La secretaria y la recepcionista tienen funciones importantes que desempeñar en nuestra empresa. Su trabajo principal difiere en la forma de su responsabilidad. Ambos tienen que mantener una buena reputación de la empresa y sus servicios.
Su trabajo a veces puede ser desafiante, dependiendo de las personas con las que hablen. Ambas posiciones son buenas para comenzar su carrera.
Puntos clave
- Las secretarias son responsables de las tareas administrativas, como la programación, el mantenimiento de registros y la comunicación, mientras que las recepcionistas saludan a los visitantes y los dirigen a la persona o departamento apropiado.
- Las secretarias requieren educación y capacitación más altas que las recepcionistas, y muchas secretarias tienen títulos o certificaciones en administración de oficina o campos relacionados.
- Las secretarias trabajan en funciones más especializadas, como secretarias jurídicas o médicas, mientras que las recepcionistas trabajan en diversas industrias y entornos.
secretaria vs recepcionista
La diferencia entre secretaria y recepcionista es que sus funciones laborales difieren. Depende del tipo de empresa con la que trabajes. Algunas empresas pueden requerir que sus recepcionistas realicen algunos trabajos adicionales en el campo de la informática. A veces, se les puede pedir a las secretarias que hagan filtros de organización de viajes para su jefe.
Secretario es la persona que se ocupa de todas las actividades con sincero cuidado. Tienen papeleo, correo y otros trabajos relacionados con la oficina. Puede ser fácil o difícil dependiendo de la empresa a la que te unas.
Algunas personas tienen secretarios personales donde confianza la otra persona y compartirá algunos de los detalles confidenciales.
Una recepcionista es parte del puesto de apoyo administrativo. La mayoría de las empresas tendrán empleadas femeninas en este puesto, ya que es un nivel de entrada, y los hombres no harán que esto funcione.
Además, tener una empleada mujer significa que responderá a las consultas sin mostrar su enojo o incomodidad a la otra persona. Las candidatas mujeres tendrán mayor prioridad en lo que respecta al proceso de selección en comparación con los candidatos hombres.
Tabla de comparación
| Parámetros de comparación | Secretario | Recepcionista |
|---|---|---|
| También llamado como | Asistente Personal | Oficial de recepción |
| Habilidades | Servicio al Cliente | Habilidades mecanográficas |
| Entrenamiento Mínimo | Diploma | Diploma |
| Definición | Una persona que sigue la pista de su jefe. | Una persona que saluda educadamente a todos. |
| Capacitación para la Educación | Debe ser un graduado de una buena universidad | Los candidatos deben haber aprobado la escuela secundaria con un porcentaje mínimo. |
¿Qué es el secretario?
Un Secretario es una persona designada por la sociedad para hacer nombramientos y desempeñar funciones afines al representante superior. Su papel es muy importante. Ellos son los responsables de todas y cada una de las tareas.
Cuando iniciamos una empresa, no podemos realizar un seguimiento de todas las reuniones y eventos. Para evitar discrepancias en el futuro, contratan a una nueva persona para que haga ese trabajo por ellos.
Su función principal es informar a sus autoridades superiores sobre las próximas reuniones, eventos y fiestas para que puedan hacer tiempo y programar su trabajo.
Su trabajo es encargarse de antemano de todo lo relacionado con las reuniones, su agenda y el número de personas que van a invitar lo manejarán ellos.
Sin una secretaria, es importante manejar el trabajo solo. Puede confundirse con el cronograma y eso dará lugar a una mala reputación para su empresa.
Toda secretaria debe tener algunas cualidades. Deben tener buenas habilidades de comunicación, nunca deben agitarse por su trabajo, deben mantener la calma durante las reuniones.
Dependiendo del tipo de empresa con la que trabajen, existen diferentes tipos de secretarias como Secretaria Privada, Secretaria de una Asociación, Secretaria de Embajada, Secretario de Sociedad Cooperativa, Secretario de Entidad Local, Secretario de Departamento de Gobierno, y Secretario de Sociedad.
¿Qué es Recepcionista?
Un Recepcionista es quien atenderá nuestras consultas sobre la empresa, horarios y todo lo referente a las próximas actividades. Se sentarán en el vestíbulo de la oficina. Su trabajo principal será en la recepción de la empresa u organización con la que están trabajando.
Atenderán las consultas de los visitantes de forma presencial oa través de llamadas telefónicas. Responderá de manera tranquila sin gritar a la otra persona. Cada empresa dispondrá de un recepcionista para atender las consultas de los clientes.
Cualquier organización comercial primero se comunicará con la recepcionista para saber más sobre sus horarios de trabajo, reuniones y horarios. En ocasiones, el recepcionista puede sentirse estresado debido a la interacción con muchas personas y requiere repetir lo mismo nuevamente a otra persona.
Son los más importantes porque conocen todo sobre la empresa y su rincón y esquina Siempre conocen las tareas importantes relacionadas con la oficina para atender las consultas del cliente. Estarán muy actualizados sobre la organización con la que están trabajando.
Los recepcionistas deben tener buenas habilidades de comunicación. Deben interactuar de una manera educada y tranquila. Deben mantener una buena y sana relación con los clientes.
Hay muchos tipos de recepcionistas, como el auditor de recepción, el asociado de recepción del hotel y el coordinador de horarios.
Principales diferencias entre secretaria y recepcionista
- Los deberes de la recepcionista incluyen contestar llamadas y dirigirse a las personas que ingresan a la oficina. Pero el trabajo de secretaria incluye el manejo de las tareas de su jefe.
- Los recepcionistas deben tener algunos conocimientos básicos sobre cómo usar las computadoras. Pero por otro lado, la secretaria debe saber que debe tener conocimientos informáticos impecables.
- La primera impresión de la empresa se juzgará por la forma en que el recepcionista aborde las consultas. El papel del secretario viene después de que la empresa acepta realizar una reunión.
- Un buen recepcionista debe conocer el software de procesamiento de textos y las hojas de Excel, pero las secretarias deben tener buenas habilidades de escritura, ya que se les puede pedir que envíen correos electrónicos en nombre de su jefe.
- Se requiere que los recepcionistas aprendan máquinas de fax, fotocopias y algún software de videoconferencia además de los teléfonos. A veces, sus trabajos pueden turnarse con las secretarias.
- https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
- https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html
Última actualización: 11 de junio de 2023
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Chara Yadav tiene un MBA en Finanzas. Su objetivo es simplificar los temas relacionados con las finanzas. Ha trabajado en finanzas durante unos 25 años. Ha impartido múltiples clases de finanzas y banca para escuelas de negocios y comunidades. Leer más en ella página de biografía.
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