Apa itu Komputerisasi Akuntansi? | Definisi, Cara Kerja, Kelebihan vs Kekurangan

 Akuntansi terkomputerisasi adalah metode zaman baru untuk mengumpulkan, mencatat, dan memelihara informasi keuangan suatu bisnis atau organisasi. Sistem ini masuk ke dunia akuntansi setelah munculnya komputer pada tahun 1980-an.

Dengan kedatangannya, menghitung dan memelihara informasi keuangan menjadi permainan anak-anak untuk organisasi dan bisnis.

Tidak heran sekarang sistem akuntansi yang dominan di sebagian besar perusahaan dan organisasi.

Pengambilan Kunci

1. Akuntansi terkomputerisasi menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses pencatatan dan pelaporan keuangan.
2. Akuntansi terkomputerisasi memungkinkan pencatatan yang lebih akurat dan efisien, mengurangi risiko kesalahan dan penipuan.
3. Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi dapat menghasilkan laporan data keuangan secara real time, memungkinkan pengambilan keputusan dan perencanaan keuangan yang lebih baik.

Konstituen Akuntansi Komputer 

Sistem Komputerisasi Akuntansi terdiri dari tiga komponen berikut:

1. Hardware: Ini mengacu pada bagian-bagian yang dapat dirasakan atau disentuh, seperti monitor, printer, disk drive, dan jaringan kabel yang menghubungkannya.
2. Perangkat lunak: Ini adalah seperangkat instruksi dan program yang menjadi dasar komputer merespons dan beroperasi.
3. Perangkat manusia mengacu pada orang yang mengakses dan menjalankan perangkat keras dan perangkat lunak. 

Bagaimana cara kerja Komputerisasi Akuntansi?

Akuntansi terkomputerisasi memerlukan penggunaan seperangkat program atau perangkat lunak komputer akuntansi yang melacak, mengatur, dan mengelola data transaksi dan memungkinkan pengguna untuk mengakses data yang disimpan dalam basis data akuntansi. 

Setiap sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki dua persyaratan mendasar.

1. Kerangka Akuntansi: Ini terdiri dari seperangkat kode, prinsip, dan struktur pengelompokan untuk memelihara akun.
2. Prosedur pelaksanaan: Ini melibatkan metode operasi yang terdefinisi dengan baik yang selaras dengan lingkungan operasi organisasi untuk pemrosesan dan penyimpanan data transaksi yang efektif.

Karena akuntansi terkomputerisasi adalah salah satu aplikasi berorientasi basis data, diperlukan alat tambahan berikut untuk memelihara catatan keuangan organisasi.

1. Antarmuka ujung depan: Tautan interaktif memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan database back-end. Misalnya, sistem akuntansi dapat menangani transaksi yang berkaitan dengan pembelian produk melalui tanda terima pembelian yang muncul di layar operator entri data. Ketika data yang diperlukan dimasukkan, itu disimpan dalam database back-end.
2. Database ujung belakang: Di situlah data yang dimasukkan disimpan. Itu tetap tidak terlihat oleh pengguna dan merespons sesuai dengan perintah yang mereka masukkan tetapi dalam lingkup akses pengguna.
3. Pengolahan data: Ini adalah serangkaian tindakan untuk mengubah data yang dimasukkan menjadi informasi yang berguna untuk membuat keputusan.
4. Sistem pelaporan: Seperangkat objek yang terkoordinasi membentuk laporan.

Data transaksi yang dikelola oleh sistem Komputerisasi digunakan untuk tujuan berikut.

1. Membuat laporan keuangan bulanan.
2. Mengajukan pengembalian pajak.
3. Membuat laporan keuangan tahunan.
4. Melengkapi informasi keuangan lainnya untuk memverifikasi profitabilitas, operasi, dan efisiensi organisasi yang bersangkutan.

