Kế toán thủ công và kế toán vi tính: Sự khác biệt và so sánh

Hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa 2 loại hình kế toán này.

Các nội dung chính

1. Kế toán thủ công sử dụng sổ cái và nhật ký vật lý để ghi lại các giao dịch tài chính, có thể tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
2. Kế toán vi tính sử dụng phần mềm để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình kế toán, giảm lỗi và cung cấp dữ liệu tài chính theo thời gian thực.
3. Các doanh nghiệp nên cân nhắc chi phí và lợi ích của từng cách tiếp cận, xem xét các yếu tố như quy mô, mức độ phức tạp và nhu cầu cập nhật thông tin tài chính.

Kế toán thủ công so với kế toán vi tính

Kế toán thủ công là phương pháp ghi sổ kế toán truyền thống liên quan đến việc ghi chép các giao dịch tài chính bằng tay vào sổ nhật ký và sổ cái. Phương pháp này liên quan đến việc ghi chép tất cả các giao dịch. Kế toán vi tính là phương pháp lưu trữ hồ sơ hiện đại sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để ghi chép, lưu trữ và phân tích dữ liệu tài chính.

Kế toán thủ công chậm hơn, ngược lại kế toán vi tính nhanh hơn. Sai sót tính toán có thể xảy ra trong kế toán thủ công nhưng không xảy ra trong kế toán vi tính.

Bảng so sánh

Tham số so sánh	Kế toán thủ công	Kế toán trên máy vi tính
Định nghĩa	Sử dụng sổ sách và sổ đăng ký vật lý để ghi lại dữ liệu tài chính.	Sử dụng máy tính có phần mềm tài chính để thu thập dữ liệu tài chính điện tử.
Tài liệu	Có thể ghi chép thông qua sổ ghi chép ban đầu	Một cơ sở dữ liệu tùy chỉnh được sử dụng để ghi lại nội dung dữ liệu.
Tính toán	Người ta thực hiện tất cả các phép tính bằng tay.	Hệ thống máy tính sẽ thực hiện các phép tính sau khi được cung cấp dữ liệu.
tính chính xác	Dễ mắc lỗi	Phần mềm xác nhận các giao dịch khiến cho việc ghi nhận lỗi trở nên khó có thể xảy ra
Báo cáo tài chính	Các kế toán viên sẽ lập báo cáo này vào cuối mỗi quý hoặc cuối năm tài chính.	Nó luôn sẵn sàng.
Số dư dùng thử	Nó được chuẩn bị khi cần thiết	Nó cung cấp một bản cân đối thử nghiệm mỗi ngày
Tốc độ	Chậm	Tương đối nhanh hơn
sao lưu	Thật khó để sao lưu dữ liệu	Bạn có thể lưu các mục giao dịch và sao lưu chúng một cách dễ dàng.

Kế toán thủ công là gì?

Trước khi hệ thống tài chính vi tính ra đời, các kế toán viên thực hiện mọi quy trình kế toán bằng tay, sử dụng hệ thống kế toán trên giấy như chứng từ, nhật ký và sổ kế toán để lưu trữ và phân tích các giao dịch tài chính. Một số tổ chức và doanh nghiệp nhỏ vẫn sử dụng phương pháp này.

Một hệ thống thủ công tiết kiệm chi phí hơn vì không cần phải mua máy tính và phần mềm hoặc đào tạo nhân viên.

Hệ thống thủ công cũng có thể an toàn hơn vì không cần sử dụng internet để chuyển dữ liệu cho IRS hoặc kế toán. Hệ thống kế toán thủ công không gây bất tiện vì nó có thể hoạt động ngay cả khi không có điện, không giống như thiết lập hệ thống máy tính.

Tuy nhiên, lỗi của con người như chuyển đổi số liệu, bỏ sót giao dịch, v.v., có thể xảy ra khi sử dụng hệ thống kế toán thủ công.

Trong kế toán thủ công, bạn cần có chiến lược để sửa lỗi hiệu quả. Bạn có thể sử dụng băng tính trên mỗi trang của sổ cái và nhật ký chung để đảm bảo tổng số là chính xác.

