Cách sử dụng When2Meet: Lập kế hoạch hiệu quả được đơn giản hóa

When2Meet là gì?

When2Meet là một công cụ lập lịch miễn phí và dễ sử dụng được thiết kế để giúp bạn tìm ra thời điểm tốt nhất để nhóm họp mặt. Với giao diện trực quan độc đáo, việc lập kế hoạch cho các cuộc họp và sự kiện trở nên dễ dàng. Không giống như các ứng dụng lên lịch khác, When2Meet không yêu cầu đăng ký để bắt đầu. Tất cả những gì bạn cần là một URL duy nhất mà bạn có thể sử dụng để tìm thời điểm thích hợp nhất để tổ chức một cuộc họp hoặc sự kiện.

Sử dụng When2Meet, bạn có thể tạo sự kiện mới bằng cách truy cập trang web và nhập tên cho sự kiện của mình. Từ đó, bạn có thể chọn (các) ngày mong muốn bằng lịch, bắt đầu từ tuần hiện tại. Sau khi sự kiện được tạo, người tham gia có thể nhấp và kéo ngày và giờ để cho biết tình trạng sẵn sàng của họ, giúp dễ dàng tìm thấy khoảng thời gian mà mọi người đều rảnh.

Ngoài ra, When2Meet còn cung cấp các tính năng múi giờ để phù hợp với các nhóm quốc tế. Trong cài đặt cuộc họp, hãy chọn múi giờ của bạn và thời gian cũng như ngày của bảng sẽ tự động thay đổi để phù hợp. Tính năng này rất quan trọng khi điều phối các cuộc họp giữa những người tham gia từ nhiều địa điểm khác nhau trên toàn thế giới.

Tạo tài khoản When2Meet của bạn

Để bắt đầu sử dụng When2Meet, trước tiên bạn nên tạo một tài khoản. Tham quan When2Meet.com trang web và nhấp vào Người mới đến lựa chọn. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo tài khoản của mình. Bạn phải cung cấp địa chỉ email nơi liên kết xác nhận sẽ được gửi để hoàn tất quá trình đăng ký.

Sau khi nhận được email xác nhận, hãy nhấp vào liên kết để xác minh tài khoản của bạn. Bạn có thể đăng nhập và tạo sự kiện sau khi tài khoản của bạn được xác minh. Điều quan trọng là phải kiểm tra kỹ địa chỉ email của bạn để tránh bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào về sự kiện của bạn.

Để truy cập tài khoản của bạn và tạo sự kiện sau này, hãy đánh dấu trang web When2Meet.com và đăng nhập bằng địa chỉ email của bạn. Bây giờ, bạn đã sẵn sàng bắt đầu điều phối các sự kiện một cách hiệu quả với những người tham gia khác.

Lên lịch sự kiện mới

Nhập chi tiết sự kiện

Để lên lịch sự kiện mới trên When2Meet, hãy truy cập trang web và nhấp vào nút “Sự kiện mới”. Thao tác này sẽ chuyển hướng bạn đến một trang nơi bạn có thể nhập chi tiết sự kiện của mình, chẳng hạn như tên và thời lượng của sự kiện. Đảm bảo bạn cung cấp tiêu đề ngắn gọn để người tham gia có thể dễ dàng xác định sự kiện.

Tiếp theo, bạn sẽ được hỏi địa chỉ email và tên của mình – những thông tin này sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích nhận dạng và sẽ không được chia sẻ với người khác. Bước này đảm bảo rằng bạn, với tư cách là người tổ chức, có thể truy cập cài đặt của sự kiện và quản lý các phản hồi.

Chọn khung thời gian tối ưu

When2Meet cho phép bạn chọn khung thời gian cho sự kiện của mình, khung thời gian này sẽ được hiển thị cho người tham gia theo ngày và giờ có thể. Đầu tiên, chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong phạm vi thời gian có thể xảy ra của sự kiện. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ vào các tháng ở bên trái và cuộn lên hoặc xuống.

Hãy nhớ rằng chế độ xem mặc định của lịch bắt đầu bằng Chủ Nhật, nhưng nếu bạn muốn bắt đầu tuần vào Thứ Hai, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chế độ này bằng cách kéo lịch sang trái hoặc phải bằng cách sử dụng các ngày trong tuần ở trên cùng. Khi bạn đã chọn phạm vi ngày, bạn có thể chọn các khoảng thời gian cụ thể có thể dùng làm thời gian họp tiềm năng.

