Cách tìm email đã lưu trữ trong Gmail (cập nhật cho [2025])

Email được lưu trữ trong Gmail là gì?

Email được lưu trữ trong Gmail là những thư đã bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn nhưng chưa bị xóa. Chúng giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách lưu trữ các email mà bạn có thể cần xem lại sau mà không xóa chúng vĩnh viễn. Việc lưu trữ email đảm bảo rằng hộp thư đến của bạn luôn được sắp xếp ngăn nắp, giúp việc tìm kiếm và truy cập các thư quan trọng trở nên dễ dàng hơn.

Khi bạn lưu trữ một email, email đó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến Gmail chính của bạn nhưng không biến mất vĩnh viễn. Những thư này vẫn có thể truy cập được trong thư mục “Tất cả thư”, thư mục này chứa các email đã nhận, đã gửi và lưu trữ ở cùng một nơi. Các email đã lưu trữ sẽ không xuất hiện trong các tìm kiếm thông thường của Gmail, vì vậy bạn phải sử dụng thư mục “Tất cả thư” hoặc các bộ lọc tìm kiếm cụ thể để định vị chúng.

Để lưu trữ email trong Gmail, bạn có thể nhấp chuột phải vào thư và chọn “Lưu trữ” từ menu hoặc chọn thư mong muốn và nhấp vào nút “Lưu trữ” trên thanh tác vụ trên cùng. Nếu bạn cần tìm và hủy lưu trữ một email, hãy chuyển đến thư mục “Tất cả thư”, tìm thư và chuyển nó trở lại hộp thư đến của bạn.

Thư mục lưu trữ của Gmail ở đâu?

Trong Gmail, các email được lưu trữ không có thư mục lưu trữ chuyên dụng. Thay vào đó, những email này sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của bạn và có thể được truy cập bằng các phương pháp thay thế. Quá trình này giúp sắp xếp hộp thư đến của bạn trong khi vẫn giữ lại các email cần thiết để tham khảo trong tương lai.

Để tìm email đã lưu trữ của bạn, hãy sử dụng thanh tìm kiếm Gmail ở đầu trang. Nhập từ khóa có liên quan hoặc sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao -in:Sent -in:Draft -in:Inbox để loại trừ các thư mục điển hình. Thêm has:nouserlabels cũng có thể giúp xóa các email đã phân loại khỏi kết quả tìm kiếm của bạn.

Một tùy chọn khác để xác định vị trí các email đã lưu trữ của bạn là nhấp vào nhãn “Tất cả thư” trong menu bên trái của giao diện Gmail của bạn. Thư mục “Tất cả thư” chứa tất cả email của bạn, bao gồm các thư được lưu trữ, gửi và nhận. Bạn có thể cuộn qua và tìm email cụ thể mà bạn đang tìm kiếm hoặc sử dụng thanh tìm kiếm một lần trong thư mục “Tất cả thư” để thu hẹp tìm kiếm của bạn.

Cách tìm email đã lưu trữ trong trình duyệt web Gmail

Sử dụng nhãn 'Tất cả thư'

Đầu tiên, đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn để tìm các email đã lưu trữ trong Gmail bằng trình duyệt web. Ở khung bên trái, cuộn xuống và nhấp vào Tất cả thư nhãn. Nếu nhãn Tất cả Thư không được hiển thị, hãy cuộn xuống, nhấp vào Xem thêm, Và sau đó nhấp vào Tất cả thư. Nhãn Tất cả thư hiển thị tất cả email của bạn, bao gồm Hộp thư đến và thư được lưu trữ.

Sử dụng chức năng tìm kiếm

Một cách khác để tìm email đã lưu trữ trong Gmail là sử dụng chức năng tìm kiếm. Bạn sẽ thấy thanh tìm kiếm ở trên cùng giao diện Gmail. Nhập từ khóa liên quan đến email bạn đang tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ bao gồm Hộp thư đến và các tin nhắn được lưu trữ phù hợp với truy vấn tìm kiếm của bạn. Phương pháp này có thể giúp bạn tìm các email đã lưu trữ bằng cách nhập các từ hoặc cụm từ có liên quan.

Sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao

Gmail cũng cung cấp các công cụ tìm kiếm nâng cao có thể hỗ trợ thêm cho bạn trong việc tìm kiếm các email đã lưu trữ của mình. Trong thanh tìm kiếm, hãy tìm biểu tượng bộ lọc, được biểu thị bằng ba dòng. Bấm vào biểu tượng này để mở bảng tùy chọn. Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình bằng cách chọn các từ được bao gồm hoặc loại trừ, kích thước tệp, v.v. Bạn cũng có thể tìm các email cũ trong Gmail theo ngày, chỉ định phạm vi ngày kết hợp với bất kỳ thông số nào khác.

