Le riunioni sono il processo di comunicazione di gruppo in cui diverse persone si riuniscono e discutono della loro attività o di altre cose correlate. Sia l'ordine del giorno che il verbale sono una parte vitale dell'Assemblea.
Punti chiave
- Un ordine del giorno è un elenco di argomenti da discutere, mentre i verbali registrano ciò che è stato discusso e deciso.
- Gli ordini del giorno vengono redatti prima di una riunione per informare i partecipanti sugli argomenti da trattare, mentre i verbali vengono redatti dopo la riunione per documentare le decisioni prese.
- L'ordine del giorno è una guida per tenere traccia della riunione, mentre i verbali servono come registrazione ufficiale dei lavori della riunione.
Ordine del giorno vs verbale
L'ordine del giorno è un elenco di argomenti da discutere in una riunione, mentre i verbali sono una registrazione scritta di ciò che è stato discusso e deciso in una conferenza. L'ordine del giorno stabilisce il programma della riunione e il verbale ne registra l'esito. Un ordine del giorno delinea gli argomenti e l'ordine in cui saranno discussi. Il verbale include i nomi dei partecipanti e una sintesi dei punti principali affrontati.
L'ordine del giorno è l'elenco preparato prima della riunione, contenente tutti gli argomenti essenziali da discutere. Viene inviato a tutti i soci ed è approvato solo dal Presidente.
Il verbale è la registrazione di tutti gli argomenti discussi nella riunione; viene preparato dopo la fine della sessione dal segretario e confermato dal presidente dopo aver ottenuto l'approvazione dei suoi membri. È fondamentale in quanto contiene tutti i dettagli della riunione.
Tavola di comparazione
| Parametro di confronto | Programma | Minuti |
|---|---|---|
| Significato | Elenca tutti gli argomenti che devono essere discussi. | Registra tutte le discussioni. |
| Impiego | Utile nella discussione per il presidente. | Serve come prova per le decisioni. |
| PREPARAZIONE | Preparato prima della riunione | Preparato dopo la riunione |
| Registrazione | Avviso di convocazione | Ha un libro separato |
| Scritto (teso) | Scritto al futuro | Scritto al passato |
Che cos'è l'ordine del giorno?
Un'agenda è un piano che consiste in argomenti e attività che devono essere discussi durante la riunione. Un ordine del giorno è redatto dal segretario e distribuito tra i membri prima della riunione.
Non è mai scritto al presente o al passato ma è sempre nel futuro perché preparato in anticipo.
Cose importanti che un'agenda dovrebbe includere:
- Posizione
- Data
- Orari
- Argomento
- Descrizione dell'argomento
- Tempo distribuito per ogni argomento
- Nome di ciascun membro
Importanza dell'ordine del giorno
- Spiega gli obiettivi: l'agenda ha lo scopo principale di definire in dettaglio gli obiettivi della riunione. Crea caos se gli obiettivi della conferenza non sono chiari a tutti i membri del forum. Quindi risolve questo problema.
- Tempo di preparazione: dà tempo al proprio membro per prepararsi e conoscere tutte le informazioni sulle attività che verranno discusse nella riunione. Quindi non hanno la scusa di non aver avuto il tempo di prepararsi.
- Mantieni il focus: l'agenda riduce tutti gli sprechi di tempo e mantiene il focus della riunione in modo che tutto venga adeguatamente discusso senza perdere molto tempo.
Cosa sono i minuti?
Verbale, o verbale di riunione, è una nota dettagliata di tutto ciò che è accaduto durante la riunione. E' la conclusione dell'adunanza preparata al termine dell'adunanza dal segretario dopo averne discusso con tutti i componenti.
A differenza dell'ordine del giorno, il verbale della riunione non è mai scritto al futuro o al presente. È sempre scritto al passato e il motivo è che viene preparato dopo la fine della riunione.
Elementi da includere:
- Ora e data degli incontri
- Nome dei membri
- Tutti gli argomenti sono stati discussi in dettaglio.
- Decisioni prese
Il verbale dell'Assemblea è essenziale per i seguenti motivi:
- Tutela legale e prova: registra tutti gli argomenti discussi e le attività che sono state discusse; pertanto, qualora siano richieste eventuali formalità legali, funge da tutela legale.
- Provide Guidance: guida in quanto contiene informazioni dettagliate su tutte le attività e gli argomenti e le decisioni prese durante la riunione.
- Utile mentre si apportano le modifiche necessarie richieste dopo aver discusso tutti gli aspetti.
- Risparmia molto tempo poiché tutti conoscono i rispettivi ruoli.
- È utile per coloro che, per qualche motivo, hanno perso l'incontro. Pertanto, acquisiscono tutta la conoscenza attraverso di essa.
Principali differenze tra agenda e verbale
- Agenda è l'elenco dettagliato della sequenza degli eventi della riunione; è un verbale che contiene gli argomenti che devono essere discussi, mentre il verbale è l'annotazione dell'incrocio di tutto ciò che è stato discusso.
- L'ordine del giorno è utile per il presidente ei membri in quanto conoscono in anticipo tutti gli argomenti per la discussione. I verbali delle adunanze, invece, sono sostanziali prove e prove di quanto è stato discusso.
- L'ordine del giorno è predisposto prima dell'assemblea dal segretario e inviato al socio dopo l'approvazione del Presidente. Il Verbale dell'Assemblea, invece, viene redatto dopo l'adunanza dal segretario, approvato dai soci, ed infine confermato dal Presidente.
- L'ordine del giorno non ha un libro proprio e quindi viene annotato nell'avviso di convocazione, mentre il verbale è un libro di verbalizzazione detto libro dei verbali.
- A causa della sua preparazione, l'agenda è sempre scritta al futuro e, poiché i verbali vengono preparati alla fine, è sempre scritta al passato.
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