Nhóm Microsoft là gì? Hướng dẫn toàn diện cho [2025]

Nhóm Microsoft là gì

Microsoft Teams là một phần mềm cộng tác nhóm dựa trên đám mây thuộc bộ ứng dụng Microsoft 365 và Office 365. Các khả năng cốt lõi của nó bao gồm nhắn tin doanh nghiệp, gọi điện, họp video và chia sẻ tệp, khiến nó phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Là một nền tảng giao tiếp kinh doanh, Teams cung cấp không gian làm việc cộng tác dựa trên trò chuyện. Bạn có thể liên lạc với các thành viên trong nhóm của mình thông qua tin nhắn thời gian thực, cuộc gọi âm thanh và cuộc họp video. Nền tảng này được thiết kế để giúp tổ chức của bạn cộng tác hiệu quả, cho dù bạn đang làm việc từ xa hay tại văn phòng.

Ngoài các tính năng liên lạc, Microsoft Teams còn tích hợp với nhiều ứng dụng của Microsoft và bên thứ ba, nâng cao năng suất và hợp lý hóa quy trình công việc. Bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tệp từ OneDrive, SharePoint và các ứng dụng được hỗ trợ khác trong giao diện Nhóm.

Để tận dụng tối đa Microsoft Teams, bạn nên sử dụng các tính năng và tùy chỉnh tích hợp sẵn của nó. Dưới đây là một số mẹo để nâng cao trải nghiệm của bạn:

• Sử dụng các kênh: Sắp xếp các cuộc trò chuyện và không gian làm việc của nhóm bạn thành các kênh khác nhau, giúp việc cộng tác trên các dự án hoặc chủ đề cụ thể trở nên dễ dàng hơn.
• Sử dụng phím tắt: Tăng hiệu quả của bạn bằng cách tìm hiểu và sử dụng các phím tắt có sẵn cho các tác vụ phổ biến trong Teams.
• Thiết lập thông báo: Tùy chỉnh cài đặt thông báo của bạn để luôn được thông báo về các cập nhật quan trọng mà không bị tràn ngập bởi các cảnh báo không cần thiết.
• Tận dụng bot: Tận dụng sức mạnh của các bot tùy chỉnh và tích hợp sẵn để tự động hóa các tác vụ, thu thập thông tin và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.

Bằng cách làm quen với các tính năng của Microsoft Teams, tùy chỉnh cài đặt và tích hợp nó với các công cụ và quy trình hiện có, bạn có thể cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp và nâng cao năng suất của tổ chức.

Các tính năng chính của Nhóm Microsoft

Trò chuyện và cộng tác

Microsoft Teams cung cấp không gian làm việc dựa trên trò chuyện được sắp xếp hợp lý để nhóm của bạn cộng tác hiệu quả. Nền tảng này hỗ trợ nhắn tin nhóm và cá nhân với các cuộc hội thoại theo chuỗi và liên tục. Dễ dàng nâng tầm cuộc trò chuyện nhóm hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp thành cuộc gọi thoại hoặc cuộc gọi video, cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác trong tổ chức của bạn. Một số tính năng khác bao gồm:

• Định dạng văn bản phong phú và biểu tượng cảm xúc
• Cộng tác thời gian thực trên các tài liệu
• Tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft và các công cụ của bên thứ ba

Hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình là tính năng cốt lõi trong Microsoft Teams, giúp các nhóm duy trì kết nối thông qua các cuộc họp trực tiếp, bất kể vị trí. Với hội nghị truyền hình, bạn có thể:

• Lên lịch và tham gia các cuộc họp trực tuyến
• Thiết lập cài đặt âm thanh và video trước cuộc gọi
• Chia sẻ màn hình của bạn để thuyết trình
• Sử dụng hiệu ứng làm mờ nền hoặc nền ảo để có diện mạo chuyên nghiệp
• Ghi lại các cuộc họp để tham khảo trong tương lai

Chia sẻ và lưu trữ tệp

Microsoft Teams tích hợp liền mạch với OneDrive, SharePoint và các giải pháp lưu trữ tệp khác, giúp bạn dễ dàng chia sẻ và truy nhập tài liệu trong nhóm của mình. Các tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp chính bao gồm:

• Tải lên và chia sẻ tập tin trực tiếp trong cuộc trò chuyện
• Cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực
• Sử dụng tính năng kiểm soát phiên bản và khôi phục tập tin tích hợp sẵn
• Đặt quyền và quản lý quyền truy cập vào tệp
• Lưu trữ tệp an toàn trên đám mây của Microsoft

Khả năng tương thích với hệ điều hành

Microsoft Teams được thiết kế để hoạt động trên nhiều hệ điều hành khác nhau, đảm bảo rằng bạn có thể cộng tác hiệu quả với nhóm của mình, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào. Khả năng tương thích bắt đầu với hai phiên bản iOS chính cuối cùng dành cho người dùng iPhone và iPad, đồng thời chủ sở hữu thiết bị Android cũng nên cập nhật hệ điều hành của mình để có trải nghiệm tốt nhất.

