Administrativní asistent vs koordinátor: Rozdíl a srovnání

Svět podnikání a managementu nabízí mnoho příležitostí, pokud jde o pracovní místa. Z dlouhodobého hlediska zajišťuje plodnou kariéru.

Lidé často předpokládají, že některá zaměstnání mají stejné povinnosti/odpovědnosti, ale ve skutečnosti nesou svůj soubor úkolů, které se jedna od druhé značně liší.

Například an Administrativní asistent a Koordinátor se mohou pro amatéra zdát nápadně podobné, ale nejsou stejné. Znalost rozdílů mezi nimi pomůže při ucházení se o tyto pozice.   

Key Takeaways

1. Administrativní asistenti se primárně zaměřují na administrativní a organizační úkoly, zatímco koordinátoři řídí projekty, akce nebo programy.
2. Koordinátoři vyžadují specializovanější znalosti nebo odbornost v určité oblasti než administrativní asistenti.
3. Koordinátor má odpovědnost za rozhodování a spolupráci s různými týmy, zatímco administrativní asistent podporuje více oddělení nebo jednotlivců.

Administrativní asistent vs koordinátor  

Rozdíl mezi an Administrativní asistent a koordinátorem je, že administrativní asistent plní povinnosti, jako je pořádání nebo organizování schůzek a konferencí bez konfliktů/konfliktů, také provádí postup rezervace cesty včetně rezervací a je podobný sekretářce, zatímco koordinátor plní povinnosti instruovat tým ke splnění daného úkolu lze jinak Koordinátor také označit jako Vedoucí týmu.  

Administrativní asistent slouží jako asistent při řízení a plánování všech důležitých událostí v kanceláři. V této práci jsou také určité specializace, protože je lze upravit podle odvětví, ve kterém pracují.

Obecně jejich práce zahrnuje atestaci/dokumentaci, vedení všech významných záznamů a souborů, účetnictví, audit atd.   

Na druhé straně je koordinátor spíše monitorovací a implementační práce.

Obvykle musí mít přehled o všech důležitých událostech a projektech, také musí uvádět rozpočet každého projektu, zveřejňovat/vytvářet protokoly a směrnice týkající se samotného projektu.

Začínají organizovat školení speciálně pro stážisty a zaměstnance. Charakteristickým úkolem koordinátora je dohled a dohled.   

Srovnávací tabulka

Parametry srovnání	Administrativní asistent	Koordinátor
Požadovaná kvalifikace/dovednosti	General Education Degree (GED) nebo Business Associative Degree (V některých případech může být vyžadováno postgraduální studium)	Manažerský titul / bakalářský titul v oboru podnikání / titul z lidských zdrojů / diplom ze střední školy
klíčové povinnosti	Správa komunikace, plánování/organizace, auditování, ověřování atd.	Supervize a dohled, navrhování rozpočtů, pořádání výcvikových kempů atd.
Vyžaduje se další dovednosti/odbornost	Počítačové dovednosti (Microsoft Word, Excel, Office atd.), řešení problémů, ideální komunikační dovednosti, výhodou praxe jako úředník	Time management, schopnost stanovit priority a multitasking, bezchybné kvality vedení, přinést harmonii a jednotu v týmu atd.
Jiné cesty k pronásledování	Administrativa kanceláří, specializace v sektorech jako obchod a zdraví	Marketing / Event Coordinator, Sales Coordinator atd.
Prospěšné/plodné sektory	Obchod, management, vzdělávání atd.	Lidské zdroje, média/PR atd.

Co je to administrativní asistent?  

Jak bylo uvedeno výše, administrativní asistent je pozice, která vyžaduje ohromné ​​verbální a písemné komunikační dovednosti a je spíše sekretářkou nebo asistenční prací.

Očekává se od nich, že budou řídit a organizovat konference a setkání bez konfliktů nebo konfliktů.

Základními úkoly administrativního asistenta je vedení všech předchozích i současných kancelářských záznamů, atestů/dokumentace, vedení účetnictví atd.  

Doporučuje se, aby získali odborné znalosti v aplikacích Microsoft Office a Excel, které jim pomohou udržovat soubory a záznamy. Očekává se od nich, že budou dobře ovládat počítač a software, aby mohli velmi dobře formulovat e-maily, poznámky, dopisy atd.   

Jako asistenti se od nich očekává, že zařídí/nastaví všechny rezervace související s cestováním hned od rezervace letenek, hotelových rezervací atd., oficiálně jsou požádáni o sestavení tabulek pro zaznamenávání ročních/měsíčních výdajů, přípravu na plánovanou konferenci/prezentace , a tak dále.

Dokumentace hraje významnou roli v každodenních úkolech administrativních asistentů, protože se od nich očekává, že budou korigovat záznamy/dokumenty, poznamenat si zápisy ze schůze atd.  

