注文書と請求書: 違いと比較

事業を始めることは重要なステップですが、すべての手続きや活動を管理し、調整するには多大な時間と労力がかかります。

購入、出荷、配達の記録は、人々の間でビジネスを構築する際に綿密に従う必要がある主要な段階です。

ここでは、企業の監視と分類を支援する 2 つの重要なプロセスである注文書と請求書の違いについて説明します。

主要な取り組み

1. 注文書は、買い手が売り手に発行する文書で、製品、数量、および合意した価格を示します。 同時に、請求書は、提供された商品またはサービスと支払い金額の詳細を記載した、売り手から買い手に送信される文書です。
2. 注文書はトランザクションを開始し、購入者の購入意思を確認します。一方、請求書は商品またはサービスの納品後に送信され、支払いを要求します。
3. 請求書は取引の法的証拠として機能し、記録管理と税務目的で使用されますが、発注書は在庫と支出の追跡と管理に役立ちます。

注文書と請求書

注文書と請求書の違いは、注文書は、購入プロセスを規制および追跡するために、買い手が売り手に正式な文書を渡すものであるということです。 一方、請求書は、注文の完了後に販売者が顧客に正式な支払いを要求するものです。

法的拘束力のある契約は、ベンダーが注文書を承諾したときに成立します。以前は、注文書は、購入者が販売者に対して行った購入プロセスを追跡および管理するための正式な契約でした。

注文書には、顧客が購入を希望する商品とサービス、および合意された料金が指定されます。

請求書は、未払いの金額を指定し、配達された商品やサービスについて記載したリストです。 注文が完了すると、売り手は買い手に正式な料金を送信します。

請求書には、主に支払日と支払スケジュール、合計支払額、仕入先情報、利用可能なクレジット、および割引が含まれます。

比較表

比較のパラメータ	購入注文	送り状
意味	発注書を使用すると、在庫を簡単に追跡できます。	請求書は、サプライヤーが購入者に提供する支払い通知です。
生成されます	購入者が注文すると、購入注文が生成されます。	注文が完了すると、請求書が作成されます。
目的	発注書により、在庫追跡が簡単になります。	請求書は、支出と税金の評価に役立ちます。
原因となる	注文書は、在庫が過剰在庫になるのを防ぎます。	請求書を使用することで、過払いや重複支払いを回避できます。
定義する	注文書は、取引条件を指定します。	請求書は、販売確認を指定します。

注文書とは何ですか?

注文書は、購入者がプロバイダーから購入する予定のサービスと商品を指定する詳細な枠組みです。 購入者は注文書を完了し、販売者に送信します。

適切な注文書フォームは、支払い条件を含め、取得するアイテムについて両当事者が知る必要があることを完全に指定しているため、解釈の余地がありません。

さらに理解するには、社内に常に十分な事務用品を確保している XYZ 社のオフィス管理者を考えてみましょう。

管理者は上司に発注書を提出し、管理者が承認した場合、管理者は完成した文書を事務用品ベンダーに送信します。

買収プロセスを開始し、XYZ 組織の財務部門に事前にこの購入の説明を依頼します。

発注書は、調達プロセスに携わるすべての関係者が手順を定義するための正式な手段です。全員の意図が明確であるため、発注書は誤解を解消するためのガイドラインとして機能します。

注文書を使用すると、企業は支出の記録を維持できます。

発注書にアクセスできると、財務部門が予期せぬ請求書の送付に慌てることなく、将来の購入に向けて事前に準備できるため、企業の予算編成が促進されます。

請求書とは

請求書は、製品や設備の対価として支払いを求める書面による契約です。 請求に完全な調達プロセスが必要ない場合があるため、個人開業医にとっては、購入に関するチャットで十分な場合があります。

サプライヤが請求書を送信すると、支払いスケジュールと日付、合計支払額、商品またはサービスの名前と価格、割引、販売者の連絡先の詳細が含まれます。

理解を深めるために、XYZ 社が事務用品ベンダーに発注書を送信したとします (前のセグメントで説明したように)。

XYZ 社の財務部門が請求書を入手します。 すでに注文書があり、請求書の到着が事前にスケジュールされていたため、特定の日に支払いが行われます。

彼らはソースの発注書で請求書を確認しており、取引を完了するために予算を心配する必要はありませんでした。

通常、最初に請求書が送信されない限り、ベンダーには支払いが行われません。

PO は支払い要求ではありません。 代わりに、サプライヤーに何が要求され、その結果、何が請求書に記載されるかを通知します。

請求書には、正確な支払いと価格の原因が詳しく記載されています。

企業は、このデータを使用して専門的に費用を追跡および分析できます。

請求書は法的強制力のある契約ではありませんが、他の重要な側面と組み合わせると、法的強制力のある契約の一部となる可能性があります。

監査の場合、請求書は、会社が支払った金額の正確な証拠として役立ちます。

注文書と請求書の主な違い

1. 発注書は販売者に対する顧客の注文確認書であり、請求書は供給者から購入者に送信される支払い通知書です。
2. 買い手が注文すると発注書が作成され、注文が履行されると請求書が作成されます。
3. 発注書は在庫管理を簡素化し、請求書は経費と税金の計算に役立ちます。
4. 注文書は在庫が過剰になるのを防ぎますが、請求書は過払いや繰り返しの支払いを防ぎます。
5. 注文書は取引のパラメータを記述し、請求書は販売を確認します。
6. 発注書には、製品の特性、数量、価格などの顧客のニーズやその他の購入要件が含まれます。 同時に、請求書には、販売された製品、発注書で承認された数量とレート、収益、承認された発注番号などに関する情報が含まれます。 

参考情報

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12