Đối với người dùng máy tính để bàn, Microsoft Teams tương thích với nền tảng Windows và macOS. Bạn nên kiểm tra các yêu cầu phần cứng cụ thể cho máy Windows hoặc Mac của mình để đảm bảo hiệu suất mượt mà. Hơn nữa, Microsoft Teams hỗ trợ nhiều trình duyệt web khác nhau, chẳng hạn như Google Chrome, Microsoft Edge và Mozilla Firefox. Đảm bảo bạn luôn sử dụng trình duyệt cập nhật để có trải nghiệm Teams tối ưu.

Một số tính năng, như hiệu ứng video “Làm mờ nền của tôi” tùy chọn trên iOS, yêu cầu thông số kỹ thuật tối thiểu của thiết bị, chẳng hạn như iPhone 7 trở lên, iPad 2018 (thế hệ thứ 6) trở lên hoặc iPod touch 2019 (thế hệ thứ 7). Hệ điều hành iOS 12 trở lên cũng rất quan trọng đối với các tính năng này. Việc cập nhật thiết bị của bạn lên phiên bản mới nhất đảm bảo bạn có thể truy cập tất cả các công cụ và dịch vụ sẵn có khi sử dụng Microsoft Teams.

Tóm lại, việc luôn cập nhật thiết bị của bạn với các yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành mới nhất là chìa khóa để đảm bảo khả năng tương thích liền mạch với Microsoft Teams. Điều này sẽ cho phép bạn cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm của mình và tận dụng tối đa các tính năng của nền tảng.

Tích hợp với các ứng dụng khác

Tích hợp với Office 365

Microsoft Teams tích hợp liền mạch với các ứng dụng Office 365, giúp bạn cải thiện khả năng cộng tác và năng suất của mình. Với Teams, bạn có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tệp từ Từ, Excel, PowerPointvà OneNote. Ví dụ: bạn có thể đồng tác giả một tài liệu với đồng nghiệp của mình trong thời gian thực trong khi thảo luận về những thay đổi trong cuộc gọi Nhóm.

Một tích hợp quan trọng khác là với SharePoint. Bạn có thể làm việc trực tiếp với các trang SharePoint, thư viện tài liệu và danh sách trong Nhóm để sắp xếp tất cả các tệp và thông tin quan trọng của bạn. Hơn nữa, Teams còn hợp tác chặt chẽ với Phương tiện trao đổi, cung cấp các tính năng nâng cao cho cuộc họp, lên lịch và thông báo qua email.

Tích hợp của bên thứ ba

Microsoft Teams không chỉ hoạt động tốt với các ứng dụng Office 365 mà còn hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba, phục vụ cho nhiều trường hợp sử dụng và ngành nghề khác nhau. Bạn có thể tìm thấy nhiều ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình trong Teams App Store và dưới đây là một số danh mục phổ biến:

• Quản lý dự án: Các ứng dụng như Trello, Asana và Monday.com giúp bạn theo dõi và quản lý các dự án trực tiếp trong Teams.
• Giao tiếp: Tăng cường giao tiếp bằng các công cụ như Zoom, Polly (bỏ phiếu và khảo sát) và Mural (cộng tác trực quan).
• Cộng tác tệp: Các dịch vụ chia sẻ tệp như Box, Dropbox và Google Drive có thể được tích hợp vào Teams để cộng tác dễ dàng hơn.

Trong khi tích hợp với Microsoft Teams, hãy nhớ rằng người dùng phải có giấy phép phù hợp để truy cập các ứng dụng Office 365 và một số dịch vụ của bên thứ ba. Bằng cách tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau trong Microsoft Teams, bạn sẽ tạo ra trải nghiệm thống nhất nhằm tối đa hóa năng suất và hợp lý hóa hoạt động liên lạc tại nơi làm việc của mình.

Bảo mật và tuân thủ của Microsoft Teams

Tính năng bảo mật

Microsoft Teams được thiết kế chú trọng đến quyền riêng tư. Nó cung cấp xác thực hai yếu tố trên toàn nhóm và toàn tổ chức để đảm bảo quyền truy cập của người dùng. Ngoài ra, nó hỗ trợ dấu hiệu duy nhất trên thông qua Active Directory, giúp hợp lý hóa quy trình xác thực người dùng trong khi vẫn duy trì mức độ bảo mật cao.

