Différence entre la comptabilité manuelle et informatisée (avec tableau)

Comptabilité manuelle ou informatisée

le différence entre la comptabilité manuelle et informatisée est que la comptabilité manuelle est l'endroit où toutes les transactions financières sont conservées dans un registre ou dans un livre comptable et dans la comptabilité informatisée, toutes les transactions financières sont enregistrées dans un logiciel de comptabilité.

La comptabilité manuelle est lente, tandis que la comptabilité informatisée est comparativement plus rapide. Une erreur de calcul peut se produire dans la comptabilité manuelle mais pas dans la comptabilité informatisée.

Tableau comparatif entre la comptabilité manuelle et la comptabilité informatisée

Paramètre de comparaisonComptabilité manuelleComptabilité informatisée
DéfinitionIl utilise des livres et des registres physiques pour enregistrer les données financières.Il utilise un ordinateur avec un logiciel financier pour collecter des données financières par voie électronique.
DocumenterLa documentation est possible via le livre de l'entrée originaleUne base de données personnalisée est utilisée pour enregistrer le contenu des données.
CalculOn effectue tous les calculs à la main.Le système informatique effectue les calculs après avoir été alimenté en données.
PrécisionSujette aux erreursLe logiciel confirme les transactions, ce qui rend peu probable l'enregistrement d'une erreur
États financiersLes comptables le développent à la fin de chaque exercice ou trimestre.Il est toujours prêt.
Balance de vérificationIl est préparé au besoinIl fournit une balance de vérification tous les jours
La vitesseLentRelativement plus rapide
SauvegardeIl est difficile de sauvegarder les donnéesVous pouvez enregistrer les entrées de transactions et les sauvegarder facilement.

Qu'est-ce que la comptabilité manuelle?

Avant l'introduction du système financier informatisé, les comptables exécutaient manuellement tous les processus comptables à l'aide de systèmes comptables sur papier tels que des pièces justificatives, des journaux et des livres de comptes pour stocker et analyser les transactions financières. Certaines petites organisations et entreprises utilisent encore cette méthode.

Un système manuel est plus rentable car il n'est pas nécessaire d'acheter des ordinateurs et des logiciels ou de former des employés.

Un système manuel peut également être plus sécurisé car il n'est pas nécessaire d'utiliser Internet pour transférer des données à l'IRS ou aux comptables. Le système de comptabilité manuelle ne présente aucun inconvénient puisqu'il peut fonctionner même en l'absence d'électricité, contrairement à une configuration de système informatique.

Cependant, des erreurs humaines telles que la transposition de chiffres, l'omission d'une transaction, etc., peuvent se produire lors de l'utilisation du système de comptabilité manuelle.

En comptabilité manuelle, vous avez besoin d'une stratégie pour corriger efficacement les erreurs. Vous pouvez utiliser une bande de calculatrice sur chaque page du grand livre et du journal pour vous assurer que les totaux sont corrects.

Qu'est-ce que la comptabilité informatisée?

Un système comptable informatisé comprend des systèmes informatiques et des logiciels.

Le logiciel est conçu pour suivre les transactions comptables de l'entreprise, dans l'intention de produire des rapports financiers mensuels, des informations sur les déclarations de revenus, des états financiers annuels et d'autres configurations de rapports financiers qui analysent l'efficacité, la rentabilité et les opérations d'une entreprise.

Les deux éléments essentiels comprennent:

  1. Mode opératoire: Une méthode appropriée d'exploitation du système pour stocker et traiter les données.
  2. Cadre comptable: Il consiste en une structure de regroupement et des principes pour la tenue des dossiers.

Les entreprises disposant d'un logiciel de comptabilité informatisé peuvent personnaliser le logiciel pour s'adapter aux entités commerciales dans différents domaines, dans plusieurs devises et à leurs succursales qui vendent divers produits.

Les avantages de la comptabilité informatisée comprennent un minimum d'erreurs, une meilleure efficacité, des dépenses d'exploitation réduites et un travail de meilleure qualité.

Différences principales entre la comptabilité manuelle et la comptabilité informatisée

La vitesse

Les systèmes comptables informatisés sont beaucoup plus rapides que les systèmes comptables manuels. Le temps requis pour saisir les données peut être presque le même pour les deux systèmes. Cependant, un système informatisé aide les utilisateurs à comptabiliser les résultats.

Les ordinateurs génèrent des rapports rapidement, et vous pouvez modifier les paramètres simplement en cliquant et en choisissant des options au lieu d'ajouter des colonnes entières de nombres. Les systèmes informatisés sont sensibles aux problèmes et aux bugs qui peuvent vous ralentir.

Même si les systèmes manuels génèrent des données plus lentement, vous pouvez facilement prédire combien de temps il faudra pour exécuter différentes fonctions lors de l'utilisation d'un système manuel.

Fiabilité

Pour accéder aux données des systèmes informatisés, le matériel informatique doit être fiable. Si le système se bloque ou tombe en panne, l'accès aux enregistrements peut être impossible.

Vous pouvez atténuer ce risque en mettant à jour votre logiciel et en entretenant bien vos ordinateurs. Cependant, vous ne savez jamais quand votre système peut être de nouveau opérationnel.

