Che cos'è la richiesta d'acquisto?
Una richiesta di acquisto, abbreviata in PR, è una richiesta formale avanzata da un individuo, dipartimento o dipendente all'interno di un'organizzazione per richiedere l'acquisto di beni o servizi. Questa richiesta avvia il processo di approvvigionamento all'interno di un'azienda e funge da documento interno utilizzato per richiedere l'approvazione per un acquisto prima che venga effettuato. Le richieste di acquisto aiutano le organizzazioni a controllare la spesa, a garantire che gli acquisti siano necessari e nel rispetto del budget e a mantenere la trasparenza nel processo di approvvigionamento.
Le richieste di acquisto vengono inviate da dipendenti o reparti che richiedono beni o servizi specifici. Queste richieste possono provenire da vari reparti all'interno di un'organizzazione, ad esempio marketing, IT, operazioni o qualsiasi altro reparto che debba effettuare un acquisto.
Che cos'è un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto (PO) è un documento giuridicamente vincolante emesso da un acquirente o un'organizzazione a un fornitore o venditore. Viene utilizzato per richiedere formalmente l'acquisto di beni o servizi e funge da offerta ufficiale per effettuare una transazione. Gli ordini di acquisto rappresentano una parte cruciale del processo di approvvigionamento e vengono utilizzati per delineare i termini e le condizioni di un contratto di acquisto.
Una volta che il fornitore o il venditore riceve l'ordine di acquisto e ne accetta i termini e le condizioni, viene formato un contratto legalmente vincolante. L'ordine di acquisto aiuta a garantire che entrambe le parti comprendano e accettino i termini della transazione, il che può aiutare a prevenire controversie e incomprensioni. Fornisce inoltre una chiara registrazione dell'acquisto a fini contabili e di revisione.
Differenza tra richiesta d'acquisto e ordine d'acquisto
- Una richiesta di acquisto è una richiesta avanzata da un dipendente o da un reparto all'interno di un'organizzazione per informare il reparto acquisti della necessità di beni o servizi specifici. Serve come documento interno per avviare il processo di approvvigionamento. L'ordine d'acquisto, invece, è un documento formale rilasciato dall'acquirente al fornitore per confermare e autorizzare l'acquisto del bene o del servizio richiesto. È un documento esterno giuridicamente vincolante che delinea i termini del contratto di acquisto.
- Una richiesta di acquisto non è un documento giuridicamente vincolante; si tratta di una richiesta interna di approvvigionamento. Un ordine d'acquisto è un documento giuridicamente vincolante che costituisce un'offerta dell'acquirente al fornitore e, una volta accettato, forma un contratto tra le due parti.
- Le richieste di acquisto richiedono l'approvazione interna da parte dei dipartimenti o dei supervisori competenti all'interno dell'organizzazione prima di poter procedere al reparto acquisti. Gli ordini d'acquisto vengono generati dal reparto acquisti dopo aver ricevuto una richiesta d'acquisto approvata. L'ufficio acquisti ha l'autorità di emettere ordini di acquisto.
- Le richieste di acquisto vengono create prima dell'ordine di acquisto e rappresentano il passaggio iniziale nel processo di approvvigionamento. Gli ordini di acquisto vengono creati dopo che la richiesta di acquisto è stata approvata e il reparto acquisti ha valutato le opzioni del fornitore e i termini negoziati.
- Una richiesta di acquisto contiene dettagli sugli articoli o servizi necessari, comprese descrizioni, quantità ed eventuali requisiti speciali. Può contenere anche il motivo della richiesta. Un ordine d'acquisto include tutti i dettagli presenti in una richiesta d'acquisto, ma va oltre specificando i termini di acquisto, le date di consegna, i termini di pagamento e altre informazioni contrattuali. È un documento più completo e formale.
Confronto tra richiesta d'acquisto e ordine d'acquisto
| Parametri di confronto | Richiesta di acquisto | Ordine di acquisto |
|---|---|---|
| Iniziatore | Dipartimento o dipendente | Ufficio approvvigionamenti o acquisti. |
| Responsabilità | Richiede beni o servizi | Autorizza la transazione di acquisto |
| Stato del documento | Documento interno | Documento esterno, giuridicamente vincolante. |
| Informazioni sui fornitori | Non specifica un fornitore | Specifica il fornitore scelto |
| Livello di autorizzazione | Richiede approvazioni interne | Rilasciato dall'ufficio acquisti |
- https://egrove.olemiss.edu/acct_inst/99/
- https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2015.072390
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