Differenza tra contabilità manuale e computerizzata (con tabella)

Contabilità manuale vs computerizzata

Il differenza tra contabilità manuale e computerizzata è che la contabilità manuale è dove tutte le transazioni finanziarie sono mantenute in un registro o in un libro contabile e nella contabilità informatizzata tutte le transazioni finanziarie sono registrate in un software di contabilità.

La contabilità manuale è lenta, mentre la contabilità computerizzata è relativamente più veloce. L'errore di calcolo potrebbe verificarsi nella contabilità manuale ma non nella contabilità computerizzata.

Tabella di confronto tra contabilità manuale e computerizzata

Parametro di confrontoContabilità manualeContabilità computerizzata
DefinizioneUtilizza libri e registri fisici per registrare i dati finanziari.Utilizza un computer con software finanziario per raccogliere dati finanziari elettronicamente.
DocumentareLa documentazione è raggiungibile tramite libro di entrata originaleUn database personalizzato viene utilizzato per registrare il contenuto dei dati.
CalcoloUno esegue tutti i calcoli a mano.Il sistema informatico esegue i calcoli dopo averlo alimentato con i dati.
Precisioneincline agli erroriIl software conferma le transazioni rendendo improbabile la registrazione di un errore
Bilancio d'esercizioI contabili lo sviluppano alla fine di ogni anno fiscale o trimestre.È sempre pronto.
Bilancio di provaSi prepara quando serveFornisce un saldo di prova ogni giorno
VelocitàLentoRelativamente più veloce
BackupÈ difficile eseguire il backup dei datiÈ possibile salvare le voci delle transazioni ed eseguirne facilmente il backup.

Che cos'è la contabilità manuale?

Prima dell'introduzione del sistema finanziario computerizzato, i contabili eseguivano manualmente tutti i processi contabili utilizzando sistemi contabili cartacei come voucher, giornali e libri contabili per archiviare e analizzare le transazioni finanziarie. Alcune piccole organizzazioni e aziende utilizzano ancora questo metodo.

Un sistema manuale è più conveniente perché non è necessario acquistare computer e software o formare i dipendenti.

Un sistema manuale può anche essere più sicuro perché non è necessario utilizzare Internet per trasferire i dati all'IRS o ai contabili. Il sistema di contabilità manuale non presenta inconvenienti poiché può funzionare anche in assenza di elettricità, a differenza di una configurazione di un sistema informatico.

Tuttavia, durante l'utilizzo del sistema di contabilità manuale possono verificarsi errori umani come la trasposizione di cifre, l'omissione di una transazione e così via.

Nella contabilità manuale è necessaria una strategia per correggere gli errori in modo efficiente. Puoi usare un nastro da calcolatrice su ogni pagina del libro mastro generale e del diario per assicurarti che i totali siano corretti.

Che cos'è la contabilità computerizzata?

Un sistema di contabilità computerizzato comprende sistemi informatici e software.

Il software è progettato per tenere traccia delle transazioni contabili dell'azienda, con l'intenzione di produrre report finanziari mensili, informazioni sulla dichiarazione dei redditi, rendiconti finanziari annuali e altre configurazioni di report finanziari che analizzano l'efficienza, la redditività e le operazioni di un'azienda.

I due elementi essenziali principali includono:

  1. Procedura operativa: Un metodo corretto di funzionamento del sistema per archiviare ed elaborare i dati.
  2. Quadro contabile: Consiste nella struttura di raggruppamento e nei principi per la conservazione dei record.

Le aziende con software di contabilità computerizzata possono personalizzare il software per ospitare entità aziendali in diverse aree, più valute e le loro filiali che vendono vari prodotti.

I vantaggi della contabilità computerizzata includono errori minimi, migliore efficienza, minori spese operative e lavoro di migliore qualità.

Principali differenze tra contabilità manuale e contabilità computerizzata

Velocità

I sistemi di contabilità computerizzata sono molto più veloci dei sistemi di contabilità manuale. Il tempo necessario per inserire i dati può essere quasi lo stesso per entrambi i sistemi. Tuttavia, un sistema computerizzato aiuta gli utenti nel conteggio dei risultati.

I computer generano report rapidamente e puoi modificare i parametri semplicemente facendo clic e scegliendo le opzioni invece di aggiungere intere colonne di numeri. I sistemi computerizzati sono soggetti a difetti e bug che possono rallentarti.

Anche se i sistemi manuali generano i dati più lentamente, è possibile prevedere facilmente quanto tempo occorrerà per eseguire diverse funzioni quando si utilizza un sistema manuale.

Affidabilità

Per accedere ai dati nei sistemi informatici, l'hardware del computer deve essere affidabile. Se il sistema si blocca o si arresta in modo anomalo, l'accesso ai record potrebbe essere impossibile.

Puoi mitigare questo rischio aggiornando il tuo software e gestendo bene i tuoi computer. Tuttavia, non sai mai quando il tuo sistema può essere di nuovo attivo e funzionante.

La contabilità manuale avviene in libri mastri che sono sempre disponibili per la visualizzazione e l'utilizzo. Tuttavia, è possibile danneggiare o smarrire i record fisici. È possibile fotocopiare i record manuali per eseguire il backup dei dati, ma la procedura di backup dei file digitali è molto più semplice.

