La contabilità computerizzata è il metodo new age per raccogliere, registrare e mantenere le informazioni finanziarie di un'azienda o di un'organizzazione. Questo sistema è entrato nel mondo della contabilità dopo l'avvento dei computer negli anni '1980.
Con il suo arrivo, l'elaborazione e la gestione delle informazioni finanziarie sono diventate un gioco da ragazzi per organizzazioni e aziende.
Non c'è da stupirsi che ora sia il sistema contabile predominante nella maggior parte delle aziende e organizzazioni.
Punti chiave
- La contabilità computerizzata utilizza un software per automatizzare il processo di registrazione e rendicontazione finanziaria.
- La contabilità computerizzata consente una tenuta dei registri più accurata ed efficiente, riducendo il rischio di errori e frodi.
- Il software di contabilità computerizzata può generare report sui dati finanziari in tempo reale, consentendo un migliore processo decisionale e pianificazione finanziaria.
Componenti della contabilità informatica
Un sistema contabile informatizzato è costituito dai seguenti tre componenti:
- Hardware: Si riferisce alle parti che possono essere percepite o toccate, come monitor, stampanti, unità disco e le reti cablate che le connettono.
- Software: È un insieme di istruzioni e programmi in base ai quali il computer risponde e opera.
- Umano si riferisce alle persone che accedono all'hardware e al software e che li gestiscono.
Come funziona la Contabilità Informatica?
La contabilità computerizzata comporta l'utilizzo di una serie di programmi per computer o software contabili che tracciano, organizzano e gestiscono i dati delle transazioni e consentono all'utente di accedere ai dati memorizzati nel database contabile.
Ogni sistema contabile informatizzato ha due requisiti fondamentali.
- Quadro contabile: Comprende un insieme di codici, principi e struttura di raggruppamento per la tenuta dei conti.
- Procedura operativa: Implica un metodo di operazioni ben definito allineato all'ambiente operativo di un'organizzazione per l'elaborazione e l'archiviazione efficaci dei dati delle transazioni.
Poiché la contabilità computerizzata è una delle applicazioni orientate al database, richiede i seguenti strumenti aggiuntivi per mantenere i registri finanziari di un'organizzazione.
- Interfaccia front-end: Un collegamento interattivo consente all'utente di comunicare con il database back-end. Ad esempio, il sistema contabile può trattare una transazione relativa all'acquisto di prodotti attraverso una ricevuta di acquisto che appare sullo schermo dell'operatore di inserimento dati. Quando i dati richiesti vengono inseriti, vengono memorizzati nel database di back-end.
- Database di back-end: È dove vengono memorizzati i dati inseriti. Rimane invisibile all'utente e risponde in base ai comandi immessi ma all'interno dell'ambito di accesso dell'utente.
- Elaborazione dati: Si tratta di una serie di azioni per convertire i dati inseriti in informazioni utili per prendere decisioni.
- Sistema di segnalazione: Un insieme coordinato di oggetti costituisce il report.
I dati della transazione gestiti da un sistema informatizzato vengono utilizzati per i seguenti scopi.
- Generazione di rendiconti finanziari mensili.
- Presentazione dichiarazione dei redditi.
- Produzione di bilanci annuali.
- Fornire altre informazioni finanziarie per verificare la redditività, le operazioni e l'efficienza dell'organizzazione interessata.
Con l'avvento del cloud storage e dei sistemi, l'archiviazione e il recupero dei conti finanziari sono diventati molto più semplici. Andato sono i giorni in cui i dati dovevano essere archiviati su floppy, CD-ROM e hard disk. Le organizzazioni ora sono a pochi clic dal download dei propri backup archiviati nel cloud.
Vantaggi della contabilità computerizzata
Oggi, la contabilità computerizzata è emersa come il metodo di contabilità predominante nelle grandi organizzazioni e nelle multinazionali, e questo non è certo senza motivo.
Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi della contabilità computerizzata:
- Veloce: La contabilità, in generale, è un lavoro noioso. Tuttavia, con l'avvento del software di contabilità, non è più considerato dispendioso in termini di tempo.
- Preciso e affidabile: La probabilità di errore di calcolo è inferiore nella contabilità computerizzata in quanto, a differenza di contabilità manuale, la maggior parte dei dati deve essere inserita una sola volta per le successive operazioni contabili.
- Protetto: Rispetto alle copie contabili fisiche come libri mastri e giornali, le informazioni relative alle transazioni rimangono più sicure nei computer con il vantaggio di recuperarle sempre e ovunque.
- Scalabile: A differenza della contabilità manuale, la contabilità computerizzata può gestire transazioni su larga scala. L'unica cosa richiesta sono alcuni operatori aggiuntivi.
- Consente la standardizzazione: La contabilità computerizzata genera dati accurati, ordinati e uniformi. Previene il caos e la monotonia dei lavori ricorrenti. Tutti questi fattori contribuiscono a una standardizzazione del processo contabile.
- Automazione: Il motivo principale per cui la contabilità computerizzata è diventata così popolare è che comprende un formato contabile definito dall'utente che consente la generazione automatica di documenti finanziari con pochi clic.
Svantaggi della contabilità computerizzata
Nonostante i suoi vari vantaggi, la contabilità computerizzata non è priva di limitazioni. Tuttavia, tali limitazioni derivano principalmente dall'ambiente operativo di questo tipo di contabilità.
Di seguito sono riportati alcuni svantaggi significativi della contabilità computerizzata.
- Costo alto: La contabilità computerizzata richiede hardware e software di contabilità sofisticati. Oltre a ciò, richiede personale esperto di tecnologia. Tutti questi fattori aumentano notevolmente la spesa complessiva dell'organizzazione interessata.
- Opposizione del personale: Quando tutto è automatizzato, le organizzazioni considerano prudente eliminare i dipendenti in esubero. Questa mentalità genera paura e angoscia tra i dipendenti esistenti, che si oppongono a tali passaggi di automazione.
- Fallimento del sistema: La probabilità di un arresto anomalo del sistema dovuto alla corruzione del software oa guasti hardware è uno dei limiti più importanti della contabilità computerizzata.
- Violazioni della sicurezza: Non c'è carenza di hacker nel mondo digitale di oggi. Pertanto, le violazioni della sicurezza e le fughe di informazioni sono limiti essenziali della contabilità computerizzata.
- Incompetenza nel controllare gli errori imprevisti: I computer possono anticipare e correggere solo quegli errori che il formato contabile dell'utente ha definito. Non è in grado di rilevare errori casuali.
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