Agenda vs Minutes: Rozdíl a srovnání

Schůzky jsou procesem skupinové komunikace, kde se sejde několik lidí a diskutují o svém podnikání nebo jiných souvisejících věcech. Program i zápis jsou důležitou součástí jednání.

Key Takeaways

1. Agenda je seznam témat, která mají být projednána, zatímco zápis zaznamenává, co bylo projednáno a rozhodnuto.
2. Program jednání se připravuje před schůzkou, aby informoval účastníky o tématech, která mají být projednána, a po schůzi se připravují zápisy, které dokumentují přijatá rozhodnutí.
3. Program jednání je vodítkem pro udržení průběhu jednání, zatímco zápis slouží jako oficiální záznam jednání jednání.

Agenda versus minuty

Agenda je seznam bodů, které mají být projednány na schůzi, zatímco zápis je písemný záznam toho, co bylo projednáno a rozhodnuto na konferenci. Program stanoví plán schůze a zápis zaznamenává výsledek. Program nastiňuje témata a pořadí, ve kterém se budou projednávat. Zápis obsahuje jména účastníků a shrnutí hlavních projednávaných bodů.

Program je seznam připravený před jednáním, který obsahuje všechna podstatná témata k projednání. Zasílá se všem členům a schvaluje jej pouze předseda.

Zápis je záznamem všech projednávaných témat na jednání; je připravena po skončení relace sekretářka a potvrzuje předseda po obdržení souhlasu jeho členů. Je zásadní, protože obsahuje všechny podrobnosti o schůzce.

Srovnávací tabulka

Parametr srovnání	program	Minuty
Význam	Uveďte všechna témata, která je třeba prodiskutovat.	Zaznamenejte všechny diskuse.
Používání	Užitečné v diskusi pro předsedu.	Slouží jako důkaz pro rozhodnutí.
PŘÍPRAVA	Připraveno před schůzkou	Připraveno po schůzce
Záznam	Oznámení o setkání	Má samostatnou knihu
Psaný (napjatý)	Psáno v budoucím čase	Psáno v minulém čase

Co je Agenda?

Agenda je plán, který se skládá z témat a činností, které musí být projednány během setkání. Program jednání sestavuje tajemník a před zasedáním jej rozdělí mezi členy.

Nikdy se nepíše v přítomném nebo minulém čase, ale je vždy v budoucnosti, protože je předem připraven.

Důležité věci, které by měla agenda obsahovat:

1. KDE?
2. Datum
3. Časování
4. Téma 
5. Popis tématu
6. Čas rozdělený na každé téma
7. Jméno každého člena

Význam agendy

1. Vysvětluje cíle: agenda slouží primárně k podrobnému definování cílů schůzky. Pokud jsou cíle konference všem nejasné, vytváří to chaos forum člen. Proto tento problém řeší.
2. Čas na přípravu: dává čas svému členovi, aby se připravil a poznal vše informace o činnostech, které se budou na schůzce projednávat. Nemají proto výmluvu, že neměli čas se připravit.
3. Udržujte zaměření: agenda snižuje veškeré plýtvání časem a udržuje zaměření schůze, takže vše by mělo být adekvátně prodiskutováno bez ztráty času.

Co jsou minuty?

Zápis, neboli Zápis z jednání, je podrobný záznam všeho, co se během jednání stalo. Je to závěr schůze připravený po skončení schůze tajemníkem po projednání se všemi členy.

Na rozdíl od agendy se zápis z jednání nikdy nepíše v budoucím nebo přítomném čase. Je vždy psána v minulém čase a důvodem je to, že se připravuje po skončení schůzky.

Položky, které mají být zahrnuty:

1. Čas a datum schůzek
2. Jména členů
3. Všechna témata byla podrobně probrána.
4. Přijatá rozhodnutí

Zápis z jednání je důležitý z následujících důvodů: 

1. Právní ochrana a dokazování: eviduje všechna projednávaná témata a činnosti, které byly projednány; jsou-li tedy vyžadovány nějaké právní formality, působí jako právní ochrana. 
2. Poskytnout pokyny: obsahuje podrobné informace o všech aktivitách a tématech a rozhodnutích přijatých na schůzce.
3. Užitečné při provádění nezbytných změn po projednání všech aspektů.
4. Ušetří to spoustu času, protože každý zná své role.
5. Je to užitečné pro ty, kteří z nějakého důvodu zmeškali setkání. Veškeré znalosti tedy získávají jejím prostřednictvím.

Hlavní rozdíly mezi agendou a minutami

1. Agenda je podrobný seznam sledu událostí schůzky; je to prohlášení, které obsahuje témata, která mají být projednána, zatímco zápis je záznamem průsečíku všeho, co bylo projednáno.
2. Program jednání je užitečný pro předsedu a členy, protože předem znají všechna témata k diskusi. Naproti tomu zápisy z jednání jsou podstatným důkazem a důkazem toho, co bylo projednáno.
3. Program jednání připravuje před zasedáním tajemník a po schválení předsedou jej zašle členovi. Naproti tomu zápis z jednání připravuje po jednání tajemník, schvalují jej členové a nakonec potvrzuje předseda.
4. Program jednání nemá žádnou vlastní knihu, a proto je zaznamenán v oznámení o schůzi, zatímco zápis je záznamová kniha známá jako kniha zápisů.
5. Agenda je kvůli své přípravě vždy psána v budoucím čase, a jelikož se na konci připravují zápisy, je vždy psána v minulém čase.

Reference

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Poslední aktualizace: 11. června 2023