Trello là gì?
Trello là một công cụ cộng tác cho phép bạn sắp xếp các dự án của mình thành các bảng, cho phép bạn và nhóm của mình theo dõi công việc một cách hiệu quả. Nó là một công cụ quản lý dự án trực quan cung cấp nền tảng linh hoạt và dễ thích ứng cho nhiều loại quy trình công việc, theo dõi nhiệm vụ và làm việc nhóm.
Hãy tưởng tượng một tấm bảng trắng chứa đầy danh sách các tờ giấy ghi chú; mỗi nốt nhạc thể hiện một nhiệm vụ cho bạn và nhóm của bạn. Trello hoạt động theo nguyên tắc tương tự, sử dụng thẻ và cột để theo dõi tiến trình. Nó được thiết kế để cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về những gì đang được thực hiện, ai chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ và giai đoạn mà họ hiện đang ở.
Để bắt đầu với Trello, bạn nên đăng ký một tài khoản miễn phí. Sau đó, bạn có thể tạo một bảng mời các thành viên trong nhóm của mình cộng tác. Các thành phần chính của Trello là:
- Ban: Đại diện cho các dự án của bạn và là không gian nơi bạn có thể quản lý các khía cạnh khác nhau trong công việc của mình.
- Chức năng: Các cột trong bảng dùng để sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tiến độ hoặc phân loại chúng.
- Thẻ: Thể hiện các nhiệm vụ hoặc mục di chuyển từ danh sách này sang danh sách khác khi chúng tiến triển trong quy trình làm việc của bạn.
Để tận dụng tối đa Trello, bạn có thể tùy chỉnh các thành phần này theo sở thích của nhóm bạn. Bạn có thể thêm tệp, danh sách kiểm tra, nhãn, ngày đến hạn và thậm chí tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất của nhóm.
Tóm lại, Trello là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ giúp bạn quản lý hiệu quả các dự án, quy trình công việc và nhiệm vụ, giúp nhóm của bạn trở nên ngăn nắp và hiệu quả hơn.
Thiết lập tài khoản trong Trello
Trước hết, để tạo tài khoản Trello mới, hãy đảm bảo bạn có địa chỉ email duy nhất chưa được sử dụng trong Trello hoặc Atlassian. Thăm nom https://trello.com/signup và nhập thông tin của bạn để hoàn tất quá trình đăng ký. Sau khi hoàn thành mẫu đăng ký, hãy kiểm tra email để xác nhận tài khoản Trello mới của bạn.
Khi bạn đã tạo thành công tài khoản của mình, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo bảng đầu tiên của mình. Đăng nhập vào tài khoản Trello của bạn, tìm Tạo ở góc trên bên phải của cửa sổ và nhấp vào nút đó. Từ menu thả xuống xuất hiện, chọn Tạo bảng. Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể đặt tên cho bảng của mình và chọn chủ đề. Sau khi đặt tên cho bảng của bạn và chọn chủ đề, hãy nhấp vào Tạo bảng .
Bảng Trello của bạn hiện đã sẵn sàng! Bạn có thể mời các thành viên trong nhóm vào hội đồng quản trị và bắt đầu cộng tác trong các dự án hoặc nhiệm vụ khác nhau. Để mời thành viên, hãy tìm Mời gọi trên bảng của bạn và nhấp vào nó. Sau đó, bạn có thể nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời.
Khi sử dụng Trello bằng tài khoản Atlassian, bạn có thể đăng nhập bằng cách nhập địa chỉ email của mình vào trello.com/đăng nhập. Nếu hệ thống nhận ra rằng tài khoản của bạn được liên kết với tài khoản Atlassian, hãy nhấp vào Đăng nhập bằng Atlassian liên kết để đăng nhập. Trong trường hợp bạn cần đặt lại mật khẩu tài khoản Atlassian của mình, hãy truy cập https://id.atlassian.com/login/resetpassword.
Bây giờ bạn đã thiết lập tài khoản và tạo bảng đầu tiên của mình, bạn có thể bắt đầu khám phá các tính năng của Trello. Bạn có thể thêm nhiều nhiệm vụ khác nhau và sắp xếp chúng thành danh sách, tạo danh sách kiểm tra cũng như tùy chỉnh bảng của mình bằng nhãn, ngày đến hạn, v.v. để tạo quy trình làm việc hiệu quả phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn. Đừng quên khám phá các tính năng khác của Trello, chẳng hạn như tệp đính kèm, nhận xét và tự động hóa, để nâng cao hơn nữa năng suất của nhóm bạn.
