Заявка на покупку и заказ на покупку: разница и сравнение

Заявка на покупку — это предварительный документ, который используется для запроса товаров или услуг у поставщика. Заказ на поставку — это юридически обязывающий документ, который используется для официального запроса, подтверждающего детали покупки и разрешающего покупку товаров или услуг у поставщика.

Лица, которые делают заявки на покупку; Кладовщики, инженеры заводов и начальники отделов. Заявки на покупку начинают процесс покупки, также содержат письменные сведения о материалах, которые должны быть заказаны, и имеют контрольные даты. Заявка на закупку материалов — это официальный документ, который используется для выдачи и использования материалов для использования.

Сразу же после утверждения заявки и выбора поставщика, которому должен быть отдан заказ, заказ на покупку подготовлен. Это форма, которую сотрудники отдела используют для предоставления поставщику полномочий на поставку письменных материалов на согласованных условиях ведения бизнеса и по согласованной цене.

Основные выводы

1. Заявки на закупку — это внутренние документы, в которых запрашивается разрешение на закупку товаров или услуг.
2. Заказы на поставку представляют собой юридически обязывающие документы, выдаваемые поставщикам, с подробным описанием приобретаемых товаров, цен и условий поставки.
3. Заявки на покупку предшествуют заказам на покупку в процессе закупок, причем последний служит формальным соглашением между покупателем и поставщиком.

Сравнительная таблица

Параметры сравнения	Заявка на закупку	Заказ на покупку
Смысл	Официальные запросы руководителей отделов	Форма, которая диктует заявку на покупку
Тип документа	внутренний	Внешний
Порожденных	Уполномоченный сотрудник, которому необходимо приобрести товар	Кафедра
Копии подготовлены	Три	Пять
Получатель	Отдел снабжения	Производитель

Что такое Заявка на покупку?

Это официальный письменный запрос отдела, которому необходимо закупить товары. После одобрения начинается процесс покупки. В нем содержится подробная информация о закупаемых материалах и контрольные даты. Он также диктует условия ведения бизнеса и цены на приобретаемые товары.

Он составляется только тогда, когда возникает потребность в закупке товаров и продуктов и материалов. Его инициируют:

• Хранитель магазина- Они готовят заявки на покупку обычных и повседневных товаров и продуктов, которые должны быть в магазине. Это происходит, когда предметы вот-вот достигнут своего минимального уровня или замены скоропортящихся товаров.

• Инженер завода- Это специализированный персонал, необходимый для профессионального обслуживания активов и обеспечения стабильного и бесперебойного потока системы.

• начальники отделов- Это руководители определенных секторов в бизнесе, они составляют заявку на закупку всякий раз, когда в их отделах не хватает определенных продуктов.

В целом составляется три экземпляра заявки на закупку, один остается у начальников отделов, другой передается поставщику, а последний - оптовику.

Заявка на закупку материалов является официальным документом, который используется для разрешения использования материалов. Он действует как инструкция оптовику по выдаче материалов. Отдел создает три экземпляра для:

• Отдел магазинов
• Отдел калькуляции
• Отдел, создавший заметку

Что такое заказ на покупку?

Это официальная форма, которую отдел закупок использует для предоставления поставщику полномочий на поставку товаров и продуктов по согласованным условиям ведения бизнеса и цене. В нем четко указаны необходимые материалы и четкие цены.

В нем говорится, что поставщик должен поставить товар и отправить счет. Он также имеет последовательный номер, поэтому он помогает осуществлять контроль за выдачей заказов на поставку, тем самым обеспечивая поставку товаров в нужном количестве и состоянии.

A заказ на покупку является законным договором между закупщиком и поставщиком, поэтому его необходимо подготовить с большой осторожностью. Таким образом, люди, которым доверяют подписание заказа на поставку, — это несколько избранных ответственных сотрудников.

Копии созданного приказа отправляются по адресу:

• Бухгалтерия
• Приемный отдел
• Финансовый отдел

Заказ на поставку служит доказательством контракта между покупателем и поставщиком. Это также позволяет поставщику поставлять определенные материалы и разрешает приемному отделу получать заказанные материалы.

Основные различия между заявкой на покупку и заказом на покупку

1. Заявка на закупку — это официальный запрос в отдел закупок на откладывание товаров и продуктов. Он готовится универсальными магазинами, когда товары достигли уровень повторного заказа, а заказ на поставку представляет собой письменный запрос поставщику на поставку определенных материалов и подтверждает указанные поставщиком условия поставки.
2. Заявка, используемая в качестве межведомственного разрешительного документа на закупку товаров и продукции, является внутренним документом, тогда как заказ-наряд является обязательным документом между покупателем и поставщиком, следовательно, является внешним документом.
3. Уполномоченное лицо, которое является должностным лицом отдела, который хочет заказать материалы, готовит заявку на покупку, а отдел закупок компании готовит заказ на покупку.
4. Фирма подготавливает пять копий заказа на поставку: оригинал отправляется поставщику, а дубликаты отправляются в отдел получения, отдел учета затрат и отдел, которому требуются материалы. Отдел закупок сохраняет последний экземпляр, тогда как в заявке на покупку готовятся только три экземпляра, один отправляется в отдел закупок, а два других остаются.
5. Менеджер по закупкам получает заявку на покупку, а поставщик получает заказ на покупку.

Последнее обновление: 13 февраля 2024 г.