Bảo mật dữ liệu

Các nhóm đảm bảo việc bảo vệ dữ liệu của bạn cả trong quá trình truyền tải và khi lưu trữ:

• Encryption: Các tệp được chia sẻ trong Teams được lưu trữ trong SharePoint và được hỗ trợ bởi các cơ chế mã hóa của nó, trong khi các ghi chú được lưu trữ trong OneNote với sự hỗ trợ mã hóa của OneNote.
• Tuân thủ: Microsoft Teams tuân theo các nguyên tắc Vòng đời phát triển bảo mật (SDL) của Microsoft, tạo ra một hệ thống liên lạc hợp nhất an toàn trải qua quá trình thử nghiệm tính năng và lập mô hình mối đe dọa kỹ lưỡng.
• Đối tác nhà phát triển Microsoft 365: Microsoft hợp tác với các đối tác để cung cấp thông tin bảo mật, xử lý dữ liệu và tuân thủ cần thiết cho các ứng dụng và phần bổ trợ của Microsoft Teams. Điều này giúp các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt về các công cụ họ sử dụng trong Teams.

Bằng cách kết hợp các tính năng bảo mật và biện pháp bảo mật dữ liệu này, Microsoft Teams nỗ lực tạo ra một môi trường an toàn và tuân thủ để cộng tác và liên lạc trong tổ chức của bạn.

Cách bắt đầu với nhóm Microsoft

Quá trình cài đặt

Để bắt đầu với Microsoft Teams, trước tiên bạn phải cài đặt ứng dụng trên thiết bị của mình. Bạn có thể tìm thấy ứng dụng cho nền tảng ưa thích của mình theo những cách sau:

• Đối với người dùng máy tính để bàn: Hãy truy cập Trang tải xuống Microsoft Teams và chọn phiên bản dành cho Windows, macOS hoặc Linux.
• Đối với người dùng di động: Tải xuống ứng dụng Microsoft Teams từ Google play (Android) hoặc App Store (IOS).

Sau khi tải xuống và cài đặt, hãy đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn hoặc tạo tài khoản mới nếu bạn chưa có.

Tạo và quản lý nhóm

Sau khi đăng nhập, bạn có thể bắt đầu tạo và quản lý nhóm trong Microsoft Teams. Đây là cách thực hiện:

1. Tạo một đội mới: Nhấp vào tab “Nhóm” trên thanh bên trái, sau đó nhấp vào “Tham gia hoặc tạo nhóm” ở dưới cùng. Chọn “Tạo nhóm” và cung cấp tên, mô tả cũng như cài đặt quyền riêng tư (công khai hoặc riêng tư).
2. Thêm thành viên: Sau khi nhóm của bạn được tạo, bạn có thể thêm thành viên bằng cách nhấp vào nút “Tùy chọn khác” (…) bên cạnh tên nhóm của bạn rồi chọn “Thêm thành viên”. Nhập tên, địa chỉ email hoặc tên người dùng của các thành viên trong nhóm của bạn và họ sẽ nhận được thông báo tham gia nhóm.
3. Tổ chức các kênh: Kênh là các phần phụ của nhóm nơi có thể diễn ra các cuộc trò chuyện hoặc nhiệm vụ cụ thể. Để tạo kênh, hãy nhấp vào nút “Tùy chọn khác” (…) bên cạnh tên nhóm của bạn ở phía bên trái, sau đó nhấp vào “Thêm kênh”. Cung cấp tên, mô tả và cài đặt quyền riêng tư cho kênh.
4. Bắt đầu và quản lý cuộc trò chuyện: Bấm vào một kênh để xem và bắt đầu cuộc trò chuyện. Sử dụng @đề cập để thông báo cho một số thành viên nhóm nhất định và quản lý các cuộc hội thoại bằng câu trả lời theo chuỗi.
5. Chia sẻ tệp, lên lịch cuộc họp và hơn thế nữa: Trong một kênh, bạn có thể chia sẻ tệp, lên lịch cuộc họp hoặc cộng tác trên các tài liệu bằng các tab ở trên cùng. Ví dụ: bạn có thể nhấp vào tab “Tệp” để chia sẻ và cộng tác trên các tệp hoặc tab “Cuộc họp” để lên lịch một cuộc họp mới.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể bắt đầu sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả để cộng tác và liên lạc với các thành viên trong nhóm của mình.