Khám phá giao diện Trello
Khi đăng nhập vào Trello lần đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy các thành phần chính trong giao diện của nó – bảng, danh sách và thẻ. Những thành phần này được thiết kế để giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ và dự án của mình một cách dễ dàng.
Ban là những vùng chứa chính cho dự án của bạn. Hãy coi chúng như những bảng trắng kỹ thuật số nơi bạn có thể sắp xếp và quản lý công việc của mình. Để tạo bảng mới, hãy nhấp vào dấu “+” ở góc trên bên phải màn hình và chọn “Tạo bảng”.
Chức năng là các cột trong bảng đại diện cho các giai đoạn hoặc danh mục khác nhau trong quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: một thiết lập đơn giản có thể bao gồm ba danh sách: “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Xong”. Nhấp vào “Thêm danh sách” ở bất kỳ khoảng trống nào trên bảng của bạn để tạo danh sách mới và tùy chỉnh tiêu đề của nó.
Thẻ là các nhiệm vụ riêng lẻ trong một danh sách. Bạn có thể tạo thẻ bằng cách nhấp vào nút “+ Thêm thẻ” ở cuối danh sách bất kỳ trên bảng của bạn. Điền vào tiêu đề và mô tả thẻ, chỉ định thành viên trong nhóm, ngày đến hạn và đính kèm mọi tệp liên quan.
Để di chuyển thẻ giữa các danh sách, chỉ cần nhấp và kéo thẻ đến vị trí mới. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của nhiệm vụ khi chúng di chuyển trong quy trình làm việc của bạn.
Một phần thiết yếu khác của giao diện Trello là thực đơn nằm ở phía bên phải của bảng của bạn. Menu là trung tâm điều khiển nhiệm vụ, nơi bạn có thể quản lý các quyền của bảng, bật Power-Up, tạo tự động hóa và xem nguồn cấp dữ liệu hoạt động.
Trello cũng cung cấp chức năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy thẻ hoặc nội dung khi cần. Nhập truy vấn của bạn vào thanh tìm kiếm ở đầu trang và Trello sẽ hiển thị các thẻ và bảng phù hợp.
Để nâng cao hơn nữa trải nghiệm Trello của bạn, hãy xem xét khám phá nhiều loại Power-Up, là những tích hợp và tính năng có thể được thêm vào bảng của bạn. Power-Ups có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách tích hợp các công cụ như lịch, Google Drive và Slack hoặc thêm các tính năng như bỏ phiếu, trường tùy chỉnh, v.v.
Bằng cách làm quen với giao diện của Trello, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và cộng tác hiệu quả với nhóm của mình để đạt được mục tiêu.
Tạo và quản lý bảng trong Trello
Tạo một bảng
Để tạo bảng Trello mới, hãy nhấp vào “Tạo” trong tiêu đề và chọn “Tạo bảng…” từ menu thả xuống. Chọn tên mô tả cho bảng của bạn đại diện cho dự án hoặc nhiệm vụ mà bảng đó sẽ chứa. Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch cho một bữa tiệc ở văn phòng, bạn có thể đặt tên nó là “Kế hoạch tiệc văn phòng”.
Thêm danh sách và thẻ
Sau khi tạo bảng, bạn có thể thêm danh sách và thẻ. Danh sách thể hiện các giai đoạn hoặc danh mục nhiệm vụ khác nhau trong dự án của bạn. Ví dụ: bạn có thể có các danh sách có tiêu đề “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Đã hoàn thành”. Để tạo danh sách mới, hãy nhấp vào “Thêm danh sách” trên bảng của bạn và nhập tiêu đề danh sách.
Thẻ là các nhiệm vụ riêng lẻ hoặc các phần thông tin trong danh sách. Để thêm thẻ, hãy nhấp vào “Thêm thẻ” trong danh sách liên quan và nhập tiêu đề của thẻ. Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết, đính kèm tệp, đặt ngày đến hạn và thêm nhãn thẻ bằng cách nhấp vào chúng và điền vào các trường thích hợp.