La comptabilité manuelle a lieu dans des grands livres qui sont toujours disponibles pour être consultés et utilisés. Néanmoins, il est possible d'endommager ou d'égarer des enregistrements physiques. Vous pouvez photocopier des enregistrements manuels pour sauvegarder les données, mais la procédure de sauvegarde des fichiers numériques est beaucoup plus simple.

Simplicité

Les propriétaires d'entreprise ou les comptables effectuent tous les calculs dans un système comptable manuel. Ils ajoutent et soustraient les transactions manuellement. Cependant, en comptabilité informatisée, le logiciel fait les calculs automatiquement.

  1. Dans la comptabilité manuelle, vous identifiez les transactions chaque année. Les systèmes comptables informatisés identifient automatiquement les transactions.
  2. Dans le système comptable manuel, il faut enregistrer les soldes des comptes manuellement dans le grand livre; ainsi, la balance de vérification est préparée manuellement. Un système comptable informatisé produit automatiquement la balance de vérification.
  3. En comptabilité manuelle, vous préparez une balance de vérification si nécessaire, mais en comptabilité informatisée, la balance de vérification est disponible sur demande.

Foire aux questions (FAQ) sur la comptabilité manuelle et la comptabilité informatisée

Pourquoi un système informatisé est-il meilleur qu'un manuel?

Un système informatisé est meilleur qu'un système manuel pour la raison suivante:

  1. La vitesse: La principale différence entre les systèmes pratiques et électroniques est la vitesse. Le logiciel d'audit affine non seulement les informations et crée des rapports beaucoup plus rapidement que les systèmes pratiques, mais permet également une saisie de données beaucoup plus rapide.
  2. Précision: La comptabilité manuelle standard est fastidieuse. Les systèmes de comptabilité informatisés permettent aux professionnels de la comptabilité de traiter plus d'informations que par le passé en créant des registres financiers précis.
  3. Automatisation: La comptabilité manuelle est plus fastidieuse que la comptabilité numérique. Vous devez inclure des colonnes avec précision, vérifier votre travail et écrire littéralement en chiffres.
  4. Assimilation de la comptabilité avec d'autres processus de l'entreprise : La comptabilité est liée à d'autres processus organisationnels, tels que les achats, les ventes, les opérations bancaires, les taxes, etc. En comptabilité électronique, il suffit de saisir les données une seule fois et tous les processus intégrés sont pris en charge autant que nécessaire.
  5. Couverture: L'audit numérique permet un accès rapide aux données. Oui, le système informatisé est meilleur que le système manuel.

Quelle est la différence entre les fichiers informatiques et les fichiers manuels?

En cas de catastrophe physique sur le lieu de travail, l'utilisation d'un logiciel de gestion papier permet de récupérer l'ensemble de vos documents via une activité de routine de «restauration à partir de la sauvegarde».

Les principaux avantages de la surveillance des documents numériques sont:

  1. Administration de fichiers électroniques libère votre équipe du broyage du papier en vrac ainsi que des outils intuitifs ajoutés pour simplifier les procédures de travail.
  2. Adaptabilité robuste déclarant, le même document pourrait être classé sur plusieurs références, par exemple, le numéro de document, le nom, ainsi que le jour, ce qui ne serait pas possible avec des documents papier.
  3. Intégrer la déclaration d'autres données électroniques, ainsi que les enregistrements papier, vous permet d'atteindre une structure cohérente et logique de déclaration pour tous vos fichiers.

Quelles sont les caractéristiques de la comptabilité informatisée?

Voici les caractéristiques de la comptabilité informatisée:

  1. Automatisation
  2. Précision
  3. Fiabilité
  4. Accessibilité des informations
  5. Évolutif
  6. Sûreté et sécurité
  7. Plus rapide
  8. Visuels
  9. Rentable

Quels sont les types de logiciels comptables?

En fonction du type d'opérations, les systèmes comptables relèvent de quatre catégories.

Voici un bref résumé:

  1. Facturation et systèmes de facturation
  2. Systèmes d'administration de la paie
  3. Systèmes de planification des ressources de l'entreprise
  4. Systèmes de surveillance du temps et des dépenses

Quels sont les composants du système comptable informatisé?

Les composants standard du système comptable informatisé sont:

  1. Les transactions de l'organisation sont évaluées.
  2. Les transactions sont enregistrées.
  3. Les écritures sont publiées dans les comptes du grand livre
  4. Une balance test est établie à partir des équilibres des comptes.
  5. Les comptes sont examinés et les modifications nécessaires apportées.
  6. Les modifications sont téléchargées dans le grand livre pour préparer l'équilibre de vérification modifié.
  7. L'équilibre de test réajusté est utilisé pour préparer le rapport annuel, ainsi que le compte de revenus et de pertes.
  8. Les états financiers sont préparés à partir du dernier grand livre réajusté et équilibrent les comptes.

Conclusion

Les systèmes manuels et informatisés ont leurs avantages et leurs inconvénients. Cependant, les systèmes automatisés facilitent le travail, ce qui est bienvenu, en particulier pour les grandes organisations.

Il est difficile de contrôler les comptes en utilisant le système de comptabilité manuelle car le nombre de transactions financières augmente chaque jour. Plus d'efforts sont nécessaires pour mettre à jour chaque transaction dans les comptes concernés.

Les systèmes manuels conviennent aux petites entreprises et ne fonctionnent pas efficacement dans les entreprises qui effectuent de nombreuses transactions financières.

Références

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008
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