S rostoucími příležitostmi je nyní administrativní asistent otevřen mnoha dílčím pobočkám, přesněji řečeno, mohou snadno dosáhnout specializace v každém sektoru od právního po lékařství.

Sledování specializace samozřejmě znamená, že musí mít dostatečné znalosti v této konkrétní oblasti, například administrativní asistent patřící do lékařského sektoru by měl mít dostatek znalostí o lékařské terminologii, zprávách a protokolech, zatímco asistent zapojený do právního sektoru by měl rozumět právnímu žargonu a postupům.   

Kolektivně se od administrativního asistenta očekává, že bude produktivní, spolehlivý, důvěryhodný, dobře zběhlý v počítačích, ideální konverzátor, spolupracující atd.

Za poslední desetiletí se míra zaměstnanosti administrativních asistentů nesmírně zvýšila, což ukazuje, že tato konkrétní práce je zcela nezbytná pro každý obor/sektor.  

Co je to koordinátor?  

Výše zmíněný koordinátor je označení pro profesionála, který dohlíží, mentoruje a vede členy svého týmu, aby spolupracovali v harmonii.

Mezi jejich životně důležité úkoly patří uvádění rozpočtu projektu/akce, kontrola pokroku všech členů týmu atd.   

Kvalifikační požadavky na pozici Koordinátor se liší sektor od sektoru, ale základním požadavkem pro tuto pozici je bakalářský titul v oboru Business nebo Human Resources se slušnou zkušeností v oboru Event Management.   

Společnosti očekávají, že koordinátoři budou řešit důležité výzvy investorů, dokonale provedou prezentace a jednání, jsou považováni za spojovací článek mezi generálním ředitelem/výkonným pracovníkem a stážisty nebo zaměstnanci.

Jsou výhradně odpovědní za výkon členů svého týmu. Nově přijatí nováčci/stážisté se spoléhají na koordinátory, protože jsou odpovědní za vedení školení pro stážisty.   

Koordinátoři jsou zodpovědní za slávu a čest společnosti, protože aktivně školí amatéry a také monitorují a vedou zkušené zaměstnance.

Musí neustále aktualizovat záznamy zaměstnavatele i investora nebo klienta, aby se vyhnuli náhlým problémům.

Vzhledem k tomu, že mají na starosti dohled, potřebují zlepšit hru dovedností tím, že získají odborné znalosti jemné dovednosti jako je budování týmu, řešení problémů, time management, stanovování priorit, multitasking atd.

Být impulzivní není pro tuto práci vhodné, protože vyžaduje obrovskou trpělivost zvládnout všechny členy týmu, aby mezi nimi nevznikly spory.   

Koordinátoři mají poměrně málo možností, jak se oddělit od svého oboru, mohou dosáhnout specializace v oblastech od marketingu, prodeje, svatby až po koordinátora komunikace atd.

V závislosti na bakalářském stupni mohou koordinátoři také získat odborné znalosti v odvětvích, jako jsou zprávy a média, lidské zdroje atd.   

Hlavní rozdíly mezi administrativním asistentem a koordinátorem  

1. Administrativní asistent je pozice, která je spíše asistentem administrátora, který zahrnuje většinou sekretářské práce, zatímco koordinátor je někdo, kdo dohlíží a mentoruje spoluhráče při dokončení projektu.  
2. Od administrativního asistenta se očekává, že bude spravovat cestovní rezervace, korigovat důležité dokumenty, potvrzovat je atd., na druhé straně se očekává, že koordinátor bude uvádět rozpočet projektu, školit stážisty, předávat zprávy od hlavního ředitele zaměstnancům atd.  
3. Od administrativního asistenta se očekává, že bude ovládat dovednosti, jako jsou výjimečně dobré komunikační dovednosti, Microsoft Office, Excel atd., zatímco od koordinátora se očekává, že získá odborné znalosti v dovednostech, jako je Vedení, Time management atd.  
4. Administrativní asistent se může rozvětvovat v sektorech, jako je lékařství, obchod a právní, zatímco koordinátor se může rozvětvovat v sektorech, jako jsou zprávy, PR, média, lidské zdroje atd.   
5. Mezi zásadní úkoly administrativního asistenta patří pořizovat zápisy ze schůzek, sestavovat prezentace a provádět aktivní výzkum, naproti tomu mezi zásadní úkoly koordinátora patří vyřizování smluv o více kancelářích, organizování akcí a dokončování projektů, školení amatérů atd.  

Reference 

1. https://reddeer.hgcareers.com/en/js/export/documents/job2942/DSAA%20%20Development%20Services%20Admin%20Assistant.pdf  

Poslední aktualizace: 13. července 2023