Dengan munculnya penyimpanan dan sistem cloud, penyimpanan dan pengambilan akun keuangan menjadi jauh lebih mudah. Mati adalah hari-hari ketika data perlu disimpan dalam disket, CD-ROM, dan hard disk. Organisasi sekarang hanya dengan beberapa klik untuk mengunduh cadangan mereka yang disimpan di cloud.

Kelebihan Komputerisasi Akuntansi 

Saat ini, komputerisasi akuntansi telah muncul sebagai metode akuntansi yang dominan di organisasi besar dan perusahaan multinasional, dan itu tentu bukan tanpa alasan.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan utama dari komputerisasi akuntansi:

1. Cepat: Akuntansi, secara umum, adalah pekerjaan yang membosankan. Namun, dengan munculnya perangkat lunak akuntansi, hal itu tidak lagi dianggap memakan waktu.
2. Akurat dan Andal: Probabilitas kesalahan perhitungan lebih rendah dalam akuntansi terkomputerisasi, tidak seperti di akuntansi manual, sebagian besar data harus dimasukkan hanya sekali untuk tindakan terkait akuntansi berikutnya. 
3. Dijamin: Dibandingkan dengan salinan akuntansi fisik seperti buku besar dan jurnal, informasi terkait transaksi tetap lebih aman di komputer dengan keuntungan mengambilnya kapan saja dan di mana saja.
4. Dapat diukur: Tidak seperti akuntansi manual, akuntansi terkomputerisasi dapat menangani transaksi berskala besar. Satu-satunya hal yang diperlukan adalah beberapa operator tambahan.
5. Memungkinkan standardisasi: Komputerisasi akuntansi menghasilkan data yang akurat, rapi dan seragam. Ini mencegah kekacauan dan monoton pekerjaan berulang. Semua faktor ini berkontribusi pada standarisasi proses akuntansi.
6. Otomasi: Alasan utama mengapa akuntansi terkomputerisasi menjadi begitu populer adalah karena ia terdiri dari format akuntansi yang ditentukan pengguna yang memungkinkan pembuatan dokumen keuangan secara otomatis hanya dengan beberapa klik.

Kekurangan Komputerisasi Akuntansi 

Terlepas dari berbagai manfaatnya, akuntansi terkomputerisasi bukannya tanpa keterbatasan. Namun, keterbatasan tersebut muncul terutama dari lingkungan operasi akuntansi semacam ini.

Berikut ini adalah beberapa kerugian signifikan dari komputerisasi akuntansi.

1. Harga tinggi:  Akuntansi terkomputerisasi membutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak akuntansi yang canggih. Selain itu, dibutuhkan personel yang paham teknologi. Semua faktor ini meningkatkan pengeluaran keseluruhan organisasi yang bersangkutan secara substansial.
2. Oposisi Personil: Ketika semuanya terotomatisasi, organisasi mempertimbangkan untuk menyingkirkan karyawan yang berlebihan dengan hati-hati. Mentalitas ini menimbulkan ketakutan dan kesusahan di antara karyawan yang ada, yang menentang langkah otomatisasi tersebut.
3. Kegagalan sistem: Probabilitas sistem crash karena kerusakan perangkat lunak atau kegagalan perangkat keras adalah salah satu batasan paling menonjol dari akuntansi terkomputerisasi.
4. Pelanggaran keamanan: Tidak ada kekurangan peretas di dunia digital saat ini. Oleh karena itu, pelanggaran keamanan dan kebocoran informasi merupakan batasan penting dari komputerisasi akuntansi.
5. Ketidakmampuan untuk memeriksa kesalahan tak terduga: Komputer hanya dapat mengantisipasi dan mengubah kesalahan yang telah ditentukan oleh format akuntansi pengguna. Itu tidak dapat mendeteksi kesalahan acak.

Referensi

1. http://www.icommercecentral.com/open-access/factor-affecting-the-computerised-accounting-system-cas-usage-in-public-sector-1-29.php?aid=37965

Terakhir Diperbarui : 14 Oktober 2023