Bằng cách sử dụng các phương pháp này, chẳng hạn như nhãn “Tất cả thư”, chức năng tìm kiếm và các công cụ tìm kiếm nâng cao, bạn có thể tìm và truy cập các email đã lưu trữ của mình trong Gmail một cách hiệu quả thông qua trình duyệt web.

Cách tìm email đã lưu trữ trên ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động

Sử dụng thư mục 'Tất cả thư'

Để tìm các email được lưu trữ trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động, bạn có thể bắt đầu bằng cách truy cập thư mục “Tất cả thư”. Để làm điều này:

1. Mở ứng dụng Gmail trên thiết bị của bạn.
2. Nhấn vào menu hamburger (ba dòng ngang) ở góc trên bên trái.
3. Cuộn xuống và nhấn vào “Tất cả thư”.
4. Duyệt qua danh sách email để tìm thư đã lưu trữ của bạn.

Hãy nhớ rằng thư mục “Tất cả thư” chứa cả email đã nhận và gửi. Các email được lưu trữ sẽ không có nhãn hộp thư đến, giúp việc nhận dạng chúng dễ dàng hơn.

Sử dụng thanh tìm kiếm

Một cách khác để tìm các email đã lưu trữ là sử dụng chức năng tìm kiếm tích hợp trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động. Đây là cách thực hiện:

1. Mở ứng dụng Gmail trên thiết bị của bạn.
2. Nhấn vào biểu tượng tìm kiếm (kính lúp) ở góc trên bên phải.
3. Nhập từ khóa liên quan đến email lưu trữ mà bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc tìm kiếm nâng cao, chẳng hạn như -in:Sent -in:Draft -in:Inbox, để thu hẹp kết quả.

Ví dụ: nếu bạn muốn tìm một email đã lưu trữ có từ “dự án”, hãy nhập project -in:Sent -in:Draft -in:Inbox vào thanh tìm kiếm và nhấn enter.

Bạn có thể định vị các email đã lưu trữ của mình một cách hiệu quả bằng cách sử dụng thư mục 'Tất cả thư' hoặc thanh tìm kiếm trong ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động.

Phân loại email đã lưu trữ

Khi sử dụng Gmail, việc phân loại và sắp xếp các email đã lưu trữ của bạn có thể hữu ích. Điều này giúp việc định vị và quản lý chúng dễ dàng hơn trong tương lai. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận cách tạo nhãn cho email được lưu trữ và sử dụng bộ lọc để phân loại email khi chúng được lưu trữ tự động.

Tạo nhãn cho email đã lưu trữ

Tạo nhãn trong Gmail giúp bạn sắp xếp các email đã lưu trữ của mình thành các danh mục cụ thể. Để tạo nhãn, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong hộp thư đến Gmail của bạn, nhấp vào tab Nhãn ở thanh bên trái.
2. Nhấp vào Xem thêm để mở rộng danh sách các tùy chọn, sau đó bấm vào Tạo nhãn mới.
3. Nhập tên cho nhãn mới của bạn và nhấp vào Tạo.

Sau khi tạo nhãn, bạn có thể áp dụng nhãn đó cho các email đã lưu trữ của mình:

1. Để truy cập các email đã lưu trữ của bạn, hãy nhấp vào Tất cả thư thư mục trên thanh bên trái.
2. Chọn những email bạn muốn áp dụng nhãn.
3. Nhấn vào Nhãn biểu tượng (trông giống như một thẻ) ở đầu màn hình của bạn.
4. Chọn hộp bên cạnh nhãn bạn muốn áp dụng và nhấp vào Áp dụng.

