Diferença entre agenda e minutos (com tabela)

As reuniões são o processo de comunicação do grupo, onde várias pessoas se reúnem e discutem seus negócios ou outras coisas relacionadas. Tanto a Ordem do Dia como a Ata são uma parte importante da Reunião. Ambos têm sua importância, pois a pauta apresenta os temas a serem discutidos e a ata traz o relato de todas as discussões.

Agenda x minutos

A principal diferença entre a Ordem do Dia e a Ata é que a Ordem do Dia é a lista preparada antes da reunião que contém todos os assuntos a serem discutidos e está no futuro, enquanto a Ata é a conclusão da reunião preparada ao final.

Por ordem do dia entende-se a lista preparada antes da reunião, que contém todos os tópicos importantes que devem ser discutidos na reunião. É enviado a todos os membros e aprovado apenas pelo Presidente. Dá ao membro conhecimento sobre o que será discutido.

A ata é o registro de todos os temas discutidos na reunião; é elaborado após o término da reunião pelo secretário e confirmado pelo presidente após obter a aprovação de seus membros. É importante porque contém todos os detalhes do que aconteceu na reunião.

Tabela de comparação entre a agenda e as atas

Parâmetro de ComparaçãoAgendaMinutos
SignificadoLista de todos os tópicos que precisam ser discutidos.Registro de toda a discussão.
UsoÚtil na discussão para o presidente.Serve como evidência para as decisões.
PreparaçãoPreparado antes da reuniãoPreparado após a reunião
GravaçãoAviso de reuniãoTem um livro separado
Escrito (Tenso)Escrito no tempo futuroEscrito no pretérito

O que é a agenda?

Uma Agenda é um plano que consiste em tópicos e atividades que devem ser discutidos durante a reunião. A ordem do dia é elaborada pelo secretário e distribuída entre os membros antes da reunião. Nunca é escrito no presente ou no pretérito, mas está sempre no futuro devido ao motivo de ter sido preparado com antecedência.

Coisas importantes que uma agenda deve incluir:

  1. Localização
  2. Encontro
  3. Horários
  4. Tema 
  5. Descrição do Tópico
  6. Tempo distribuído para cada tópico
  7. Nome de cada membro

Importância da agenda

  1. Explica os objetivos: a agenda serve ao propósito principal de explicar os objetivos da reunião em detalhes. Isso cria o caos se os objetivos da reunião não forem claros para todos os membros da reunião. Portanto, ele resolve esse problema.
  2. Tempo de Preparação: dá tempo ao seu integrante para se preparar e conhecer todas as informações sobre as atividades que serão discutidas na reunião. Portanto, eles não têm a desculpa de que não tiveram tempo para se preparar.
  3. Manter o Foco: a agenda elimina toda perda de tempo e mantém o foco da reunião para que tudo seja discutido de maneira adequada sem perda de muito tempo.

O que são minutos?

Ata ou conhecida como Ata da Reunião, é uma nota detalhada de tudo o que aconteceu durante a reunião. É o encerramento da reunião elaborado após o término da reunião, pelo secretário, após discussão com todos os membros. Ao contrário da ordem do dia, a ata da reunião nunca é escrita no tempo futuro ou presente. É sempre escrito no pretérito e a razão por trás disso é que é preparado após o término da reunião.

Itens a serem incluídos:

  1. Hora e data das reuniões
  2. Nome dos membros
  3. Todos os tópicos discutidos em detalhes.
  4. Decisões tomadas

A ata da reunião é importante pelos seguintes motivos: 

  1. Proteção e prova jurídica: registra todos os temas e atividades discutidos que foram discutidos; portanto, se quaisquer formalidades legais forem exigidas, ele atua como proteção legal. 
  2. Fornecer Orientação: orienta, pois contém todas as informações detalhadas sobre todas as atividades e temas e as decisões que foram tomadas na reunião.
  3. Útil ao fazer as alterações necessárias após discutir todos os aspectos.
  4. Isso economiza muito tempo, pois todos estão cientes de suas respectivas funções.
  5. É útil para quem, por algum motivo, perdeu a reunião. Portanto, eles adquirem todo o conhecimento por meio dele.

Principais diferenças entre agenda e minutos

  1. Agenda é a lista detalhada da sequência de eventos da reunião; é uma declaração que contém os assuntos a serem discutidos, enquanto a Ata é o registro da reunião de tudo o que foi discutido.
  2. A ordem do dia é útil para o presidente e os membros, pois eles conhecem todos os assuntos a serem discutidos com antecedência, enquanto as atas das reuniões servem como importante evidência e prova do que foi discutido na reunião.
  3. A ordem do dia é preparada previamente à reunião pelo secretário e enviada ao membro após aprovação do Presidente, enquanto a Ata da Reunião é lavrada após a reunião pelo secretário, aprovada pelos membros e, finalmente, confirmada pelo Presidente.
  4. A ordem do dia não possui livro próprio e, portanto, é lavrada em edital de convocação, sendo a ata o livro de registro denominado livro de atas.
  5. Devido à sua preparação, a Agenda é sempre escrita no tempo futuro, e à medida que as atas são preparadas no final, é sempre escrito no pretérito.

Conclusão

É importante preparar a ordem do dia e as atas das reuniões, uma vez que a ordem do dia estabelece as bases da reunião e as atas completam o processo da reunião. Além disso, a agenda é útil para os membros, bem como para o presidente, pois eles têm tempo para preparar os tópicos que serão discutidos e ter conhecimento deles antes do início da reunião e, por outro lado, as atas desempenham um papel importante se qualquer membro se esquece ou precisa saber as informações sobre o que tudo aconteceu durante a reunião.

Referências

  1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388
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2D vs 3D