До появления цифровой революции большинство операций, связанных с бизнесом, в основном финансовый учет, выполнялись вручную с использованием ручки, карандаша и бумаги.
Даже сегодня эта традиционная методология ручного учета преобладает среди хозяйствующих субъектов и компаний.
Эта система бухгалтерского учета предполагает ведение записей о транзакциях в книгах и журналах, которые вручную преобразуются в финансовые отчеты.
Важно отметить, что нет никакой разницы между идеями компьютеризированного учета и ручной учет. Единственная разница заключается в носителе, используемом для записи и учета транзакций.
Основные выводы
- Ручной учет — это метод ведения бухгалтерского учета, при котором финансовые операции регистрируются вручную с использованием ручки и бумаги или бухгалтерских книг.
- Это традиционный метод, используемый малыми предприятиями и частными лицами, недорогой и простой.
- Ручной учет требует высокой точности и внимания к деталям, что отнимает много времени по сравнению с компьютеризированным учетом.
Кто использует системы ручного учета?
Любому предприятию или организации требуется эффективная система бухгалтерского учета для сбора, хранения и ведения финансовой информации.
В современном цифровом мире компании могут использовать ручную, компьютеризированную или обе системы учета.
Однако ручная система бухгалтерского учета более предпочтительна, когда речь идет о небольших или новых компаниях. Потому что:
- Ежедневные операции небольших и новых компаний не так велики.
- Ручная система учета намного проще в использовании, чем сложное бухгалтерское программное обеспечение.
Как работает ручной учет?
Ручной учет в первую очередь влечет за собой использование следующих физических инструментов для записи и хранения мельчайших деталей финансовой информации бизнеса.
Бумажные блокноты и книги
В отсутствие компьютерных электронных таблиц и программного обеспечения в качестве основного способа ведения финансовой отчетности бухгалтеры используют бумажные блокноты и книги со строками и столбцами.
Как правило, есть четыре или более печатных столбца, каждый из которых разделен двумя последовательными строками, идущими вниз по листу.
Первая колонка статьи слева предназначена для написания дат. Поэтому для этого столбца осталось мало места.
Напротив, вторая колонка используется для записи описаний. Соответственно, бухгалтер предоставляет самое широкое пространство для этой колонки.
Суммы транзакций и другие связанные детали, такие как продажи и запасы, записываются в оставшихся столбцах.
Бумажные блокноты напечатаны белой или светло-зеленой бумагой с местом для записи каждой цифры, чтобы не возникало проблем с почерком.
Журналы и бухгалтерские книги
Они используются для записи рабочих и окончательных финансовых документов.
Журналы и бухгалтерские книги поддерживают процесс ручного учета, помогая бухгалтеру вести отдельные записи для разных типов транзакций.
Например, один набор журналов может быть назначен для учета продаж за наличные. Напротив, другая группа может регистрировать заработную плату.
После того, как транзакции этих отдельных счетов рассчитаны, результаты объединяются в одну запись журнала в главной бухгалтерской книге бизнес-объекта.
Преимущества ручного учета
Несмотря на то, что это старая система бухгалтерского учета, ее актуальность в современном мире не стала лишней.
- Более дешевый: Это намного экономичнее, чем установка компьютеризированных систем и программного обеспечения.
- Минус расходы на сотрудников: Поскольку система ручного учета не требует персонала со специальными знаниями в области компьютеров и программного обеспечения, компаниям приходится меньше тратить на бухгалтеров.
- Менее сложно: Не все люди хорошо разбираются в компьютерах или программном обеспечении. Вместо этого карандаш и бумага делают их более эффективными в бухгалтерском учете.
- Не зависит от электричества: В отличие от компьютеризированного учет, Ручной учет можно вести даже без электричества.
- Нет дублирования или повреждения данных: В отличие от в Компьютеризированный учет, нет риска дублирования или повреждения данных.
- Обнаружение потенциальных ошибок: Система ручного учета влечет за собой двойную запись, ввод кредита и дебета на двух разных счетах. Этот метод обеспечивает естественный способ обнаружения ошибок, поскольку введенные дебеты и кредиты сравниваются в пробном балансе. Ошибка обнаруживается во время пробного баланса, если дебет не соответствует кредиту.
Недостатки ручного учета
Несмотря на различные преимущества, нельзя отрицать, что ручной учет имеет некоторые существенные ограничения.
- Трудоемкий: Ручной учет — сложная задача, требующая терпение, время и соответствующие бухгалтерские знания. Поэтому для этого метода учета необходим набор финансовых бухгалтеров.
- Кропотливый: В отличие от автоматизированного учета, ручной учет является медленным и трудоемким процессом.
- Потенциальная человеческая ошибка: Нельзя сбрасывать со счетов вероятность возможной человеческой ошибки при вводе данных в отношении ручного учета.
- Потеря бумажных копий: Бедствия не предупреждают заранее. Физические документы, такие как бухгалтерские книги и журналы, подвержены краже, потере, пожару, воде и т. д. Создание и хранение дубликатов — действительно утомительная работа.
- https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
- http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426
Последнее обновление: 11 июня 2023 г.
Я приложил столько усилий, чтобы написать этот пост в блоге, чтобы предоставить вам ценность. Это будет очень полезно для меня, если вы подумаете о том, чтобы поделиться им в социальных сетях или со своими друзьями/родными. ДЕЛИТЬСЯ ♥️
Чара Ядав имеет степень магистра делового администрирования в области финансов. Ее цель — упростить темы, связанные с финансами. Она работает в сфере финансов около 25 лет. Она провела несколько курсов по финансам и банковскому делу для бизнес-школ и сообществ. Подробнее у нее био страница.
Ручной учет — устаревшая практика в эпоху цифровых технологий.
Существует очень мало сценариев, в которых ручной учет по-прежнему актуален.
Технологии сделали ручной учет ненужным
Ручной учет уязвим для мошенничества и потери данных.
Ручной учет не является жизнеспособным вариантом в современном бизнес-среде.
Недостатки ручного учета перевешивают его преимущества.
Ручной учет – пережиток прошлого
Ручной учет — это пустая трата времени и ресурсов в современном цифровом мире.
Актуальность ручного учета в современном мире минимальна.
Трудоемкость ручного учета перевешивает его преимущества.
Ручной учет сохранился из-за его надежности в обнаружении ошибок.
Потенциал человеческой ошибки при ручном учете является серьезным недостатком.
Ручной учет – сложный процесс, но он также более тщательный, чем компьютеризированные системы учета, и надежен.
Одной из ловушек ручного учета является количество времени, которое на это уходит.
Неорганизованность бумажного учета является одним из основных недостатков ручного учета.
Ручной учет становится все более устаревшим по мере развития технологий.
Преимущества ручного учета в основном носят финансовый характер.
Ручной учет требует большого труда, который трудно оправдать в современном мире.
Большим недостатком является трудоемкость ручного учета.
Преимущества ручного учета привлекательны, но не перевешивают недостатки.
Я считаю, что ручной учет имеет свои преимущества, если его правильно вести.
Я думаю, что вероятность человеческой ошибки делает ручной учет более трудным, чем он того стоит.