Diferença entre contabilidade manual e informatizada (com tabela)

Contabilidade Manual vs Informatizada

o diferença entre contabilidade manual e informatizada é que a contabilidade manual é onde todas as transações financeiras são mantidas em um registro ou em um livro de contabilidade e na contabilidade informatizada todas as transações financeiras são registradas em software de contabilidade.

A contabilidade manual é lenta, por outro lado, a contabilidade computadorizada é comparativamente mais rápida. O erro de cálculo pode ocorrer na contabilidade manual, mas não na contabilidade informatizada.

Tabela de comparação entre contabilidade manual e informatizada

Parâmetro de ComparaçãoContabilidade ManualContabilidade informatizada
DefiniçãoEle usa livros e registros físicos para registrar dados financeiros.Ele usa um computador com software financeiro para coletar dados financeiros eletronicamente.
DocumentandoA documentação pode ser obtida através do livro de entrada originalUm banco de dados personalizado é usado para registrar o conteúdo dos dados.
CálculoUm realiza todos os cálculos manualmente.O sistema de computador realiza os cálculos após ser alimentado com os dados.
PrecisãoPropenso a errosO software confirma as transações tornando improvável o registro de um erro
Declarações financeirasOs contadores o desenvolvem no final de cada ano fiscal ou trimestre.Está sempre pronto.
BalanceteÉ preparado quando necessárioEle fornece um balancete todos os dias
RapidezLentoRelativamente mais rápido
Cópia de segurançaÉ difícil fazer backup de dadosVocê pode salvar entradas de transações e fazer backup delas facilmente.

O que é contabilidade manual?

Antes da introdução do sistema financeiro computadorizado, os contadores executavam todos os processos contábeis manualmente, usando sistemas contábeis baseados em papel, como vouchers, diários e livros contábeis para armazenar e analisar transações financeiras. Algumas pequenas organizações e empresas ainda usam esse método.

Um sistema manual é mais econômico porque não é necessário comprar computadores e software ou treinar funcionários.

Um sistema manual também pode ser mais seguro porque não é necessário usar a Internet para transferir dados para o IRS ou contadores. O sistema de contabilidade manual não tem inconvenientes, pois pode funcionar mesmo quando não há eletricidade, ao contrário de uma configuração de sistema de computador.

No entanto, erros humanos, como transposição de figura, omissão de uma transação e assim por diante, podem ocorrer durante o uso do sistema de contabilidade manual.

Na contabilidade manual, você precisa de uma estratégia para corrigir erros com eficiência. Você pode usar uma fita da calculadora em cada página da contabilidade geral e no diário para se certificar de que os totais estão corretos.

O que é contabilidade informatizada?

Um sistema de contabilidade computadorizado é composto por sistemas de computador e software.

O software é projetado para rastrear as transações contábeis da empresa, com a intenção de produzir relatórios financeiros mensais, informações de declaração de impostos, demonstrações financeiras anuais e outras configurações de relatórios financeiros que analisam a eficiência, lucratividade e operações de uma empresa.

Os dois princípios básicos incluem:

  1. Procedimento de operação: Um método adequado de operação do sistema para armazenar e processar os dados.
  2. Estrutura contábil: Consiste na estrutura de agrupamento e princípios para manutenção de registros.

As empresas com software de contabilidade computadorizado podem personalizar o software para acomodar entidades comerciais em diferentes áreas, várias moedas e suas filiais que vendem vários produtos.

Os benefícios da contabilidade computadorizada incluem erros mínimos, melhor eficiência, menores despesas operacionais e trabalho de melhor qualidade.

Principais diferenças entre contabilidade manual e contabilidade informatizada

Rapidez

Os sistemas de contabilidade computadorizados são muito mais rápidos do que os sistemas de contabilidade manual. O tempo necessário para inserir os dados pode ser quase o mesmo para os dois sistemas. No entanto, um sistema informatizado auxilia os usuários na contagem dos resultados.

Os computadores geram relatórios rapidamente e você pode alterar os parâmetros apenas clicando e escolhendo opções em vez de adicionar colunas inteiras de números. Os sistemas computadorizados são suscetíveis a falhas e bugs que podem atrasá-lo.

Embora os sistemas manuais gerem dados mais lentamente, você pode prever facilmente quanto tempo levará para executar funções diferentes ao usar um sistema manual.

Confiabilidade

Para acessar os dados em sistemas informatizados, o hardware do computador deve ser confiável. Se o sistema congelar ou falhar, o acesso aos registros pode ser impossível.

Você pode mitigar esse risco atualizando seu software e mantendo bem seus computadores. No entanto, você nunca sabe quando seu sistema pode voltar a funcionar.

A contabilidade manual ocorre em livros que estão sempre disponíveis para visualização e uso. No entanto, é possível danificar ou extraviar os registros físicos. Você pode fotocopiar registros manuais para fazer backup dos dados, mas o procedimento de backup de arquivos digitais é muito mais fácil.