Sử dụng bộ lọc cho email được lưu trữ

Bộ lọc trong Gmail có thể tự động phân loại email của bạn dựa trên tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như từ khóa hoặc địa chỉ email của người gửi. Bạn có thể tạo bộ lọc để phân loại các email đã lưu trữ của mình khi chúng đến. Để tạo bộ lọc, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong hộp thư đến Gmail của bạn, hãy nhấp vào Cài Đặt biểu tượng (trông giống bánh răng) ở góc trên bên phải.
2. Nhấp chuột Xem tất cả các cài đặt.
3. Trong menu cài đặt, nhấp vào Bộ lọc và địa chỉ bị chặn tab.
4. Nhấp chuột Tạo một bộ lọc mới.
5. Nhập tiêu chí tìm kiếm mong muốn của bạn cho các email bạn muốn phân loại (ví dụ: từ một người gửi cụ thể hoặc với một số từ khóa nhất định).
6. Nhấp chuột Tạo bộ lọc với tìm kiếm này.
7. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn Áp dụng nhãn và chọn nhãn bạn đã tạo trước đó.
8. Để tự động lưu trữ các email đáp ứng tiêu chí của bạn, hãy chọn hộp bên cạnh Bỏ qua Hộp thư đến (lưu trữ nó).
9. Cuối cùng, nhấp Tạo bộ lọc.

Thực hiện theo các bước này, bạn có thể phân loại và quản lý email đã lưu trữ của mình một cách hiệu quả bằng cách sử dụng nhãn và bộ lọc của Gmail.

Tại sao bạn có thể cần truy xuất các email đã lưu trữ

Bạn có thể cần truy xuất các email đã lưu trữ trong Gmail vì một số lý do. Một trong những lý do chính là việc lưu trữ giúp hộp thư đến của bạn luôn ngăn nắp và gọn gàng. Bạn có thể ưu tiên những email cần chú ý ngay lập tức bằng cách lưu trữ những email cũ hơn hoặc ít quan trọng hơn.

Một lý do khác để truy xuất các email đã lưu trữ là khi bạn cần tham khảo các thông tin liên lạc trong quá khứ. Các email được lưu trữ có thể chứa thông tin hoặc tệp đính kèm có giá trị mà bạn cần tham khảo cho công việc hoặc nhiệm vụ cá nhân. Những email được lưu trữ này có thể là một bản ghi giấy kỹ thuật số về các cuộc trò chuyện và giao dịch quan trọng.

Hơn nữa, các email được lưu trữ có thể hữu ích khi theo dõi chuỗi email để tìm thông tin chi tiết cụ thể từ người gửi từ nhiều tháng hoặc nhiều năm trước. Các email được lưu trữ có thể hoạt động như một kho lưu trữ các liên hệ, thỏa thuận và cam kết cũ, giúp bạn dễ dàng xác định các chi tiết cần thiết khi cần.

Hơn nữa, việc truy xuất các email đã lưu trữ cũng có thể hữu ích để đảm bảo rằng tài khoản Gmail của bạn không có bất kỳ email trùng lặp hoặc không mong muốn nào. Bạn có thể duy trì tài khoản email sạch hơn, hiệu quả hơn bằng cách định kỳ xem xét và quản lý các email đã lưu trữ của mình.

Khôi phục email đã lưu trữ

Khi bạn lưu trữ một email trong Gmail, email đó sẽ được chuyển từ hộp thư đến của bạn sang thư mục “Tất cả thư”. Khôi phục những email này vào hộp thư đến của bạn là một quá trình đơn giản. Phần này sẽ hướng dẫn bạn khôi phục các email đã lưu trữ trong Gmail.

Trước tiên, hãy truy cập tài khoản Gmail của bạn trên máy tính hoặc ứng dụng di động. Trên phiên bản dành cho máy tính để bàn, hãy nhấp vào nhãn “Tất cả thư” trên thanh bên trái. Trong ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào menu hamburger (ba dòng ngang) ở đầu màn hình và chọn “Tất cả thư”. Điều này sẽ hiển thị tất cả các email đã lưu trữ và bất kỳ tin nhắn nào khác trong tài khoản của bạn.

Tiếp theo, tìm email bạn muốn khôi phục trong thư mục “Tất cả thư”. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm Gmail ở đầu trang cho các email được lưu trữ cụ thể. Nhập từ khóa liên quan đến email bạn đang tìm kiếm hoặc sử dụng các bộ lọc tìm kiếm nâng cao như -in:Sent -in:Draft -in:Inbox để thu hẹp kết quả tìm kiếm của bạn.

Khi bạn đã tìm thấy email mong muốn, hãy làm theo các bước sau để khôi phục email đó vào hộp thư đến của bạn:

Trên máy tính để bàn:

1. Di chuột qua tin nhắn bạn muốn khôi phục.
2. Đánh dấu vào ô nhỏ bên trái email.
3. Ở đầu màn hình, nhấp vào biểu tượng “Chuyển tới” (thư mục có mũi tên).
4. Chọn “Hộp thư đến” từ danh sách thả xuống.

