Cos'è Microsoft Teams? Guida completa per [2025]

Cos'è Microsoft Teams

Microsoft Teams è un software di collaborazione di team basato su cloud che fa parte della suite di applicazioni Microsoft 365 e Office 365. Le sue funzionalità principali includono messaggistica aziendale, chiamate, riunioni video e condivisione di file, rendendolo adatto ad aziende di tutte le dimensioni.

Come piattaforma di comunicazione aziendale, Teams offre uno spazio di lavoro collaborativo basato su chat. Puoi comunicare con i membri del tuo team tramite messaggistica in tempo reale, chiamate audio e riunioni video. La piattaforma è progettata per aiutare la tua organizzazione a collaborare in modo efficace, sia che lavori in remoto o in ufficio.

Oltre alle funzionalità di comunicazione, Microsoft Teams si integra con varie applicazioni Microsoft e di terze parti, migliorando la produttività e semplificando i flussi di lavoro. Puoi accedere e condividere facilmente file da OneDrive, SharePoint e altre applicazioni supportate all'interno dell'interfaccia di Teams.

Per ottenere il massimo da Microsoft Teams, dovresti utilizzare le sue funzionalità e personalizzazioni integrate. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la tua esperienza:

• Utilizza i canali: organizza le conversazioni e gli spazi di lavoro del tuo team in diversi canali, semplificando la collaborazione su progetti o argomenti specifici.
• Usa le scorciatoie da tastiera: aumenta la tua efficienza imparando e utilizzando le scorciatoie da tastiera disponibili per le azioni comuni in Teams.
• Imposta notifiche: personalizza le impostazioni di notifica per rimanere informato sugli aggiornamenti importanti senza essere sopraffatto da avvisi non necessari.
• Approfitta dei bot: sfrutta la potenza dei bot integrati e personalizzati per automatizzare le attività, raccogliere informazioni e semplificare i flussi di lavoro.

Acquisendo familiarità con le funzionalità di Microsoft Teams, personalizzando le impostazioni e integrandolo con gli strumenti e i processi esistenti, puoi collaborare efficacemente con i tuoi colleghi e migliorare la produttività della tua organizzazione.

Funzionalità principali di Microsoft Teams

Chat e collaborazione

Microsoft Teams offre uno spazio di lavoro semplificato basato su chat per consentire al tuo team di collaborare in modo efficace. La piattaforma supporta la messaggistica individuale e di gruppo con conversazioni concatenate e persistenti. Trasforma facilmente una chat di gruppo o individuale in una chiamata vocale o video, migliorando la comunicazione e la collaborazione all'interno della tua organizzazione. Alcune altre funzionalità includono:

• Formattazione RTF ed emoji
• Collaborazione in tempo reale sui documenti
• Integrazione con altre app Microsoft e strumenti di terze parti

Video Conferencing

La videoconferenza è una funzionalità fondamentale di Microsoft Teams, poiché aiuta i team a rimanere in contatto attraverso riunioni faccia a faccia, indipendentemente dalla posizione. Con la videoconferenza puoi:

• Pianifica e partecipa a riunioni online
• Configura le impostazioni audio e video prima di una chiamata
• Condividi il tuo schermo per le presentazioni
• Utilizza la sfocatura dello sfondo o sfondi virtuali per un aspetto professionale
• Registrare le riunioni per riferimento futuro

Condivisione e archiviazione di file

Microsoft Teams si integra perfettamente con OneDrive, SharePoint e altre soluzioni di archiviazione di file, semplificando la condivisione e l'accesso ai documenti all'interno del tuo team. Le principali funzionalità di condivisione e archiviazione dei file includono:

• Caricamento e condivisione di file direttamente in una conversazione
• Collabora sui documenti in tempo reale
• Utilizza il controllo della versione integrato e il ripristino dei file
• Imposta le autorizzazioni e gestisci l'accesso ai file
• Archivia i file in modo sicuro nel cloud Microsoft

Compatibilità del sistema operativo

Microsoft Teams è progettato per funzionare su vari sistemi operativi, garantendoti la possibilità di collaborare in modo efficace con il tuo team, indipendentemente dai dispositivi che utilizzi. La compatibilità inizia con le ultime due principali versioni iOS per utenti iPhone e iPad, mentre anche i possessori di dispositivi Android dovrebbero mantenere aggiornati i propri sistemi operativi per la migliore esperienza.

Per gli utenti desktop, Microsoft Teams è compatibile con le piattaforme Windows e macOS. È una buona idea verificare i requisiti hardware specifici per il tuo computer Windows o Mac per garantire prestazioni ottimali. Inoltre, Microsoft Teams supporta vari browser Web, come Google Chrome, Microsoft Edge e Mozilla Firefox. Assicurati di utilizzare sempre un browser aggiornato per un'esperienza Teams ottimale.

Alcune funzionalità, come l'effetto video opzionale "Sfoca lo sfondo" su iOS, richiedono specifiche minime del dispositivo, ad esempio un iPhone 7 o successivo, un iPad 2018 (sesta generazione) o successivo o un iPod touch 6 (settima generazione). Anche un sistema operativo iOS 2019 o superiore è fondamentale per queste funzionalità. L'aggiornamento del tuo dispositivo alla versione più recente ti garantisce di poter accedere a tutti gli strumenti e i servizi disponibili quando utilizzi Microsoft Teams.

In sintesi, mantenere i dispositivi aggiornati con i requisiti hardware e del sistema operativo più recenti è fondamentale per garantire una compatibilità perfetta con Microsoft Teams. Ciò ti consentirà di collaborare in modo efficace con i membri del tuo team e di sfruttare al massimo le funzionalità della piattaforma.

