Diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar (con tabla)

Every business owner needs to set up the books of account where they accurately maintain the sales & purchase record that is essential to assess business health. While doing so, it’s imperative that business owners need to be familiar with certain accounting terms and the first among all stands are Accounts receivable and Accounts payable.

Accounts receivable and Accounts payable are the general ledger entries that are recorded in the books of account under accrual accounting. These are recorded when expenses and revenues are incurred or earned, not when money or cash is exchanged.

Account receivable entry is created when credit is offered to the customer, and Accounts payable entry is created when a purchase is made on credit.

Ambos, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar, forman parte de la teneduría de libros de partida doble, por lo que se registran los asientos de créditos y débitos de cada cuenta que ayuda a equilibrar los libros de cuentas.

Cuentas por cobrar vs cuentas por pagar

los difference between Accounts Receivable and Accounts Payable is that accounts receivable are the assets of a company and accounts payable is the liability of the company. Accounts receivable is an amount that should be received by the company from its customers while accounts payable is the amount that a company has to pay to its suppliers.

Comparison Table Between Accounts Receivable and Accounts Payable

Parámetro de comparaciónCuentas por cobrarCuentas por pagar
DefiniciónLas cuentas por cobrar son el dinero que la empresa aún no ha recibido de sus deudores.Las cuentas por pagar son el dinero que la empresa aún debe pagar a sus acreedores.
Fundamentos de contabilidadActivo o ingresosResponsabilidad o gastos
Movimiento de dineroSe cobrará el dinero.Se pagará el dinero.
AlcanceSobre deudores.En el negocio mismo.
Flujo de efectivoSe producirá la entrada de efectivo que aumentará los fondos comerciales.Ocurrirá la salida de efectivo que disminuirá los fondos comerciales.
CompuestoFacturas por cobrar y deudores.Facturas por pagar y acreedores.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Cuentas por cobrar is the money or cash owed to the business. It stands as a current asset to the business because money will be received from the debtors in the future. When you sell goods or services to the buyer on i.e. cash is not collected immediately, you create the accounts receivable and the purchaser becomes your debtor.

Registra este monto de transacción como cuentas por cobrar en sus libros de contabilidad. Los débitos aumentan los activos y los créditos disminuyen los activos.

Entendamos con un ejemplo:

When a business makes the sale but payment or money is not collected immediately, so entry is being made in the books of account that are owed to you. Look here how it is recorded in the ledger or would look.

Fecha Cuenta Notas Débito Crédito
12/19/2019 Cuentas por cobrar
Inventario
XYZ Company owes $350 for supplies $350   $350

Ahora, cuando la empresa recibe los pagos, debe crear la nueva transacción o entradas que reflejen el aumento de efectivo y disminuyan el dinero que se le debe.

Así es como se verán las entradas en los libros de la cuenta.

Fecha Cuenta Notas Débito Crédito
12/28/2019 Efectivo recibido XYZ Company pays $350 for supplies $350   $350

If the receivable period is too-long than collecting cash from the debtors can be a little difficult.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Cuentas por pagar is the money or cash you owe to suppliers or vendors. An account payable is marked as a liability because you need to pay the amount to the creditor. If a business purchases any good or service on credit, the invoice for the same is received by the business from the vendor.

Esa factura en particular explica cuánto dinero debe la empresa o es su cuenta pagadera a quién junto con una fecha de vencimiento.

Esto requiere que los pagos se realicen en un período corto, por lo que las cuentas por pagar se denominan pasivos corrientes. El monto se registra en los libros de cuentas en el pasivo, donde se disminuye en los débitos y se aumenta en los créditos. 

Entendamos con un ejemplo:

Cuando una empresa compra algún bien o servicio pero el pago no se realiza de forma inmediata, por lo que se registra en los libros de cuentas que usted debe dicha cantidad a XYZ.

Mire aquí cómo se registra en el libro mayor o cómo se vería.

Fecha Cuenta Notas Débito Crédito
12/19/2019 Cuentas a pagar por inventario $350 owed to XYZ Company for supplies $350   $350

Now, when the business makes the payments, they need to create the new transaction or entries that will reflect the same. This is how the entries in the books of the account will look.

