Встречи — это процесс группового общения, когда несколько человек собираются вместе и обсуждают свой бизнес или другие связанные с ним вещи. Повестка дня и протокол являются важной частью собрания.
Основные выводы
- Повестка дня представляет собой список тем для обсуждения, а в протоколе фиксируется то, что обсуждалось и было принято решение.
- Повестка дня готовится до собрания, чтобы информировать участников о темах для обсуждения, а протокол готовится после собрания для документирования принятых решений.
- Повестка дня служит руководством для того, чтобы собрание проходило по плану, а протокол служит официальным отчетом о ходе собрания.
Повестка дня против протоколов
Повестка дня представляет собой список вопросов, подлежащих обсуждению на собрании, а протокол представляет собой письменный отчет о том, что обсуждалось и было принято решение на конференции. Повестка дня определяет план собрания, а протокол фиксирует его итоги. В повестке дня указаны темы и порядок их обсуждения. Протокол включает имена участников и краткое изложение основных затронутых вопросов.
Повестка дня – это подготовленный перед собранием список, содержащий все основные темы для обсуждения. Он рассылается всем членам и утверждается только председателем.
Протокол представляет собой запись всех обсуждаемых тем на собрании; он готовится после окончания заседания секретарем и утверждается председателем после получения одобрения от его членов. Он имеет решающее значение, поскольку содержит все детали собрания.
Сравнительная таблица
| Параметр сравнения | Расписание Мероприятия | Минут |
|---|---|---|
| Смысл | Перечислите все темы, которые необходимо обсудить. | Записывайте все обсуждения. |
| Применение | Полезно в обсуждении для председателя. | Служит доказательством решений. |
| Подготовка | Подготовлено перед встречей | Подготовлено после встречи |
| запись | Уведомление о встрече | Есть отдельная книга |
| Письменный (напряженный) | Написано в будущем времени | Написано в прошедшем времени |
Что такое повестка дня?
Повестка дня – это план, состоящий из тем и действий, которые необходимо обсудить во время встречи. Повестка дня составляется секретарем и распределяется среди членов перед собранием.
Оно никогда не пишется в настоящем или прошедшем времени, а всегда в будущем, потому что готовится заранее.
Важные вещи, которые должна включать повестка дня:
- Локация
- Время
- Расписание
- Тема
- Тема Описание
- Время распределено по каждой теме
- Имя каждого члена
Важность повестки дня
- Объясняет цели: повестка дня служит основной цели — детальному определению целей встречи. Она создает хаос, если цели конференции неясны каждому участнику форума. Поэтому она решает эту проблему.
- Время для подготовки: дает время своему участнику подготовиться и узнать всю информацию о мероприятиях, которые будут обсуждаться на собрании. Поэтому у них нет оправданий тому, что у них не было времени на подготовку.
- Сохраняйте фокус: повестка дня сокращает все потери времени и поддерживает фокус встречи, так что все должно быть обсуждено должным образом, не тратя много времени.
Что такое минуты?
Протокол, или протокол собрания, представляет собой подробную запись всего, что произошло во время собрания. Это заключение собрания, подготовленное после окончания собрания секретарем после обсуждения его со всеми участниками.
В отличие от повестки дня, протокол собрания никогда не пишется в будущем или настоящем времени. Оно всегда пишется в прошедшем времени, и причина этого в том, что оно готовится после окончания встречи.
Элементы, которые должны быть включены:
- Время и дата встреч
- Имя членов
- Все темы были подробно обсуждены.
- Принятые решения
Протокол собрания является обязательным по следующим причинам:
- Юридическая защита и доказательство: в нем фиксируются все обсуждаемые темы и действия, которые обсуждались; поэтому, если требуются какие-либо юридические формальности, он выступает в качестве правовой защиты.
- Обеспечьте руководство: он направляет, поскольку содержит подробную информацию обо всех мероприятиях и темах, а также о решениях, принятых на собрании.
- Полезно при внесении необходимых изменений после обсуждения всех аспектов.
- Это экономит много времени, так как каждый знает свою роль.
- Полезно для тех, кто по каким-то причинам пропустил встречу. Поэтому они приобретают все знания через него.
Основные различия между повесткой дня и протоколом
- Повестка – подробный перечень последовательности событий собрания; это заявление, которое содержит темы, которые должны быть обсуждены, тогда как протоколы представляют собой запись пересечения всего, что было обсуждено.
- Повестка дня полезна для председателя и членов, поскольку они заранее знают все темы для обсуждения. Напротив, протоколы собраний являются существенным свидетельством и доказательством того, что обсуждалось.
- Повестка дня готовится до собрания секретарем и направляется члену после утверждения председателем. Напротив, протокол собрания составляется после собрания секретарем, утверждается членами и окончательно утверждается председателем.
- Повестка дня не имеет собственной книги и поэтому записывается в уведомлении о собрании, тогда как протоколы представляют собой книгу записей, известную как книга протоколов.
- Из-за подготовки повестка дня всегда пишется в будущем времени, а поскольку протокол составляется в конце, она всегда пишется в прошедшем времени.
Я приложил столько усилий, чтобы написать этот пост в блоге, чтобы предоставить вам ценность. Это будет очень полезно для меня, если вы подумаете о том, чтобы поделиться им в социальных сетях или со своими друзьями/родными. ДЕЛИТЬСЯ ♥️