Trên Ứng dụng Di động:

1. Nhấn vào email bạn muốn truy xuất.
2. Nhấn vào menu ba chấm ở góc trên bên phải của tin nhắn.
3. Chọn “Chuyển tới Hộp thư đến”.

Sau khi hoàn thành các bước này, email đã lưu trữ của bạn sẽ được khôi phục vào hộp thư đến của bạn. Bạn có thể quay lại hộp thư đến Gmail chính của mình và xác minh rằng email được khôi phục có tồn tại.

Cách xóa tin nhắn đã lưu trữ trong Gmail

Để xóa thư đã lưu trữ trong Gmail, hãy bắt đầu bằng cách mở Gmail trên trình duyệt web trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể thực hiện tác vụ này trên thiết bị Android hoặc iOS của mình, mặc dù quy trình có thể khác nhau một chút giữa các nền tảng.

Để xác định vị trí thư đã lưu trữ của bạn, hãy sử dụng thanh tìm kiếm Gmail. Nhập từ khóa có liên quan hoặc sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao -in:Sent -in:Draft -in:Inbox để loại trừ các thư mục điển hình. Thêm has:nouserlabels có thể giúp tinh chỉnh thêm tìm kiếm của bạn bằng cách xóa các email được phân loại.

Khi bạn đã xác định được các tin nhắn đã lưu trữ mà bạn muốn xóa, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1. Chọn tin nhắn: Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi email bạn muốn xóa. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn “Chọn tất cả” để xóa tất cả các email được hiển thị trong kết quả tìm kiếm của mình.
2. Bấm vào nút xóa: Xác định vị trí nút xóa trông giống biểu tượng thùng rác trên thanh công cụ ở đầu hộp thư đến của bạn. Bấm vào nút này để xóa các tin nhắn đã chọn.

3. Làm trống thư mục thùng rác: Xin lưu ý rằng việc xóa email khỏi tài khoản Gmail của bạn là quyết định cuối cùng. Các tin nhắn sẽ bị xóa vĩnh viễn sau khi bạn dọn sạch thư mục thùng rác. Để thực hiện việc này, hãy cuộn xuống phía bên trái giao diện Gmail của bạn và nhấp vào nhãn “Thùng rác” hoặc “Thùng rác”. Ở đầu trang thư mục thùng rác, bạn sẽ thấy tùy chọn “Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ” hoặc “Dọn thùng rác ngay”. Bấm vào đây để xóa vĩnh viễn các tin nhắn đã lưu trữ

Hãy nhớ sử dụng các bước này một cách thận trọng vì không thể khôi phục các email đã xóa sau khi dọn sạch thư mục thùng rác.

Xóa và lưu trữ email – Khi nào bạn nên sử dụng chúng?

Xóa và lưu trữ email là hai hành động khác nhau mà bạn có thể thực hiện trong Gmail để quản lý hộp thư đến của mình. Mỗi cái đều có ưu điểm riêng, tùy theo nhu cầu và sở thích của bạn. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận khi nào nên sử dụng tính năng xóa và khi nào nên sử dụng tính năng lưu trữ cho email của bạn.

Xóa email: Xóa một email có nghĩa là xóa vĩnh viễn email đó khỏi hộp thư đến của bạn và bất kỳ thư mục nào khác có chứa email đó. Các email đã xóa sẽ được chuyển vào thư mục thùng rác, được lưu trữ trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Hành động này được sử dụng tốt nhất khi bạn không còn cần thông tin hoặc tệp đính kèm trong email nữa và chắc chắn rằng bạn sẽ không cần tham khảo email. Đây cũng là một lựa chọn tốt cho những email bạn không muốn chiếm dung lượng lưu trữ của mình, chẳng hạn như thư rác, quảng cáo hoặc các tin nhắn không mong muốn khác. Hãy nhớ rằng một khi email đã bị xóa vĩnh viễn thì sẽ không thể khôi phục được.

Lưu trữ Email: Lưu trữ email có nghĩa là xóa email đó khỏi hộp thư đến của bạn nhưng lưu trữ email đó trong tài khoản Gmail của bạn, cụ thể là trong thư mục “Tất cả thư” hoặc thông qua tính năng tìm kiếm. Không giống như xóa, các email đã lưu trữ có thể dễ dàng truy cập trong tương lai nếu cần. Lưu trữ là một lựa chọn tuyệt vời cho những email bạn muốn giữ lại để tham khảo nhưng không nhất thiết cần truy cập ngay vào hộp thư đến của mình. Ngoài ra, việc lưu trữ email sẽ xóa chúng khỏi chế độ xem hộp thư đến của bạn, điều này có thể giúp giảm sự lộn xộn và giúp bạn dễ dàng tập trung vào các thư mới và chưa đọc hơn.