Fecha Cuenta Notas Débito Crédito
12/19/2019 Accounts Payable Cash Payment of $350 to XYZ Company for supplies $350   $350

Accounts Payable is created on a specific set of terms within the particular period that is called a collection period. The too-short collection period duration affects the ability to clear debts.

Principales diferencias entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Both accounting terms are important to understand to demark the revenues and expenses that will be earned or incurred soon, else it business may end up in the void.

  1. Cuentas por cobrar significa que la empresa ha vendido los bienes o servicios a crédito al comprador y no ha recibido el dinero de forma inmediata; más bien se recibirá en breve. Mientras Cuentas por pagar cubre los créditos que una empresa ha tomado del proveedor o vendedores cuando han comprado los bienes o servicios o materias primas.
  2. Cuentas por cobrar está marcado como un activo mientras Cuentas por pagar está marcado como un pasivo.
  3. En Cuentas por cobrar, se cobrará efectivo mientras que, en Cuentas por pagar, se pagará en efectivo.
  4. Cuentas por cobrar proviene de ventas a crédito mientras Cuentas por pagar proviene de compras a crédito.
  5. La entrada de efectivo ocurre bajo Cuentas por cobrar Mientras en Cuentas por pagar la salida del efectivo ocurre.

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cuentas por cobrar y cuentas por pagar

¿Puede la misma persona hacer cuentas por pagar y cuentas por cobrar?

Yes, accounts payable and accounts receivable can be done by the same person if all the transaction details are available with him. This includes records related to the deferred payments, both receivable and payable by the company.

En las preocupaciones de las pequeñas empresas, como las empresas unipersonales y las asociaciones, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar a menudo son manejadas por una sola persona que está a cargo del departamento de cuentas.

¿Las cuentas por pagar son débito o crédito?

Accounts payable is a liability for a business so it has a credit balance. Whenever a company procures goods or services on credit, it is recorded as accounts payable and the amount is credited to the accounts payable account.

¿Qué habilidades se necesitan para las cuentas por cobrar?

Para el mantenimiento actualizado de las cuentas por cobrar, es necesario estar bien familiarizado con los principios de la contabilidad, las cuentas y los libros mayores. Esto requiere que la persona sea experta en matemáticas y análisis de cuentas.

Además de tener un conocimiento básico de la operación de computadoras y la entrada de datos, debe estar bien versado en software de contabilidad como 'Tally' y 'Zoho Books'.

Más importante aún, debe tener buen ojo para los detalles y el hábito de mantener registros actualizados de facturas impagas, pagos de clientes, deducciones y cobros realizados.

¿Cuáles son las funciones del especialista en cuentas por cobrar?

Las principales funciones de un especialista en cuentas por cobrar son:

  1. Preparing regular reports of invoices. This includes an up-to-date entry of bills receivable against goods or services offered by the company.
  2. Recording deferred payments by debtors, customers, and vendors.
  3. Making regular entries associated with payments received and bills cleared by various parties including customers, clients, debtors, and dealers.
  4. Making ‘Adjusting Entries’, calculation of penalty for late payments, and providing concessions for making early payments.
  5. Sending payment reminders to avoid delays and late payments.

¿Cuáles son las funciones del especialista en cuentas a pagar?

Las funciones de los especialistas en cuentas por pagar son:

  1. Checking invoices and processing them to ensure timely payment.
  2. Ensuring that all the bills payable to vendors and internal clients are processed without any delays.
  3. Documentation of bank reconciliations and loans.
  4. Monitoring automatic payments and ensuring proper documentation of all the deferred payments.
  5. Verifying deductions, discounts, and concessions receivable for making advance payments.

Conclusión

Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar puede verse como las dos caras de la moneda. Cada transacción comercial tiene un componente de, por ejemplo, cuentas por cobrar o cuentas por pagar si se realiza a crédito.

Como la empresa X vende un producto a la empresa Y a crédito, la empresa X se convertirá en acreedor de la empresa Y y la empresa X se convertirá en deudor de la empresa Y.

If you are running the business or handling books of account under your profession, then you must understand the difference between them as most of the business transactions happen on credit note. It will help you to tackle the upfront business issues.

Referencias

  1. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/accounting/accounts-payable-vs-accounts-receivable/
  2. https://www.ceeol.com/search/article-detail?id=31573