Agenda vs Minutas: Diferencia y Comparación

Las reuniones son el proceso de comunicación grupal donde varias personas se reúnen y discuten sus negocios u otras cosas relacionadas. Tanto la Agenda como las Actas son una parte vital de la Reunión.

Puntos clave

1. Una agenda es una lista de temas a discutir, mientras que las actas registran lo que se discutió y decidió.
2. Las agendas se preparan antes de una reunión para informar a los asistentes de los temas a tratar, mientras que las actas se preparan después de la reunión para documentar las decisiones tomadas.
3. La agenda es una guía para mantener la reunión en marcha, mientras que las actas sirven como registro oficial de los procedimientos de la reunión.

Agenda vs Actas

La agenda es una lista de temas que se discutirán en una reunión, mientras que las actas son un registro escrito de lo que se discutió y decidió en una conferencia. La agenda establece el plan para la reunión y las actas registran el resultado. Una agenda describe los temas y el orden en que se discutirán. Las actas incluyen los nombres de los asistentes y un resumen de los principales puntos abordados.

La agenda es la lista preparada antes de la reunión, que contiene todos los temas esenciales para discutir. Se envía a todos los miembros y sólo lo aprueba el Presidente.

El Acta es el registro de todos los temas discutidos en la reunión; se prepara después de que termina la sesión por el secretaria y confirmado por el presidente después de obtener la aprobación de sus miembros. Es crucial ya que contiene todos los detalles de la reunión.

Tabla de comparación

Parámetro de comparación	Agenda	Min
Sentido	Enumere todos los temas que necesitan ser discutidos.	Grabe todas las discusiones.
Uso	Útil en la discusión para el Presidente.	Sirve como prueba para las decisiones.
PREPARACIÓN	Preparado antes de la reunión	Preparado después de la reunión
Grabación	Aviso de reunión	tiene un libro aparte
Escrito (Tiempo)	Escrito en tiempo futuro	Escrito en tiempo pasado

¿Qué es Agenda?

Una agenda es un plan que consta de temas y actividades que deben discutirse durante la reunión. El secretario elabora una agenda y la distribuye entre los miembros antes de la reunión.

Nunca se escribe en tiempo presente o pasado, sino que siempre se escribe en futuro porque se prepara con anticipación.

Cosas importantes que una Agenda debe incluir:

1. Localidad
2. Fecha
3. Tiempos
4. Tema 
5. Tema Descripción
6. Tiempo distribuido a cada tema
7. Nombre de cada miembro

Importancia de la agenda

1. explica el , : la agenda sirve al propósito principal de definir los objetivos de la reunión en detalle. Crea caos si los objetivos de la conferencia no están claros para todos. forum miembro. Por lo tanto, resuelve este problema.
2. Tiempo de Preparación: da tiempo a su integrante para que se prepare y conozca todos los información sobre las actividades que se discutirán en la reunión. Por lo tanto, no tienen la excusa de que no tuvieron tiempo para estar preparados.
3. Mantener el enfoque: la agenda reduce todo el desperdicio de tiempo y mantiene el enfoque de la reunión para que todo se discuta adecuadamente sin perder mucho tiempo.

¿Qué es Minutos?

Acta, o Acta de Junta, es una nota detallada de todo lo acontecido durante la reunión. Es la conclusión de la reunión preparada después de que finaliza la reunión por el secretario después de discutirla con todos los miembros.

A diferencia de la Agenda, el acta de la reunión nunca se escribe en tiempo futuro o presente. Siempre está escrito en tiempo pasado, y la razón detrás de esto es que se prepara después de que finaliza la reunión.

Elementos a incluir:

1. Hora y fecha de las reuniones
2. Nombre de los Miembros
3. Todos los temas fueron discutidos en detalle.
4. Decisiones tomadas

El Acta de la Junta es indispensable por las siguientes razones: 

1. Tutela y prueba jurídica: registra todos los temas discutidos y las actividades discutidas; por lo tanto, si se requieren formalidades legales, actúa como protección legal. 
2. Proporcionar Orientación: orienta ya que contiene información detallada sobre todas las actividades y temas y las decisiones tomadas en la reunión.
3. Útil al hacer los cambios necesarios requeridos después de discutir todos los aspectos.
4. Ahorra mucho tiempo ya que todos conocen sus respectivos roles.
5. Es útil para aquellos que, por alguna razón, se perdieron la reunión. Por lo tanto, adquieren todo el conocimiento a través de ella.

Principales diferencias entre agenda y actas

1. La agenda es la lista detallada de la secuencia de eventos de la reunión; es una declaración que contiene los temas que se han de tratar, mientras que el Acta es el registro del cruce de todo lo discutido.
2. La agenda es útil para el presidente y los miembros, ya que conocen todos los temas de discusión de antemano. Por el contrario, las actas de las reuniones son pruebas sustanciales y prueba de lo que se ha discutido.
3. El orden del día es preparado antes de la reunión por el secretario y enviado al miembro después de la aprobación del Presidente. En cambio, el Acta de la Asamblea se prepara después de la reunión por el secretario, aprobada por los miembros y finalmente confirmada por el Presidente.
4. El orden del día no tiene libro propio y por tanto se hace constar en la convocatoria de la junta, mientras que las actas son un libro de registro conocido como libro de actas.
5. Debido a su elaboración, el Orden del Día siempre se redacta en futuro, y como al final se elaboran actas, siempre se redacta en pasado.

Referencias

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Última actualización: 11 de junio de 2023