Заказ на покупку и счет-фактура: разница и сравнение

Начало бизнеса — важный шаг, но его управление и организация со всеми процедурами и действиями требует много времени и усилий.

Покупка, отгрузка и запись о доставке являются основными этапами, за которыми следует внимательно следить при построении бизнеса среди людей.

Вот в чем разница между заказом на поставку и счетом-фактурой — двумя важными процессами, которые помогают корпорации в мониторинге и классификации.

Основные выводы

1. Заказ на поставку — это документ, выдаваемый покупателем продавцу, в котором указываются товары, количество и согласованные цены. В то же время счет-фактура представляет собой документ, направляемый продавцом покупателю с подробным описанием предоставленных товаров или услуг и причитающейся суммы.
2. Заказы на покупку инициируют транзакцию и подтверждают намерение покупателя совершить покупку, а счета-фактуры отправляются после доставки товаров или услуг для запроса оплаты.
3. Счета-фактуры служат юридическим доказательством транзакции и используются для ведения учета и налогообложения, тогда как заказы на покупку помогают отслеживать и управлять запасами и расходами.

Заказ на покупку против счета

Разница между заказом на покупку и счетом-фактурой заключается в том, что заказ на покупку — это когда покупатель доставляет официальный документ продавцу для регулирования и отслеживания процесса покупки. С другой стороны, счет-фактура — это когда продавец предоставляет покупателю официальный запрос на оплату после завершения заказа.

Юридически обязательный договор заключается, когда поставщик принимает заказ на поставку. Раньше заказ на покупку представлял собой формальный договор об отслеживании и контроле процесса покупки, возлагаемый покупателем на продавца.

В заказе на поставку указываются товары и услуги, которые клиент желает приобрести, и согласованные расценки.

Счет-фактура представляет собой список, в котором указывается сумма причитающихся денег и упоминаются товары и услуги, которые были доставлены. Продавец отправляет официальный платеж своему покупателю после завершения заказа.

Счет-фактура в основном содержит дату и график оплаты, общую сумму задолженности, информацию о поставщике, доступные кредиты и скидки.

Сравнительная таблица

Параметры сравнения	Заказ на покупку	Счет-фактура
Смысл	Заказ на покупку позволяет легко отслеживать запасы.	Счет-фактура представляет собой уведомление об оплате, которое поставщик предоставляет покупателю.
Производит	Когда покупатель размещает заказ, создается заказ на покупку.	После выполнения заказа выставляется счет.
Цель	Заказ на покупку позволяет легко отслеживать запасы.	Счета-фактуры помогают в оценке расходов и налогов.
Вызывать	Заказ на поставку защищает запасы от затоваривания.	Использование счета-фактуры позволяет избежать переплат и повторных платежей.
определять	Заказ на покупку определяет условия сделки.	В счете указывается подтверждение продажи.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку представляет собой подробную структуру, определяющую услуги и товары, которые покупатель намеревается приобрести у поставщика. Покупатель оформляет заказ на покупку и отправляет его продавцу.

Надлежащая форма заказа на поставку не оставляет возможности для интерпретации, потому что она полностью определяет то, что обе стороны должны знать о приобретаемых товарах, включая условия оплаты.

Чтобы лучше понять, рассмотрим офисного администратора компании XYZ, который следит за тем, чтобы на предприятии всегда было достаточно канцелярских принадлежностей.

Администратор отправляет заказ на покупку своему руководителю, и, если менеджер одобряет, администратор отправляет заполненную документацию поставщику канцелярских товаров.

начать процесс приобретения, а также в финансовый отдел организации XYZ заранее отчитаться об этой покупке.

Заказы на закупку являются формальным средством для всех сторон, участвующих в процессе приобретения, для определения процедуры. Поскольку намерения каждого ясны, заказ на поставку служит руководством для устранения любых недопониманий.

Заказы на покупку позволяют компаниям вести учет своих расходов.

Доступ к заказам на поставку повышает бюджетность компании, поскольку финансовый отдел может заранее организовать будущие покупки, а не быть застигнутым врасплох доставкой непредвиденного счета.

Что такое счет?

Счет-фактура представляет собой письменное соглашение с просьбой об оплате продуктов или услуг взамен. Чат с покупкой может быть достаточным для практикующих в одиночку, так как полный процесс покупки может не требоваться для выставления счета.

Когда поставщик отправляет счет, он содержит график и дату оплаты, общую сумму к оплате, наименование и цену товара или услуги, любые скидки и контактные данные продавца.

Чтобы лучше понять, представьте, что компания XYZ отправляет заказ на покупку поставщику канцелярских товаров (как объяснялось в предыдущем сегменте).

Финансовый отдел компании XYZ получает счет. Он платит его в конкретную дату, поскольку у них уже был заказ на покупку и они заранее запланировали прибытие счета-фактуры.

Они подтверждают счет-фактуру исходным заказом на покупку, и у них нет проблем с бюджетом, чтобы очистить транзакцию.

Обычно поставщику не платят, если сначала не будет отправлен счет.

Заказ на покупку не является платежным требованием; вместо этого он уведомляет поставщика о том, что от него требуется и, как следствие, о том, что будет отображаться в счете-фактуре.

В счетах-фактурах указывается точный платеж, а также причина цены.

С помощью этих данных предприятия могут профессионально отслеживать и анализировать расходы.

Счет-фактура не является договором, имеющим юридическую силу, но в сочетании с другими важными аспектами он может стать частью договора, имеющего юридическую силу.

В случае аудита счета-фактуры служат доказательством того, что именно компания заплатила.

Основные различия между заказами на покупку и счетами-фактурами

1. Заказ на покупку — это подтверждение заказа покупателя продавцу, а счет — это напоминание об оплате, отправленное поставщиком покупателю.
2. После того, как покупатель размещает заказ, создается заказ на покупку, а когда заказ выполнен, создается счет-фактура.
3. Заказ на покупку упрощает управление запасами, а счета-фактуры помогают рассчитать расходы и налоги.
4. Заказ на поставку предотвращает затоваривание запасов, а счет-фактура предотвращает переплату и повторные платежи.
5. Заказ на покупку описывает параметры транзакции, а счет-фактура подтверждает продажу.
6. Заказы на покупку включают потребности клиентов, такие как характеристики продукта, количество и цена, а также другие требования к покупке. В то же время счет-фактура содержит информацию о проданных продуктах, количестве и ставке, разрешенной в заказе на покупку, выручке, номере утвержденного заказа на покупку и т. д. 

Рекомендации

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12