Diferencia entre contabilidad manual y computarizada (con tabla)

Contabilidad manual vs computarizada

los difference between Manual and Computerized Accounting is that manual accounting is where all the financial transactions are maintained in a register or in an accounting book and in computerized accounting all the financial transactions are recorded in accounting software.

La contabilidad manual es lenta, por otro lado, la contabilidad computarizada es comparativamente más rápida. El error de cálculo puede ocurrir en la contabilidad manual pero no en la contabilidad computarizada.

Comparison Table Between Manual and Computerized Accounting

Parámetro de comparaciónContabilidad manualContabilidad computarizada
DefiniciónUtiliza libros y registros físicos para registrar datos financieros.Utiliza una computadora con software financiero para recopilar datos financieros de forma electrónica.
DocumentandoLa documentación se puede obtener a través del libro de entrada original.Se utiliza una base de datos personalizada para registrar el contenido de los datos.
CálculoUno realiza todos los cálculos a mano.El sistema informático realiza los cálculos después de que uno lo alimenta con los datos.
ExactitudPropenso a erroresEl software confirma las transacciones, por lo que es poco probable que se registre un error.
Estados financierosLos contables lo desarrollan al final de cada año fiscal o trimestre.Siempre esta listo.
Balance de pruebaSe prepara cuando se requiereProporciona un balance de prueba todos los días.
VelocidadLentoRelativamente más rápido
ApoyoEs difícil hacer una copia de seguridad de los datosPuede guardar entradas de transacciones y realizar copias de seguridad de ellas fácilmente.

¿Qué es la contabilidad manual?

Before the introduction of the computerized financial system, accountants executed all accounting processes by hand using paper-based accounting systems like vouchers, journals, and account books to store and analyze financial transactions. Some small organizations and businesses still use this method.

Un sistema manual es más rentable porque no es necesario comprar computadoras y software o capacitar a los empleados..

A manual system can also be more secure because it is not required to use the internet to transfer data to the IRS or accountants. The manual accounting system has no inconvenience since it can work even when there is no electricity, unlike a computer system setup.

However, human errors such as figure transposition, omitting a transaction, and so forth, can occur while using the manual accounting system.

In manual accounting, you need a strategy for correcting errors efficiently. You can use a calculator tape on each page of the general ledger and journal to make sure the totals are correct.

¿Qué es la contabilidad computarizada?

Un sistema de contabilidad computarizado se compone de sistemas informáticos y software.

The software is designed to track the company’s accounting transactions, intending to produce monthly financial reports, tax return information, annual financial statements, and other financial report configurations that analyze a company’s efficiency, profitability, and operations.

Los dos elementos esenciales principales incluyen:

  1. Operating procedure: A proper method of operating the system to store and process the data.
  2. Accounting framework: It consists of grouping structure and principles for records maintenance.

Las empresas con software de contabilidad computarizado pueden personalizar el software para adaptarse a las entidades comerciales en diferentes áreas, múltiples monedas y sus sucursales que venden varios productos.

The benefits of computerized accounting include minimum mistakes, better efficiency, lower operating expenses, and better quality work.

Principales diferencias entre contabilidad manual y contabilidad computarizada

Velocidad

Computerized accounting systems are much faster than manual accounting systems. The time required to enter data may almost be the same for both systems. However, a computerized system helps users when tallying the results.

Computers generate reports quickly, and you can change parameters just by clicking and choosing options instead of adding whole columns of numbers. Computerized systems are susceptible to glitches and bugs that can slow you down.

Aunque los sistemas manuales generan datos más lentamente, puede predecir fácilmente cuánto tiempo llevará realizar las diferentes funciones cuando se utiliza un sistema manual.

Fiabilidad

To access the data in computerized systems, the computer’s hardware should be reliable. If the system freezes or crashes, accessing the records may be impossible.

You can mitigate this risk by updating your software and maintaining your computers well. However, you never know when your system can be back up and running.

Manual accounting takes place in ledgers that are always available to view and use. Nonetheless, it is possible to damage or misplace physical records. You may photocopy manual records to back up the data, but the procedure of backing up digital files is much easier.

Sencillez

Business owners or accountants do all the calculations in a manual accounting system. They add and subtract the transactions manually. However, in computerized accounting, the software does the calculations automatically.