Kế toán vi tính là gì?

Hệ thống kế toán vi tính bao gồm hệ thống máy tính và phần mềm.

Phần mềm được thiết kế để theo dõi các giao dịch kế toán của công ty, nhằm mục đích lập báo cáo tài chính hàng tháng, thông tin khai thuế, hàng năm báo cáo tài chính và các cấu hình báo cáo tài chính khác phân tích hiệu quả, lợi nhuận và hoạt động của công ty.

Hai yếu tố thiết yếu chính bao gồm:

1. Quy trình hoạt động: Một phương pháp thích hợp để vận hành hệ thống nhằm lưu trữ và xử lý dữ liệu.
2. Khung kế toán: Bao gồm cấu trúc nhóm và các nguyên tắc để lưu trữ hồ sơ.

Các công ty có phần mềm kế toán vi tính có thể tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với các đơn vị kinh doanh ở nhiều khu vực, nhiều loại tiền tệ và các chi nhánh bán nhiều sản phẩm khác nhau.

Lợi ích của kế toán vi tính bao gồm giảm thiểu sai sót, hiệu quả tốt hơn, chi phí hoạt động thấp hơn và chất lượng công việc tốt hơn.

Sự khác biệt chính giữa kế toán thủ công và kế toán vi tính

Tốc độ

Hệ thống kế toán vi tính nhanh hơn nhiều so với hệ thống kế toán thủ công. Thời gian cần thiết để nhập dữ liệu có thể gần như giống nhau đối với cả hai hệ thống.

Tuy nhiên, hệ thống máy tính sẽ giúp người dùng tổng hợp kết quả.

Máy tính tạo báo cáo nhanh chóng và bạn có thể thay đổi các thông số chỉ bằng cách nhấp và chọn tùy chọn thay vì thêm toàn bộ các cột số. Hệ thống máy tính dễ gặp trục trặc và lỗi có thể làm chậm bạn.

Mặc dù hệ thống thủ công tạo ra dữ liệu chậm hơn, bạn có thể dễ dàng dự đoán được thời gian cần thiết sẽ thực hiện các chức năng khác nhau khi sử dụng hệ thống thủ công.

Độ tin cậy

Để truy cập dữ liệu trong hệ thống máy tính, phần cứng của máy tính phải đáng tin cậy. Nếu hệ thống bị đóng băng hoặc sập, việc truy cập hồ sơ có thể không thực hiện được.

Bạn có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách cập nhật phần mềm và bảo trì máy tính tốt. Tuy nhiên, bạn không bao giờ biết khi nào hệ thống của mình có thể hoạt động trở lại.

Kế toán thủ công diễn ra trong sổ cái luôn có sẵn để xem và sử dụng. Tuy nhiên, có thể làm hỏng hoặc thất lạc hồ sơ vật lý.

Bạn có thể sao chép hồ sơ thủ công để sao lưu dữ liệu, nhưng quy trình sao lưu các tập tin kỹ thuật số dễ dàng hơn nhiều.

Đơn giản

Chủ doanh nghiệp hoặc kế toán thực hiện mọi tính toán trong hệ thống kế toán thủ công. Họ cộng và trừ các giao dịch theo cách thủ công.

Tuy nhiên, trong kế toán vi tính, phần mềm sẽ thực hiện các phép tính một cách tự động.

1. Trong kế toán thủ công, bạn xác định các giao dịch hàng năm. Hệ thống kế toán vi tính xác định các giao dịch tự động.
2. Trong hệ thống kế toán thủ công, người ta cần ghi lại số dư của các tài khoản theo cách thủ công trong sổ cái; do đó, bảng cân đối thử được lập thủ công. Hệ thống kế toán vi tính tạo ra bảng cân đối thử tự động.
3. Trong kế toán thủ công, bạn sẽ lập bảng cân đối thử khi cần thiết, nhưng trong kế toán vi tính, bảng cân đối thử sẽ có sẵn khi được yêu cầu.

dự án

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008