Integrazione con altre applicazioni

Integrazione con Office 365

Microsoft Teams si integra perfettamente con le applicazioni Office 365, aiutandoti a migliorare la collaborazione e la produttività. Con Teams puoi accedere e condividere facilmente file da Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Ad esempio, puoi collaborare alla creazione di un documento con i tuoi colleghi in tempo reale mentre discuti le modifiche durante una chiamata di Teams.

Un'altra integrazione chiave è con SharePoint. Puoi lavorare direttamente con siti, raccolte documenti ed elenchi di SharePoint all'interno di Teams per mantenere organizzati tutti i file e le informazioni importanti. Inoltre, Teams lavora a stretto contatto con Exchange, fornendo funzionalità avanzate per riunioni, pianificazione e notifiche e-mail.

Integrazioni di terze parti

Microsoft Teams non solo funziona bene con le applicazioni Office 365, ma supporta anche l'integrazione con un'ampia gamma di app di terze parti, adatte a vari casi d'uso e settori. Puoi trovare numerose app adatte alle tue esigenze nell'App Store di Teams ed ecco alcune categorie popolari:

• Gestione dei progetti: app come Trello, Asana e Monday.com ti aiutano a monitorare e gestire i progetti direttamente all'interno di Teams.
• Comunicazione: migliora la comunicazione con strumenti come Zoom, Polly (sondaggi e sondaggi) e Mural (collaborazione visiva).
• Collaborazione file: i servizi di condivisione file come Box, Dropbox e Google Drive possono essere integrati in Teams per una collaborazione più semplice.

Durante l'integrazione con Microsoft Teams, ricorda che gli utenti devono disporre di una licenza adeguata per accedere alle applicazioni Office 365 e ad alcuni servizi di terze parti. Integrando varie app all'interno di Microsoft Teams, creerai un'esperienza unificata per massimizzare la produttività e semplificare la comunicazione sul posto di lavoro.

Sicurezza e conformità di Microsoft Teams

Funzionalità sulla privacy

Microsoft Teams è progettato pensando alla privacy. Offre autenticazione a due fattori a livello di team e di organizzazione per proteggere l'accesso degli utenti. Inoltre, supporta single sign-on tramite Active Directory, che semplifica il processo di autenticazione degli utenti mantenendo un elevato livello di sicurezza.

Sicurezza dei dati

I team garantiscono la protezione dei tuoi dati sia in transito che a riposo:

• crittografia: i file condivisi all'interno di Teams vengono archiviati in SharePoint e supportati dai suoi meccanismi di crittografia, mentre le note vengono archiviate in OneNote con il supporto di crittografia di OneNote.
• Conformità: Microsoft Teams segue i principi Microsoft Security Development Lifecycle (SDL), creando un sistema di comunicazione unificato sicuro sottoposto a modellazione delle minacce e test approfonditi delle funzionalità.
• Partner sviluppatori Microsoft 365: Microsoft collabora con i partner per fornire informazioni essenziali su sicurezza, gestione dei dati e conformità per le app e i componenti aggiuntivi di Microsoft Teams. Ciò aiuta le organizzazioni a prendere decisioni informate sugli strumenti che utilizzano all'interno di Teams.

Incorporando queste funzionalità di privacy e misure di sicurezza dei dati, Microsoft Teams si impegna a creare un ambiente sicuro e conforme per la collaborazione e la comunicazione all'interno dell'organizzazione.

Come iniziare con Microsoft Teams

Processo di installazione

Per iniziare con Microsoft Teams, devi prima installare l'app sul tuo dispositivo. Puoi trovare l'app per la tua piattaforma preferita nei seguenti modi:

• Per gli utenti desktop: visita il Pagina di download di Microsoft Teams e scegli la versione per Windows, macOS o Linux.
• Per gli utenti mobili: scarica l'app Microsoft Teams da Google Play (Android) o App Store (IOS).

Una volta scaricato e installato, accedi con il tuo account Microsoft o creane uno nuovo se non ne hai uno.

Creazione e gestione dei team

Dopo aver effettuato l'accesso, puoi iniziare a creare e gestire team in Microsoft Teams. Ecco come:

1. Crea una nuova squadra: fai clic sulla scheda "Squadre" nella barra laterale sinistra, quindi fai clic su "Partecipa o crea una squadra" in basso. Scegli "Crea team" e fornisci un nome, una descrizione e le impostazioni sulla privacy (pubbliche o private).
2. Aggiungere membri: una volta creato il tuo team, puoi aggiungere membri facendo clic sul pulsante "Altre opzioni" (...) accanto al nome del tuo team e quindi selezionando "Aggiungi membri". Inserisci i nomi, gli indirizzi email o i nomi utente dei membri del tuo team e loro riceveranno una notifica per unirsi al team.
3. Organizzare i canali: i canali sono sottosezioni del team in cui possono verificarsi conversazioni o attività specifiche. Per creare un canale, fai clic sul pulsante "Altre opzioni" (...) accanto al nome della tua squadra sul lato sinistro, quindi fai clic su "Aggiungi canale". Fornisci un nome, una descrizione e le impostazioni sulla privacy per il canale.
4. Avvia e gestisci conversazioni: fare clic su un canale per visualizzare e avviare le conversazioni. Utilizza le @menzioni per inviare notifiche a determinati membri del team e gestire le conversazioni utilizzando le risposte in thread.
5. Condividi file, pianifica riunioni e altro ancora: all'interno di un canale puoi condividere file, pianificare riunioni o collaborare su documenti utilizzando le schede in alto. Ad esempio, puoi fare clic sulla scheda "File" per condividere e collaborare sui file o sulla scheda "Riunioni" per pianificare una nuova riunione.

Seguendo questi passaggi, puoi iniziare a utilizzare efficacemente Microsoft Teams per collaborare e comunicare con i membri del tuo team.