  1. En la contabilidad manual, identifica las transacciones anualmente. Los sistemas contables computarizados identifican las transacciones automáticamente.
  2. En el sistema de contabilidad manual, es necesario registrar los saldos de las cuentas manualmente en el libro mayor; por lo tanto, el balance de prueba se prepara manualmente. Un sistema de contabilidad computarizado produce el balance de prueba automáticamente.
  3. En la contabilidad manual, usted prepara un balance de prueba cuando es necesario, pero en la contabilidad computarizada, el balance de prueba está disponible a pedido.

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la contabilidad manual y la contabilidad computarizada

¿Por qué es mejor un sistema computarizado que un manual?

Un sistema computarizado es mejor en comparación con el sistema manual por la siguiente razón:

  1. Speed: The primary difference between hands-on and electronic systems is speed. The audit software program not only refines the information, as well as creates reports much faster than hands-on systems, but additionally allows much faster data entry.
  2. Accuracy: La contabilidad manual estándar es tediosa. Los sistemas de contabilidad computarizados permiten a los profesionales contables procesar más información que en el pasado mediante la creación de registros financieros precisos.
  3. Automation: La contabilidad manual es más tediosa en comparación con la contabilidad digital. Tienes que incluir columnas con precisión, verificar tu trabajo y escribir literalmente números.
  4. Assimilation of bookkeeping with other company processes: Accounting is interlinked with other organizational processes, such as purchases, sales, banking, taxes, and so on. In electronic accounting, it takes to enter data just once, and all the incorporated processes are as necessary cared for.
  5. Coverage: The digital audit enables quick data access. Yes, the computerized system is better than the manual system.

¿Cuál es la diferencia entre archivos de computadora y archivos manuales?

En el caso de una catástrofe física en el lugar de trabajo, el uso del software de administración de papel significa que todos sus documentos se pueden recuperar mediante una actividad de rutina de "restauración desde copia de seguridad".

Los principales beneficios del monitoreo de documentos digitales son:

  1. Administración de archivos electrónicos libera a su equipo de la rutina de archivo de papel a granel, así como herramientas intuitivas agregadas que ayudan a agilizar los procedimientos de trabajo.
  2. Robusto declarando adaptabilidad, el mismo documento podría archivarse en varias referencias, por ejemplo, Número de documento, Nombre y Día, lo que no sería posible con documentos en papel.
  3. Integrando la declaración de otros datos electrónicos, así como los registros en papel, le permite obtener una estructura de declaración coherente y lógica para todos sus archivos.

¿Cuáles son las características de la contabilidad computarizada?

A continuación se muestran las características de la contabilidad computarizada:

  1. Automation
  2. Precisión
  3. Fiabilidad
  4. Information Accessibility
  5. Scalable
  6. Safety and security
  7. Faster
  8. Visuals
  9. Cost-effective

¿Cuáles son los tipos de software de contabilidad?

Según el tipo de operaciones, los sistemas contables se dividen en cuatro categorías.

Aquí hay un breve resumen:

  1. Invoicing and Billing systems
  2. Payroll administration systems
  3. Business resource planning systems
  4. Time and Expense monitoring systems

¿Cuáles son los componentes del sistema contable computarizado?

Los componentes estándar del sistema contable computarizado son:

  1. Organization transactions are evaluated.
  2. The transactions are recorded.
  3. Entries are published to the ledger accounts
  4. A test balance is prepared from the equilibriums of accounts.
  5. Accounts are reviewed, and the needed changes made.
  6. Modifications are uploaded in the ledger to prepare modified trial equilibrium.
  7. Readjusted test equilibrium is utilized to prepare the annual report, as well as revenue and loss account.
  8. Financial Statements are prepared from the lastly readjusted ledger and balancing the accounts.

Conclusión

Both manual and computerized systems have their merits and demerits. However, automated systems make work easier, which is welcome, especially for large organizations.

It is hard to oversee accounts, using the manual accounting system because the number of financial transactions expands each day. More effort is required to update each transaction in the affected accounts.

Los sistemas manuales son adecuados para pequeñas empresas y no funcionan de manera eficiente en empresas que tienen muchas transacciones financieras.

Referencias

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008

3 comentarios en “Difference Between Manual and Computerized Accounting (With Table)”

  1. Hola Piyush,

    ¿Cómo puedo mejorar mis habilidades para conocer las habilidades computarizadas mientras trabajo en un banco?

    1. Hola jack
      Hay muchos cursos en línea sobre banca. Puede buscar el mismo en udemy.com o lynda.com.

  2. En los tiempos actuales, uno no puede imaginarse hacer negocios sin una contabilidad computarizada.
    Solo las organizaciones antiguas que no se actualizaron están usando la computación manual.

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