Để đơn giản hóa quá trình này, bạn có thể kéo con trỏ của bạn qua các khoảng thời gian trong lịch để đánh dấu chúng là có sẵn. Nếu bạn cần bỏ chọn các khe thời gian, hãy nhấp lại vào chúng.

Khi bạn đã nhập tất cả các chi tiết cần thiết và chọn khung thời gian tối ưu cho sự kiện của mình, hãy nhấp vào nút “Tạo sự kiện”. Điều này sẽ tạo ra một liên kết duy nhất mà bạn có thể chia sẻ với những người tham gia để họ có thể cho biết tính khả dụng của họ. Liên kết này có thể được chia sẻ qua email hoặc tin nhắn để đảm bảo mọi người đều nhận được nó.

Mời người tham gia sự kiện của bạn

Khi thiết lập sự kiện trên When2Meet, bạn sẽ bắt đầu bằng việc tạo một sự kiện mới. Truy cập When2Meet.com và nhập tên sự kiện bạn muốn vào trường “Tên sự kiện mới”. Sau khi tổ chức sự kiện, bước tiếp theo của bạn là mời người tham gia.

Bạn sẽ cần tạo một liên kết duy nhất cho sự kiện của mình để thực hiện việc này. Nhấp vào “Tạo sự kiện” rồi sao chép liên kết trong phần “Mời mọi người tham gia sự kiện của bạn”. Chia sẻ liên kết này với tất cả những người tham gia mà bạn muốn mời. Họ sẽ cần liên kết này để truy cập sự kiện và nhập các khoảng thời gian có sẵn của họ.

Khi những người được mời của bạn truy cập trang sự kiện, họ có thể dễ dàng nhập tình trạng sẵn sàng của mình bằng cách nhấp và kéo qua các khoảng thời gian có sẵn. Đảm bảo yêu cầu người tham gia nhập tên của họ vào trường “Tên của bạn” trước khi gửi thông tin sẵn sàng của họ. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xác định ai đã cung cấp thông tin đầu vào của họ.

Theo dõi tình trạng sẵn sàng của người tham dự bằng cách theo dõi trang sự kiện. When2Meet sẽ hiển thị trực quan về tình trạng sẵn sàng của từng người tham gia, cho phép bạn xem các khoảng thời gian chồng chéo nơi hầu hết mọi người đều có mặt một cách thuận tiện. Thông tin này cho phép bạn chọn ngày và giờ phù hợp nhất cho sự kiện của mình.

Phân tích tính sẵn có và thời gian xác nhận

Để phân tích tình trạng sẵn sàng và xác nhận thời gian phù hợp nhất cho cuộc họp bằng When2Meet, hãy làm theo các bước sau:

1. Tạo sự kiện When2Meet: Truy cập trang web When2Meet và cung cấp tên cho cuộc họp của bạn. Nhấp hoặc kéo để chọn những ngày có thể cho cuộc họp của bạn, đặt thời gian sớm nhất và muộn nhất cũng như chọn múi giờ thích hợp. Nhấp vào “Tạo sự kiện” để tiếp tục.
2. Chia sẻ liên kết sự kiện độc đáo: Sau khi tạo sự kiện, bạn sẽ nhận được một URL duy nhất. Chia sẻ liên kết này với tất cả những người tham gia để họ có thể đánh dấu tính khả dụng của mình.
3. Đánh dấu sự sẵn sàng của bạn: Mở liên kết sự kiện duy nhất và chỉ định tính khả dụng bằng cách chọn các vùng màu xanh lá cây (các khe thời gian có sẵn) trên lưới lịch. Hãy nhớ lưu các lựa chọn của bạn.
4. Phân tích tính khả dụng của người tham gia: Bạn sẽ thấy kết quả trên cùng một lưới lịch khi người tham gia đánh dấu tính khả dụng của họ. Màu xanh lục càng đậm thì càng có nhiều người tham gia trong khoảng thời gian đó. Hình ảnh trực quan này giúp bạn xác định thời gian tối ưu cho cuộc họp.
5. Xác nhận thời gian họp: Dựa trên tình trạng sẵn sàng của người tham gia, hãy chọn khung thời gian phù hợp nhất với mọi người hoặc phần lớn nhóm và thông báo cho người tham dự.