Sắp xếp và ưu tiên thẻ
Sau khi thêm thẻ vào danh sách của mình, bạn có thể sắp xếp và ưu tiên chúng bằng cách kéo và thả để sắp xếp lại trong danh sách hoặc di chuyển chúng giữa các danh sách. Ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách di chuyển các thẻ quan trọng nhất lên đầu danh sách của bạn.
Để theo dõi tiến độ và trực quan hóa luồng nhiệm vụ trong dự án của bạn, hãy di chuyển thẻ giữa các danh sách khi trạng thái của chúng thay đổi. Ví dụ: khi bạn bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ trong danh sách “Việc cần làm”, hãy chuyển nhiệm vụ đó sang danh sách “Đang tiến hành” và sau khi hoàn thành, hãy chuyển nhiệm vụ đó vào danh sách “Đã hoàn thành”.
Hãy nhớ cập nhật bảng Trello của bạn bằng cách thường xuyên xem xét danh sách và thẻ của bạn, thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết dựa trên những thay đổi trong dự án hoặc quy trình làm việc của bạn.
Cộng tác và làm việc nhóm trong Trello
Trello là một công cụ cộng tác và quản lý công việc mạnh mẽ được hàng triệu người trên toàn thế giới sử dụng để theo dõi các dự án nhóm trong thời gian thực. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách bạn có thể khai thác các tính năng của Trello để nâng cao sự cộng tác và làm việc nhóm trong tổ chức của mình.
Thêm thành viên vào một hội đồng
Để bắt đầu cộng tác với nhóm của bạn trong Trello, trước tiên bạn phải thêm thành viên nhóm vào bảng. Đây là cách thực hiện:
- Mở bảng Trello của bạn.
- Bấm vào nút “Mời” ở đầu bảng.
- Nhập địa chỉ email hoặc tên người dùng Trello của người bạn muốn mời hoặc chọn họ từ các đề xuất.
- Chọn vai trò nhóm cho thành viên mới (chẳng hạn như “Quản trị viên” hoặc “Bình thường”).
- Nhấp vào “Gửi lời mời”.
Thành viên trong nhóm của bạn sau đó sẽ nhận được lời mời qua email để tham gia hội đồng quản trị. Một khi họ chấp nhận, họ có thể truy cập và đóng góp cho nó.
Phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ
Một trong những lợi ích chính của Trello là khả năng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến trình của họ. Đây là cách bạn có thể làm điều này một cách hiệu quả:
- Tạo thẻ nhiệm vụ: Trong một bảng, tạo một thẻ mới cho mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể thêm tiêu đề mô tả, ngày đến hạn và thông tin bổ sung như danh sách kiểm tra và tệp đính kèm.
- Chỉ định thành viên trong nhóm: Nhấp vào thẻ nhiệm vụ và sử dụng tùy chọn “Thành viên” để phân công một hoặc nhiều đồng đội. Họ sẽ được thông báo về nhiệm vụ và sẽ thấy thẻ trong chế độ xem “Thẻ của tôi”.
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng giao diện trực quan của Trello để kéo và thả thẻ giữa các danh sách thể hiện các giai đoạn hoàn thành nhiệm vụ khác nhau (ví dụ: “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”). Cách tiếp cận trực quan này cho phép bạn và nhóm của bạn xác định trạng thái dự án và các điểm nghẽn một cách nhanh chóng.
Bằng cách tận dụng các tính năng của Trello để cộng tác và làm việc nhóm, bạn có thể cải thiện đáng kể việc quản lý dự án của tổ chức mình và giữ mọi người cùng thống nhất.
Tích hợp Trello với các ứng dụng khác
Trello có thể được tích hợp với nhiều ứng dụng khác để tăng năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc. Thông qua Power-up, bạn có thể kết nối bảng Trello của mình với các công cụ khác mà nhóm của bạn có thể đã sử dụng.
Chẳng hạn, việc tích hợp Slack với Trello cho phép chia sẻ thẻ và hoạt động, thậm chí ghim kênh Slack vào bảng Trello. Để kích hoạt tính năng tích hợp này, chỉ cần thêm Slack Power-Up vào bảng Trello của bạn.