Simplicidade

Proprietários de empresas ou contadores fazem todos os cálculos em um sistema de contabilidade manual. Eles adicionam e subtraem as transações manualmente. No entanto, na contabilidade computadorizada, o software faz os cálculos automaticamente.

  1. Na contabilidade manual, você identifica as transações anualmente. Os sistemas de contabilidade computadorizados identificam as transações automaticamente.
  2. No sistema de contabilidade manual, é necessário registrar os saldos das contas manualmente no razão; assim, o balancete é preparado manualmente. Um sistema de contabilidade computadorizado produz o balancete automaticamente.
  3. Na contabilidade manual, você prepara um balancete quando necessário, mas na contabilidade computadorizada, o balancete está disponível mediante solicitação.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre contabilidade manual e contabilidade informatizada

Por que um sistema informatizado é melhor do que um manual?

Um sistema informatizado é melhor em comparação com o sistema manual pelo seguinte motivo:

  1. Velocidade: A principal diferença entre sistemas manuais e eletrônicos é a velocidade. O programa de software de auditoria não apenas refina as informações, como também cria relatórios muito mais rápido do que os sistemas práticos, mas também permite a entrada de dados muito mais rápida.
  2. Precisão: A contabilidade manual padrão é cansativa. Os sistemas computadorizados de contabilidade permitem que os profissionais de contabilidade processem mais informações do que no passado, criando registros financeiros precisos.
  3. Automação: A contabilidade manual é mais cansativa do que a contabilidade digital. Você tem que incluir colunas com precisão, verificar seu trabalho e escrever literalmente em números.
  4. Assimilação da contabilidade com outros processos da empresa: A contabilidade está interligada a outros processos organizacionais, como compras, vendas, serviços bancários, impostos e assim por diante. Na contabilidade eletrônica, basta inserir os dados uma única vez, e todos os processos incorporados são atendidos conforme necessário.
  5. Cobertura: A auditoria digital permite acesso rápido aos dados. Sim, o sistema informatizado é melhor que o manual.

Qual é a diferença entre arquivos de computador e arquivos manuais?

No caso de uma catástrofe física no local de trabalho, o uso de um software de gerenciamento de papel significa que todos os seus documentos podem ser recuperados por meio de uma atividade de “restauração do backup” de rotina.

Os principais benefícios do monitoramento de documentos digitais são:

  1. Administração de arquivo eletrônico livra sua equipe do trabalho pesado com o arquivamento de papel em massa, bem como ferramentas adicionais intuitivas que ajudam a otimizar os procedimentos de trabalho.
  2. Adaptabilidade declarativa robusta, o mesmo documento pode ser arquivado em várias referências, por exemplo, Número do Documento, Nome, bem como Dia, o que não seria possível com documentos em papel.
  3. Integrando a declaração de outros dados eletrônicos, assim como os registros em papel, permitem que você obtenha uma estrutura de declaração consistente e lógica para todos os seus arquivos.

Quais são as características da contabilidade informatizada?

Abaixo estão as características da contabilidade informatizada:

  1. Automação
  2. Precisão
  3. Confiabilidade
  4. Acessibilidade de informação
  5. Escalável
  6. Segurança e proteção
  7. Mais rápido
  8. Visuals
  9. Custo-beneficio

Quais são os tipos de software de contabilidade?

Dependendo do tipo de operações, os sistemas de contabilidade se enquadram em quatro categorias.

Aqui está um breve resumo:

  1. Sistemas de faturamento e cobrança
  2. Sistemas de administração de folha de pagamento
  3. Sistemas de planejamento de recursos de negócios
  4. Sistemas de monitoramento de tempo e despesas

Quais são os componentes do sistema de contabilidade informatizado?

Os componentes padrão do sistema de contabilidade informatizado são:

  1. As transações da organização são avaliadas.
  2. As transações são registradas.
  3. As entradas são publicadas nas contas contábeis
  4. Um saldo de teste é preparado a partir do equilíbrio das contas.
  5. As contas são revisadas e as mudanças necessárias feitas.
  6. As modificações são carregadas no livro-razão para preparar o equilíbrio experimental modificado.
  7. O equilíbrio de teste reajustado é utilizado para preparar o relatório anual, bem como a conta de receitas e perdas.
  8. As Demonstrações Financeiras são preparadas a partir do razão reajustado por último e do balanço das contas.

Conclusão

Tanto os sistemas manuais quanto os computadorizados têm seus méritos e deméritos. No entanto, os sistemas automatizados facilitam o trabalho, o que é bem-vindo, especialmente para grandes organizações.

É difícil supervisionar as contas usando o sistema de contabilidade manual porque o número de transações financeiras aumenta a cada dia. É necessário mais esforço para atualizar cada transação nas contas afetadas.

Os sistemas manuais são adequados para pequenas empresas e não funcionam de forma eficiente em empresas que têm muitas transações financeiras.

Referências

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008
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