Ordine del giorno vs minuti: differenza e confronto

Le riunioni sono il processo di comunicazione di gruppo in cui diverse persone si riuniscono e discutono della loro attività o di altre cose correlate. Sia l'ordine del giorno che il verbale sono una parte vitale dell'Assemblea.

Punti chiave

1. Un ordine del giorno è un elenco di argomenti da discutere, mentre i verbali registrano ciò che è stato discusso e deciso.
2. Gli ordini del giorno vengono redatti prima di una riunione per informare i partecipanti sugli argomenti da trattare, mentre i verbali vengono redatti dopo la riunione per documentare le decisioni prese.
3. L'ordine del giorno è una guida per tenere traccia della riunione, mentre i verbali servono come registrazione ufficiale dei lavori della riunione.

Ordine del giorno vs verbale

L'ordine del giorno è un elenco di argomenti da discutere in una riunione, mentre i verbali sono una registrazione scritta di ciò che è stato discusso e deciso in una conferenza. L'ordine del giorno stabilisce il programma della riunione e il verbale ne registra l'esito. Un ordine del giorno delinea gli argomenti e l'ordine in cui saranno discussi. Il verbale include i nomi dei partecipanti e una sintesi dei punti principali affrontati.

L'ordine del giorno è l'elenco preparato prima della riunione, contenente tutti gli argomenti essenziali da discutere. Viene inviato a tutti i soci ed è approvato solo dal Presidente.

Il verbale costituisce il verbale di tutti gli argomenti trattati in assemblea; è preparato dopo la fine della sessione dal segretario e confermata dal presidente dopo aver ottenuto l'approvazione dei suoi membri. È fondamentale in quanto contiene tutti i dettagli dell'incontro.

Tavola di comparazione

Parametro di confronto	Diaro	Minuti
Significato	Elenca tutti gli argomenti che devono essere discussi.	Registra tutte le discussioni.
Impiego	Utile nella discussione per il presidente.	Serve come prova per le decisioni.
PREPARAZIONE	Preparato prima della riunione	Preparato dopo la riunione
Registrazione	Avviso di convocazione	Ha un libro separato
Scritto (teso)	Scritto al futuro	Scritto al passato

Che cos'è l'ordine del giorno?

Un'agenda è un piano che consiste in argomenti e attività che devono essere discussi durante la riunione. Un ordine del giorno è redatto dal segretario e distribuito tra i membri prima della riunione.

Non è mai scritto al presente o al passato ma è sempre nel futuro perché preparato in anticipo.

Cose importanti che un'agenda dovrebbe includere:

1. Dove
2. Data
3. Orari
4. Argomento 
5. Descrizione dell'argomento
6. Tempo distribuito per ogni argomento
7. Nome di ciascun membro

Importanza dell'ordine del giorno

1. Spiega il Obiettivi d'Esame: l'ordine del giorno ha lo scopo primario di definire nel dettaglio gli obiettivi della riunione. Si crea il caos se gli obiettivi della conferenza non sono chiari a tutti Forum membro. Quindi risolve questo problema.
2. Tempo per la preparazione: dà tempo al suo membro per prepararsi e conoscere tutto il informazioni sulle attività che saranno discusse durante la riunione. Quindi non hanno la scusa che non hanno avuto il tempo di essere preparati.
3. Mantieni il focus: l'agenda riduce tutti gli sprechi di tempo e mantiene il focus della riunione in modo che tutto venga adeguatamente discusso senza perdere molto tempo.

Cosa sono i minuti?

Verbale, o verbale di riunione, è una nota dettagliata di tutto ciò che è accaduto durante la riunione. E' la conclusione dell'adunanza preparata al termine dell'adunanza dal segretario dopo averne discusso con tutti i componenti.

A differenza dell'ordine del giorno, il verbale della riunione non è mai scritto al futuro o al presente. È sempre scritto al passato e il motivo è che viene preparato dopo la fine della riunione.

Elementi da includere:

1. Ora e data degli incontri
2. Nome dei membri
3. Tutti gli argomenti sono stati discussi in dettaglio.
4. Decisioni prese

Il verbale dell'Assemblea è essenziale per i seguenti motivi: 

1. Tutela legale e prova: registra tutti gli argomenti discussi e le attività che sono state discusse; pertanto, qualora siano richieste eventuali formalità legali, funge da tutela legale. 
2. Provide Guidance: guida in quanto contiene informazioni dettagliate su tutte le attività e gli argomenti e le decisioni prese durante la riunione.
3. Utile mentre si apportano le modifiche necessarie richieste dopo aver discusso tutti gli aspetti.
4. Risparmia molto tempo poiché tutti conoscono i rispettivi ruoli.
5. È utile per coloro che, per qualche motivo, hanno perso l'incontro. Pertanto, acquisiscono tutta la conoscenza attraverso di essa.

Principali differenze tra agenda e verbale

1. Agenda è l'elenco dettagliato della sequenza degli eventi della riunione; è un verbale che contiene gli argomenti che devono essere discussi, mentre il verbale è l'annotazione dell'incrocio di tutto ciò che è stato discusso.
2. L'ordine del giorno è utile per il presidente ei membri in quanto conoscono in anticipo tutti gli argomenti per la discussione. I verbali delle adunanze, invece, sono sostanziali prove e prove di quanto è stato discusso.
3. L'ordine del giorno è predisposto prima dell'assemblea dal segretario e inviato al socio dopo l'approvazione del Presidente. Il Verbale dell'Assemblea, invece, viene redatto dopo l'adunanza dal segretario, approvato dai soci, ed infine confermato dal Presidente.
4. L'ordine del giorno non ha un libro proprio e quindi viene annotato nell'avviso di convocazione, mentre il verbale è un libro di verbalizzazione detto libro dei verbali.
5. A causa della sua preparazione, l'agenda è sempre scritta al futuro e, poiché i verbali vengono preparati alla fine, è sempre scritta al passato.

Riferimenti

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Ultimo aggiornamento: 11 giugno 2023