Заявка на покупку и заказ на покупку: разница и сравнение

Что такое Заявка на покупку?

Заявка на закупку, сокращенно PR, представляет собой формальный запрос, сделанный отдельным лицом, отделом или сотрудником организации с просьбой о покупке товаров или услуг. Этот запрос инициирует процесс закупок внутри компании и служит внутренним документом, используемым для получения одобрения на покупку до ее совершения. Заявки на закупку помогают организациям контролировать расходы, гарантировать, что закупки необходимы и не выходят за рамки бюджета, а также поддерживать прозрачность процесса закупок.

Заявки на закупку подаются сотрудниками или отделами, которым требуются конкретные товары или услуги. Эти запросы могут поступать из различных отделов организации, таких как маркетинг, ИТ, операции или любой другой отдел, которому необходимо совершить покупку.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на закупку (ЗП) — это юридически обязательный документ, выдаваемый покупателем или организацией поставщику или продавцу. Он используется для формального запроса на покупку товаров или услуг и служит официальным предложением заключить сделку. Заказы на закупку являются важной частью процесса закупок и используются для определения условий договора купли-продажи.

Как только поставщик или продавец получает заказ на поставку и принимает его условия, заключается юридически обязывающий договор. Заказ на покупку помогает гарантировать, что обе стороны понимают и соглашаются с условиями сделки, что может помочь предотвратить споры и недоразумения. Он также обеспечивает четкую запись покупки для целей бухгалтерского учета и аудита.

Разница между заявкой на покупку и заказом на покупку

1. Заявка на закупку — это запрос сотрудника или отдела внутри организации проинформировать отдел закупок о потребности в конкретных товарах или услугах. Он служит внутренним документом для инициирования процесса закупок. С другой стороны, заказ на закупку представляет собой официальный документ, выдаваемый покупателем поставщику для подтверждения и разрешения покупки запрошенных товаров или услуг. Это юридически обязательный внешний документ, в котором излагаются условия договора купли-продажи.
2. Заявка на закупку не является юридически обязывающим документом; это внутренний запрос на закупку. Заказ на поставку — это юридически обязательный документ, который представляет собой предложение покупателя поставщику и в случае его принятия образует договор между двумя сторонами.
3. Заявки на закупку требуют внутреннего одобрения со стороны соответствующих отделов или руководителей внутри организации, прежде чем они смогут перейти в отдел закупок. Заказы на закупку создаются отделом закупок после получения утвержденной заявки на закупку. Отдел закупок имеет право выдавать заказы на поставку.
4. Заявки на закупку создаются до заказа на закупку и являются первым шагом в процессе закупки. Заказы на покупку создаются после того, как заявка на покупку была одобрена, а отдел закупок оценил варианты поставщиков и согласовал условия.
5. Заявка на покупку содержит подробную информацию о необходимых товарах или услугах, включая описания, количества и любые особые требования. Также может быть указана причина запроса. Заказ на покупку включает в себя все детали, содержащиеся в заявке на покупку, но идет дальше, определяя условия покупки, даты поставки, условия оплаты и другую договорную информацию. Это более полный и формальный документ.

Сравнение заявки на закупку и заказа на закупку

Параметры сравнения	Заявка на закупку	Заказ на покупку
инициатор	Отдел или сотрудник	Отдел закупок или закупок.
Ответственность	Запрашивает товары или услуги	Авторизует транзакцию покупки
Статус документа	Внутренний документ	Внешний юридически обязывающий документ.
Информация о поставщике	Не указан поставщик	Указывает выбранного поставщика
Уровень авторизации	Требуется внутреннее одобрение	Выдано отделом закупок.

Рекомендации

1. https://egrove.olemiss.edu/acct_inst/99/
2. https://www.inderscienceonline.com/doi/abs/10.1504/IJPM.2015.072390

Последнее обновление: 19 февраля 2024 г.