Qu'est-ce que le grand livre des magasins ? | Définition, objectif, avantages et inconvénients

Le grand livre des magasins fait référence à un document ou à un relevé qui conserve les enregistrements de la valeur et de la quantité des différents articles en stock émis, reçus et de leur solde de clôture. Elle est souvent comparée aux Bin Cards car ces deux déclarations sont utilisées pour enregistrer les matériaux en stock.

Cependant, il convient de noter que les registres des magasins n'ont pas besoin d'être mis à jour avant que les transactions n'aient eu lieu, malgré la nécessité d'une maintenance régulière. D'autre part, les Bin Cards doivent être tenues à jour avant la réalisation des transactions.

En plus de cela, les registres de magasin contiennent la valeur des matériaux et sont maintenus par le service des coûts. Contrairement à cela, les Bin Cards ne tiennent pas compte de la valeur des articles en stock et le magasin responsable est responsable de leur maintenance.

Dans quel but les grands livres des magasins sont-ils utilisés ?

Les grands livres des magasins, en général, sont utilisés pour gérer les transactions d'inventaire. Cependant, si l'on peut poser des questions sur leurs objectifs spécifiques, les éléments suivants seront identifiés sous la liste :

  1. La maintenance des grands livres des magasins permet de se faire une idée de la quantité et de la valeur des articles en stock d'une entreprise.
  2. Ils aident les propriétaires d'entreprise à décider si des matériaux de stock supplémentaires sont nécessaires ou non.
  3. Les registres des magasins aident le personnel comptable et d'audit à calculer la valeur finale des matériaux de stock disponibles.

Comment tenir un registre des magasins ?

Les grands livres des magasins sont généralement affectés à chaque composant d'un article particulier. Lorsque le personnel chargé de l'établissement des coûts enregistre simplement les quantités des articles en stock, le relevé qui en résulte est appelé la carte de bac. Cependant, ce qui distingue un grand livre des magasins d'une carte de bac, c'est la présence de quelques colonnes supplémentaires.

Les colonnes qui composent un grand livre des magasins comprennent :

  1. Le coût ou la valeur des articles en stock.
  2. Articles d'inventaire reçus.
  3. Articles d'inventaire émis.
  4. Articles en stock minimum.
  5. Articles en stock maximum.

Les colonnes maximum et minimum permettent aux propriétaires d'entreprise d'avoir une idée du niveau d'articles en stock disponibles et de déterminer si des articles d'inventaire supplémentaires sont nécessaires ou non.

Par conséquent, les entreprises peuvent commander des articles de stock supplémentaires lorsqu'elles constatent que la quantité des stocks disponibles est inférieure au niveau minimum. En conséquence, les propriétaires d'entreprise ne sont jamais à court de stocks.

En plus de cela, la colonne de valeur ou de coût de l'article donne au commis aux coûts une idée du montant du capital dépensé et reçu sur les articles en stock et de la valeur finale des fonds en main.

Avantages du grand livre des magasins

La gestion des grands livres des magasins aide les propriétaires d'entreprise de diverses manières. Certains des avantages significatifs des grands livres de magasins comprennent :

  1. Ils aident à connaître la quantité ainsi que la valeur des matières en stock disponibles.
  2. Le contrôle interne de la gestion des articles en stock peut être établi à l'aide des grands livres des magasins.
  3. Ils facilitent le calcul du coût et de la quantité des articles en stock réellement disponibles lors des comptages et audits annuels.
  4. Les propriétaires de l'entreprise sont alertés lorsque le nombre d'articles en stock tombe en dessous du niveau minimum selon les registres des magasins.

Inconvénients du grand livre des magasins

Même si les grands livres des magasins présentent plusieurs avantages, ils ne sont pas vraiment sans limites. Certaines des principales lacunes des grands livres de magasins comprennent :

  1. Le grand nombre de colonnes trouvées dans les registres des magasins complique le processus informatique.
  2. Il existe des risques d'erreurs d'écriture, car trop de colonnes doivent être remplies pendant le processus de mise à jour.
  3. Les enregistrements trouvés dans les registres des magasins ne sont pas détaillés. Ce ne sont que des résumés des transactions réelles.

Références

  1. http://www.indianjournals.com/ijor.aspx?target=ijor:ijmss&volume=5&issue=4&article=043&type=pdf
  2. http://studymaterial.unipune.ac.in:8080/jspui/bitstream/123456789/7319/3/72%20Cost-I%20%20%20%20%20%28D%20TO%20I%29%20%20%20%20IMP%20DEFINITIONS.pdf
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