Hvad er manuel bogføring? | Definition, anvendelser vs

Før fremkomsten af ​​den digitale revolution, plejede de fleste forretningsrelaterede aktiviteter, hovedsageligt finansielt regnskab, at blive udført i hånden ved hjælp af pen, blyant og papir.

Selv i dag er denne traditionelle manuelle regnskabsmetode udbredt blandt forretningsenheder og virksomheder.

Dette regnskabssystem indebærer, at transaktionsregistreringer i bøger og journaler manuelt konverteres til finansielle rapporter.

Det er vigtigt at bemærke, at der ikke er nogen forskel på ideerne bag edb-regnskab og manuelt regnskab. Den eneste forskel er det medie, der bruges til registrering og bogføring af transaktioner.

Nøgleforsøg

1. Manuelt regnskab er en bogføringsmetode, der registrerer finansielle transaktioner manuelt ved hjælp af pen og papir eller regnskabsbøger.
2. Det er en traditionel metode, der bruges af små virksomheder og enkeltpersoner, og den er billig og ligetil.
3. Manuel bogføring kræver høj nøjagtighed og opmærksomhed på detaljer, hvilket er tidskrævende sammenlignet med computerstyret regnskab.

Hvem bruger manuelle regnskabssystemer?

Enhver virksomhed eller organisation kræver et effektivt regnskabssystem til at indsamle, opbevare og vedligeholde finansielle oplysninger.

I dagens digitale verden kan virksomheder bruge enten manuelle, computeriserede eller begge regnskabssystemer.

Det manuelle regnskabssystem foretrækkes dog mere, når det kommer til små eller nye virksomheder. Det er fordi:

1. Små og nye virksomheders daglige transaktioner er ikke så store.
2. Det manuelle regnskabssystem er langt nemmere at bruge end komplekst regnskabssoftware.

Hvordan fungerer manuel bogføring?

Manuelt regnskab indebærer primært brug af følgende fysiske værktøjer til at registrere og vedligeholde de mindste detaljer om en virksomheds økonomiske oplysninger.

Papirblokke og bøger

 I mangel af computerregneark og software som den vigtigste måde at føre økonomiske optegnelser på, bruges papirblokke og bøger med rækker og kolonner af revisorer.

Generelt er der fire eller flere udskrevne kolonner, hver adskilt af to på hinanden følgende linjer, der løber ned ad arket.

Avisens første kolonne til venstre er tildelt skrivedatoer. Derfor er mængden af ​​plads tilbage til denne kolonne smal.

I modsætning hertil er den anden kolonne brugt til at notere beskrivelser. Derfor giver revisor den bredeste plads til denne kolonne.

Transaktionsbeløb og andre relaterede detaljer som salg og lager er noteret ned i de resterende kolonner.

Papirblokkene er trykt i hvidt papir eller lysegrønt med plads til at notere hvert ciffer, så der ikke opstår håndskriftsrelaterede problemer.

Journaler og Ledbøger

Disse bruges til at notere funktionsdokumenter og endelige økonomiske dokumenter.

Journaler og finanser understøtter den manuelle regnskabsproces ved at hjælpe revisoren med at føre separate poster for forskellige typer transaktioner.

Et sæt kladder kan f.eks. tildeles til regnskabsmæssig kontantsalg. I modsætning hertil kan en anden gruppe registrere løn.

Når transaktionerne for disse separate konti er beregnet, kombineres resultaterne til én journalpostering i forretningsenhedens hovedbog.

Fordele ved manuel bogføring 

Selvom det er et gammelt regnskabssystem, er dets relevans i nutiden ikke helt blevet overflødig.

1. Billigere: Det er meget mere økonomisk end at installere edb-systemer og software.
2. Mindre udgifter til medarbejdere: Da det manuelle regnskabssystem ikke kræver personale med specialviden inden for computere og software, skal virksomhederne bruge mindre på revisorer.
3. Mindre kompliceret: Ikke alle mennesker har det godt med computere eller software. I stedet gør en blyant og papir dem mere effektive i regnskabet.
4. Ikke afhængig af el: I modsætning til computeriseret regnskab, Manuelt regnskab kan laves selv uden strøm.
5. Ingen duplikering eller korruption af data: I modsætning til i Computerstyret regnskab, er der ingen dataduplikering eller korruptionsrisiko.
6. Opdagelse af potentielle fejl: Manuelt regnskabssystem indebærer dobbelt bogføring, indtastning af kreditter og debiteringer på to forskellige konti. Denne metode giver en naturlig måde at opdage fejl, da de indtastede debet- og krediteringer sammenlignes i en prøvebalance. Der opdages en fejl under prøvebalancen, hvis debiteringerne ikke stemmer overens med krediteringerne.

Ulemper ved manuel bogføring

På trods af de forskellige fordele, kan man ikke afvise, at manuel regnskabsføring har nogle væsentlige begrænsninger.

1. Arbejdskrævende:  Manuel bogføring er en op ad bakke opgave, der kræver tålmodighed, tid og passende regnskabsviden. Derfor er rekruttering af finansielle revisorer nødvendig for denne regnskabsmetode.
2. Tidskrævende:  I modsætning til computerstyret regnskab er manuel bogføring en langsom og tidskrævende proces.
3. Potentialet for menneskelige fejl: Man kan ikke afvise chancerne for mulige menneskelige fejl i dataindtastning vedrørende Manuelt regnskab.
4. Tab af papirkopier: Katastrofer giver ikke en advarsel, før de ankommer. Fysiske dokumenter som hovedbøger og journaler er tilbøjelige til tyveri, tab, brand, vand osv. At producere og opbevare dubletter er virkelig et kedeligt job. 

Referencer

1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
2. http://search.proquest.com/openview/1609c8ebb95b3a9030a40b81e16c6d4b/1?pq-origsite=gscholar&cbl=48426

Sidst opdateret: 11. juni 2023