Cách tự động lưu trữ email trong Gmail

Để tự động lưu trữ email trong Gmail, hãy làm theo các bước đơn giản được nêu trong phần này. Hành động này sẽ giúp sắp xếp hộp thư đến của bạn bằng cách sắp xếp gọn gàng các email của bạn thành các danh mục có ý nghĩa.

Đầu tiên, đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và điều hướng đến cài đặt. Để truy cập cài đặt, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang rồi chọn “Xem tất cả cài đặt”. Tiếp theo, nhấp vào tab “Nhãn”.

Đã đến lúc tạo nhãn mới cho email bạn muốn lưu trữ. Cuộn đến phần “Nhãn” và chọn “Tạo nhãn mới”. Nhập tên cho nhãn mới và nhấp vào “Tạo” để xác nhận.

Khi nhãn của bạn đã được tạo, hãy lưu trữ email bằng cách áp dụng nhãn mới cho các thư đã chọn. Mở một trong những tin nhắn bạn muốn lưu trữ, nhấp vào “Tùy chọn khác” (được biểu thị bằng ba dấu chấm) và chọn “Lọc tin nhắn như thế này”.

Trong cài đặt bộ lọc, hãy chỉ định tiêu chí cho email bạn muốn lưu trữ—điều này có thể bao gồm người gửi, người nhận, dòng chủ đề hoặc từ khóa có trong email. Sau khi xác định bộ lọc của bạn, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc”. Cuối cùng, trong các tùy chọn tiếp theo, hãy chọn “Áp dụng nhãn” và chọn nhãn bạn đã tạo trước đó. Nhấp vào “Tạo bộ lọc” một lần nữa để xác nhận.

Sau khi hoàn thành các bước này, tài khoản Gmail của bạn sẽ tự động lưu trữ các email trong tương lai đáp ứng tiêu chí lọc được xác định trước theo nhãn do bạn chỉ định.

Mẹo để tránh vô tình lưu trữ

Là người dùng Gmail, bạn có thể vô tình lưu trữ các email mà bạn vẫn muốn đưa vào hộp thư đến của mình. Để ngăn điều này xảy ra, hãy làm theo những hướng dẫn đơn giản nhưng hiệu quả sau.

Đầu tiên, thận trọng khi chọn nhiều email cùng một lúc. Khi quản lý hộp thư đến của bạn, việc chọn nhiều thư cùng lúc để xóa hoặc báo cáo thư rác là điều bình thường. Nhưng hãy nhớ rằng chỉ một cú nhấp chuột vào nút Lưu trữ có thể vô tình gửi tất cả các email đã chọn vào kho lưu trữ. Hãy chú ý đến nút hành động nào bạn nhấn khi xử lý nhiều email.

Thứ hai, làm quen với phím tắt. Gmail cung cấp nhiều phím tắt khác nhau giúp quản lý email hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc vô tình nhấn tổ hợp phím có thể lưu trữ các email quan trọng. Ví dụ: nhấn phím 'e' trong khi email đang mở hoặc được chọn sẽ lưu trữ email đó. Hãy làm quen với những phím tắt này và sử dụng chúng một cách có ý thức. Bạn thậm chí có thể tắt phím tắt trong cài đặt Gmail nếu thấy chúng quá nguy hiểm.

Thứ ba, điều cần thiết là phải xác minh email bạn đang lưu trữ. Thay vì nhấp nhanh vào nút Lưu trữ mà không biết chắc chắn về những gì bạn sẽ gửi đi, vui lòng dành chút thời gian để xem lại chủ đề email và đảm bảo đó là nội dung bạn thực sự muốn lưu trữ trong kho lưu trữ. Kiểm tra kỹ các quyết định của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng sau này.

Cuối cùng, hãy cân nhắc việc sắp xếp email của bạn bằng nhãn và bộ lọc. Nhãn là một công cụ hữu ích để phân loại email của bạn, giúp chúng dễ dàng tìm thấy hơn và khó lưu trữ hơn do vô tình. Tương tự, các bộ lọc có thể tự động sắp xếp và gắn nhãn các email đến dựa trên các tiêu chí cụ thể, giảm nhu cầu sắp xếp và lưu trữ thư theo cách thủ công. Bằng cách tận dụng các tính năng này của Gmail, bạn có thể giảm khả năng đặt sai vị trí các email quan trọng trong kho lưu trữ.