Semplicità

I proprietari di attività commerciali o contabili fanno tutti i calcoli in un sistema di contabilità manuale. Aggiungono e sottraggono le transazioni manualmente. Tuttavia, nella contabilità computerizzata, il software esegue i calcoli automaticamente.

  1. Nella contabilità manuale, si identificano le transazioni annualmente. I sistemi di contabilità informatizzata identificano automaticamente le transazioni.
  2. Nel sistema di contabilità manuale, è necessario registrare manualmente i saldi dei conti nel libro mastro; pertanto, il bilancio di verifica viene preparato manualmente. Un sistema di contabilità informatizzata produce automaticamente il bilancio di verifica.
  3. Nella contabilità manuale, si prepara un bilancio di verifica quando richiesto, ma nella contabilità computerizzata il bilancio di verifica è disponibile su richiesta.

Domande frequenti (FAQ) sulla contabilità manuale e sulla contabilità computerizzata

Perché un sistema computerizzato è meglio di un manuale?

Un sistema informatizzato è migliore rispetto al sistema manuale per il seguente motivo:

  1. Velocità: La differenza principale tra i sistemi manuali e quelli elettronici è la velocità. Il programma software di audit non solo perfeziona le informazioni, oltre a creare report molto più velocemente rispetto ai sistemi pratici, ma consente inoltre un'immissione dei dati molto più rapida.
  2. Precisione: La contabilità manuale standard è faticosa. I sistemi di contabilità computerizzata consentono ai professionisti della contabilità di elaborare più informazioni rispetto al passato creando registrazioni finanziarie precise.
  3. Automazione: La contabilità manuale è più faticosa rispetto alla contabilità digitale. Devi includere le colonne in modo accurato, ricontrollare il tuo lavoro e scrivere letteralmente in numeri.
  4. Assimilazione della contabilità con altri processi aziendali: La contabilità è interconnessa con altri processi organizzativi, come acquisti, vendite, operazioni bancarie, imposte e così via. Nella contabilità elettronica basta inserire i dati una sola volta e tutti i processi incorporati sono curati quanto necessario.
  5. Copertura: L'audit digitale consente un rapido accesso ai dati. Sì, il sistema informatizzato è migliore del sistema manuale.

Qual è la differenza tra i file del computer e i file manuali?

In caso di catastrofe fisica sul posto di lavoro, l'utilizzo di software per la gestione della carta consente di recuperare tutti i documenti tramite una normale attività di "ripristino da backup".

I principali vantaggi del monitoraggio dei documenti digitali sono:

  1. Amministrazione di file elettronici libera il tuo team dalla fatica dell'archiviazione di documenti cartacei e strumenti aggiuntivi intuitivi aiutano a semplificare le procedure di lavoro.
  2. Robusta dichiarazione di adattabilità, lo stesso documento potrebbe essere archiviato su più riferimenti, ad esempio Numero documento, Nome e Giorno, il che non sarebbe possibile utilizzando documenti cartacei.
  3. Integrazione della dichiarazione di altri dati elettronici, così come i documenti cartacei, ti consente di ottenere una struttura di dichiarazione coerente e logica per tutti i tuoi file.

Quali sono le caratteristiche della contabilità informatizzata?

Di seguito le caratteristiche della contabilità informatizzata:

  1. Automazione
  2. Precisione
  3. Affidabilità
  4. Accessibilità alle informazioni
  5. Scalabile
  6. Sicurezza e protezione
  7. Più veloce
  8. Visual
  9. Conveniente

Quali sono i tipi di software di contabilità?

A seconda del tipo di operazioni, i sistemi contabili rientrano in quattro categorie.

Ecco un breve riassunto:

  1. Sistemi di fatturazione e fatturazione
  2. Sistemi di amministrazione del libro paga
  3. Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali
  4. Sistemi di monitoraggio del tempo e della spesa

Quali sono i componenti del sistema di contabilità informatizzata?

I componenti standard del sistema di contabilità informatizzata sono:

  1. Le transazioni dell'organizzazione vengono valutate.
  2. Le transazioni sono registrate.
  3. Le voci vengono pubblicate nei conti contabili
  4. Dai saldi dei conti viene preparato un saldo di prova.
  5. Gli account vengono rivisti e vengono apportate le modifiche necessarie.
  6. Le modifiche vengono caricate nel libro mastro per preparare l'equilibrio di prova modificato.
  7. L'equilibrio di prova riadattato viene utilizzato per preparare la relazione annuale, nonché il conto delle entrate e delle perdite.
  8. I rendiconti finanziari sono preparati dall'ultimo libro mastro riadattato e bilanciando i conti.

Conclusione

Sia i sistemi manuali che quelli informatici hanno i loro pregi e difetti. Tuttavia, i sistemi automatizzati semplificano il lavoro, il che è il benvenuto, soprattutto per le grandi organizzazioni.

È difficile controllare i conti, utilizzando il sistema di contabilità manuale perché il numero di transazioni finanziarie aumenta ogni giorno. È necessario uno sforzo maggiore per aggiornare ogni transazione nei conti interessati.

I sistemi manuali sono adatti per le piccole imprese e non funzionano in modo efficiente in aziende che hanno molte transazioni finanziarie.

Riferimenti

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008
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