Một tích hợp hữu ích khác là với Chổ hợp lưu. Công cụ này giúp bạn dễ dàng tạo một kho lưu trữ toàn diện về thông tin công ty và kế hoạch dự án. Bằng cách kết nối Confluence và Trello, bạn có thể cộng tác viết bài đăng trên blog, quản lý chi tiết về một sự kiện lớn hoặc sắp xếp các mốc thời gian của dự án.
Để tích hợp Trello với Đám mây JIRA, hãy bật JIRA Cloud Power-Up, giúp theo dõi và quản lý dự án hiệu quả hơn. Việc tích hợp này cho phép liên kết các vấn đề giữa hai nền tảng, giúp dễ dàng theo dõi các vấn đề liên quan đến công việc trong Trello cùng với các nhiệm vụ phát triển trong JIRA.
Khi sử dụng Trello, điều cần thiết là phải khám phá các tính năng Tăng sức mạnh và tích hợp sẵn có khác. Hãy xem xét các bước sau:
- Nhấp vào “Hiển thị Menu” trên bảng Trello của bạn.
- Chọn “Power-Ups” từ menu.
- Duyệt qua các Power-Up có sẵn hoặc tìm kiếm các ứng dụng cụ thể.
- Để thêm Power-Up, hãy nhấp vào “Bật” trên ứng dụng mong muốn.
Hãy nhớ rằng việc tích hợp Trello với các ứng dụng khác có thể nâng cao đáng kể năng suất của bạn và cung cấp nền tảng cộng tác gắn kết hơn cho nhóm của bạn.
Các tính năng và mẹo nâng cao của Trello
Trello là một ứng dụng quản lý tác vụ mạnh mẽ với nhiều tính năng và mẹo nâng cao khác nhau giúp bạn hợp lý hóa công việc và tăng năng suất. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về phím tắt và cách sử dụng Power-Ups.
Phím tắt
Để giúp trải nghiệm Trello của bạn nhanh hơn và hiệu quả hơn, hãy tận dụng các phím tắt. Một số phím tắt hữu ích cho bảng Trello của bạn bao gồm:
- F: Tìm kiếm nhanh
- Q: Lọc thẻ theo nhiệm vụ được giao
- C: Lưu trữ thẻ
- L: Mở menu Nhãn
- E: Chỉnh sửa nhanh thẻ
Ngoài ra, bạn có thể điều hướng giữa các thẻ và bảng bằng các phím mũi tên, phím cách và phím enter. Sử dụng các phím tắt này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy.
Sử dụng Power-Up
Power-Ups là sự tích hợp của Trello với các ứng dụng khác nhằm nâng cao khả năng của bảng của bạn và cung cấp các chức năng bổ sung. Một số Power-Up phổ biến bao gồm:
- Butler: Tự động hóa các nhiệm vụ và tạo quy tắc cho bảng của bạn
- Xem Lịch: Xem và quản lý nhiệm vụ của bạn với ngày đến hạn trên lịch
- Google Drive: Đính kèm và truy cập các tệp Google Drive trực tiếp từ thẻ Trello của bạn
- Slack: Tích hợp với các kênh Slack của bạn để liên lạc nhóm liền mạch
Để bật Power-Up, hãy truy cập menu bảng của bạn, nhấp vào “Power-Ups” và sau đó tìm kiếm tích hợp mong muốn. Sau khi được bật, hãy tùy chỉnh cài đặt của nó theo nhu cầu của bạn. Power-Ups có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và sự cộng tác trong nhóm của bạn, tận dụng tối đa trải nghiệm Trello của bạn.
Hãy nhớ khám phá các tính năng nâng cao bổ sung và tối ưu hóa việc sử dụng Trello của bạn, đảm bảo bạn và nhóm của bạn có thể làm việc liền mạch và hiệu quả.
Tôi đã nỗ lực rất nhiều để viết bài đăng trên blog này nhằm cung cấp giá trị cho bạn. Nó sẽ rất hữu ích cho tôi, nếu bạn cân nhắc chia sẻ nó trên mạng xã hội hoặc với bạn bè/gia đình của bạn. CHIA SẺ LÀ ♥️
