Заявка на покупку — это предварительный документ, который используется для запроса товаров или услуг у поставщика. Заказ на поставку — это юридически обязывающий документ, который используется для официального запроса, подтверждающего детали покупки и разрешающего покупку товаров или услуг у поставщика.
Лица, которые делают заявки на покупку; Кладовщики, инженеры заводов и начальники отделов. Заявки на покупку начинают процесс покупки, также содержат письменные сведения о материалах, которые должны быть заказаны, и имеют контрольные даты. Заявка на закупку материалов — это официальный документ, который используется для выдачи и использования материалов для использования.
Сразу после утверждения заявки и определения поставщика, которому необходимо передать заказ, составляется заказ на поставку. Это форма, которую сотрудники отдела используют, чтобы уполномочить поставщика поставлять написанные материалы на согласованных условиях бизнеса и по цене.
Основные выводы
- Заявки на закупку — это внутренние документы, в которых запрашивается разрешение на закупку товаров или услуг.
- Заказы на поставку представляют собой юридически обязывающие документы, выдаваемые поставщикам, с подробным описанием приобретаемых товаров, цен и условий поставки.
- Заявки на покупку предшествуют заказам на покупку в процессе закупок, причем последний служит формальным соглашением между покупателем и поставщиком.
Сравнительная таблица
| Параметры сравнения | Заявка на закупку | Заказ на покупку |
|---|---|---|
| Смысл | Официальные запросы руководителей отделов | Форма, которая диктует заявку на покупку |
| Тип документа | внутренний | Внешний |
| Порожденных | Уполномоченный сотрудник, которому необходимо приобрести товар | Кафедра |
| Копии подготовлены | Три | Пять |
| Получатель | Отдел снабжения | Производитель |
Что такое Заявка на покупку?
Это официальный письменный запрос отдела, которому необходимо закупить товары. После одобрения начинается процесс покупки. В нем содержится подробная информация о закупаемых материалах и контрольные даты. Он также диктует условия ведения бизнеса и цены на приобретаемые товары.
Он составляется только тогда, когда возникает потребность в закупке товаров и продуктов и материалов. Его инициируют:
- Хранитель магазина- Они готовят заявки на покупку обычных и повседневных товаров и продуктов, которые должны быть в магазине. Это происходит, когда предметы вот-вот достигнут своего минимального уровня или замены скоропортящихся товаров.
- Инженер завода- Это специализированный персонал, необходимый для профессионального обслуживания активов и обеспечения стабильного и бесперебойного потока системы.
- начальники отделов- Это руководители определенных секторов в бизнесе, они составляют заявку на закупку всякий раз, когда в их отделах не хватает определенных продуктов.
В целом составляется три экземпляра заявки на закупку, один остается у начальников отделов, другой передается поставщику, а последний - оптовику.
Заявка на закупку материалов является официальным документом, который используется для разрешения использования материалов. Он действует как инструкция оптовику по выдаче материалов. Отдел создает три экземпляра для:
- Отдел магазинов
- Отдел калькуляции
- Отдел, создавший заметку
Что такое заказ на покупку?
Это официальная форма, которую отдел закупок использует для предоставления поставщику полномочий на поставку товаров и продуктов по согласованным условиям ведения бизнеса и цене. В нем четко указаны необходимые материалы и четкие цены.
В нем указано, что поставщик должен доставить товар и выслать счет. Он также имеет серийный номер, поэтому помогает осуществлять контроль над выдачей заказов на поставку, тем самым обеспечивая поставку нужного количества и состояния товара.
Заказ на поставку представляет собой законный договор между покупателем и поставщиком, поэтому его следует готовить с особой тщательностью. Таким образом, люди, которым доверяют подписывать заказ на поставку, — это несколько избранных ответственных должностных лиц.
Копии созданного приказа отправляются по адресу:
- Бухгалтерия
- Приемный отдел
- Финансовый отдел
Заказ на поставку служит доказательством контракта между покупателем и поставщиком. Это также позволяет поставщику поставлять определенные материалы и разрешает приемному отделу получать заказанные материалы.
Основные различия между заявкой на покупку и заказом на покупку
- Заявка на закупку — это официальный запрос в отдел закупок на откладывание товаров и продуктов. Он готовится универсальными магазинами, когда товары достигли уровень повторного заказа, а заказ на поставку представляет собой письменный запрос поставщику на поставку определенных материалов и подтверждает указанные поставщиком условия поставки.
- Заявка, используемая в качестве межведомственного разрешительного документа на закупку товаров и продукции, является внутренним документом, тогда как заказ-наряд является обязательным документом между покупателем и поставщиком, следовательно, является внешним документом.
- Уполномоченное лицо, которое является должностным лицом отдела, который хочет заказать материалы, готовит заявку на покупку, а отдел закупок компании готовит заказ на покупку.
- Фирма подготавливает пять копий заказа на поставку: оригинал отправляется поставщику, а дубликаты отправляются в отдел получения, отдел учета затрат и отдел, которому требуются материалы. Отдел закупок сохраняет последний экземпляр, тогда как в заявке на покупку готовятся только три экземпляра, один отправляется в отдел закупок, а два других остаются.
- Менеджер по закупкам получает заявку на покупку, а поставщик получает заказ на покупку.
Я приложил столько усилий, чтобы написать этот пост в блоге, чтобы предоставить вам ценность. Это будет очень полезно для меня, если вы подумаете о том, чтобы поделиться им в социальных сетях или со своими друзьями/родными. ДЕЛИТЬСЯ ♥️
