistema manual.

Fiabilidad

Para acceder a los datos en sistemas computarizados, el hardware de la computadora debe ser confiable. Si el sistema se congela o falla, es posible que sea imposible acceder a los registros.

Puede mitigar este riesgo actualizando su software y manteniendo bien sus computadoras. Sin embargo, nunca se sabe cuándo su sistema puede volver a estar en funcionamiento.

La contabilidad manual se lleva a cabo en libros contables que siempre están disponibles para ver y usar. No obstante, es posible dañar o extraviar los registros físicos. Puede fotocopiar registros manuales para hacer una copia de seguridad de los datos, pero el procedimiento de hacer una copia de seguridad de los archivos digitales es mucho más fácil.

Sencillez

Los dueños de negocios o contadores hacen todos los cálculos en un sistema de contabilidad manual. Suman y restan las transacciones manualmente. Sin embargo, en la contabilidad computarizada, el software hace los cálculos automáticamente.

  1. En la contabilidad manual, identifica las transacciones anualmente. Los sistemas contables computarizados identifican las transacciones automáticamente.
  2. En el sistema de contabilidad manual, es necesario registrar los saldos de las cuentas manualmente en el libro mayor; por lo tanto, el balance de prueba se prepara manualmente. Un sistema de contabilidad computarizado produce el balance de prueba automáticamente.
  3. En la contabilidad manual, usted prepara un balance de prueba cuando es necesario, pero en la contabilidad computarizada, el balance de prueba está disponible a pedido.

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la contabilidad manual y la contabilidad computarizada

¿Por qué es mejor un sistema computarizado que un manual?

Un sistema computarizado es mejor en comparación con el sistema manual por la siguiente razón:

  1. Velocidad: La principal diferencia entre los sistemas prácticos y electrónicos es la velocidad. El programa de software de auditoría no solo refina la información, sino que también crea informes mucho más rápido que los sistemas prácticos, sino que además permite una entrada de datos mucho más rápida.
  2. Precisión: La contabilidad manual estándar es tediosa. Los sistemas de contabilidad computarizados permiten a los profesionales contables procesar más información que en el pasado mediante la creación de registros financieros precisos.
  3. Automatización: La contabilidad manual es más tediosa en comparación con la contabilidad digital. Tienes que incluir columnas con precisión, verificar tu trabajo y escribir literalmente números.
  4. Asimilación de la contabilidad con otros procesos de la empresa: La contabilidad está interrelacionada con otros procesos organizativos, como compras, ventas, banca, impuestos, etc. En la contabilidad electrónica se necesita ingresar los datos una sola vez, y todos los procesos incorporados se cuidan en la medida de lo necesario.
  5. Cobertura: La auditoría digital permite un acceso rápido a los datos. Sí, el sistema computarizado es mejor que el manual.

¿Cuál es la diferencia entre archivos de computadora y archivos manuales?

En el caso de una catástrofe física en el lugar de trabajo, el uso del software de administración de papel significa que todos sus documentos se pueden recuperar mediante una actividad de rutina de "restauración desde copia de seguridad".

Los principales beneficios del monitoreo de documentos digitales son:

  1. Administración de archivos electrónicos libera a su equipo de la rutina de archivo de papel a granel, así como herramientas intuitivas agregadas que ayudan a agilizar los procedimientos de trabajo.
  2. Robusto declarando adaptabilidad, el mismo documento podría archivarse en varias referencias, por ejemplo, Número de documento, Nombre y Día, lo que no sería posible con documentos en papel.
  3. Integrando la declaración de otros datos electrónicos, así como los registros en papel, le permite obtener una estructura de declaración coherente y lógica para todos sus archivos.

¿Cuáles son las características de la contabilidad computarizada?

A continuación se muestran las características de la contabilidad computarizada:

  1. Automatización
  2. Precisión
  3. Fiabilidad
  4. Accesibilidad a la información
  5. Escalable
  6. Seguridad y proteccion
  7. Más rápido
  8. Visuales
  9. Económico

¿Cuáles son los tipos de software de contabilidad?

Según el tipo de operaciones, los sistemas contables se dividen en cuatro categorías.

Aquí hay un breve resumen:

  1. Sistemas de facturación y facturación
  2. Sistemas de administración de nóminas
  3. Sistemas de planificación de recursos comerciales
  4. Sistemas de monitoreo de tiempo y gastos

¿Cuáles son los componentes del sistema contable computarizado?

Los componentes estándar del sistema contable computarizado son:

  1. Se evalúan las transacciones de la organización.
  2. Las transacciones se registran.
  3. Las entradas se publican en las cuentas del libro mayor.
  4. Se prepara un saldo de prueba a partir de los equilibrios de cuentas.
  5. Se revisan las cuentas y se realizan los cambios necesarios.
  6. Las modificaciones se cargan en el libro mayor para preparar el equilibrio de prueba modificado.
  7. El equilibrio de prueba reajustado se utiliza para preparar el informe anual, así como la cuenta de ingresos y pérdidas.
  8. Los estados financieros se preparan a partir del libro mayor reajustado por última vez y del balance de cuentas.

Conclusión

Tanto los sistemas manuales como los computarizados tienen sus ventajas y desventajas. Sin embargo, los sistemas automatizados facilitan el trabajo, lo cual es bienvenido, especialmente para las grandes organizaciones.

Es difícil supervisar las cuentas utilizando el sistema de contabilidad manual porque el número de transacciones financieras aumenta cada día. Se requiere más esfuerzo para actualizar cada transacción en las cuentas afectadas.

Los sistemas manuales son adecuados para pequeñas empresas y no funcionan de manera eficiente en empresas que tienen muchas transacciones financieras.

Referencias

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008
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