Les réunions sont le processus de communication de groupe où plusieurs personnes se réunissent et discutent de leurs affaires ou d'autres choses connexes. L'ordre du jour et le procès-verbal sont une partie essentielle de la réunion.
Faits marquants
- Un ordre du jour est une liste de sujets à discuter, tandis que les procès-verbaux enregistrent ce qui a été discuté et décidé.
- Les ordres du jour sont préparés avant une réunion pour informer les participants des sujets à discuter, tandis que les procès-verbaux sont préparés après la réunion pour documenter les décisions prises.
- L'ordre du jour est un guide pour garder la réunion sur la bonne voie, tandis que les procès-verbaux servent de compte rendu officiel des délibérations de la réunion.
Ordre du jour vs procès-verbal
L'ordre du jour est une liste d'éléments à discuter lors d'une réunion, tandis que les procès-verbaux sont un enregistrement écrit de ce qui a été discuté et décidé lors d'une conférence. L'ordre du jour fixe le plan de la réunion et le procès-verbal enregistre le résultat. Un ordre du jour précise les sujets et l'ordre dans lequel ils seront abordés. Les procès-verbaux comprennent les noms des participants et un résumé des principaux points abordés.
L'ordre du jour est la liste préparée avant la réunion, contenant tous les sujets essentiels à discuter. Il est adressé à tous les membres et approuvé uniquement par le Président.
Le procès-verbal est le compte rendu de tous les sujets discutés lors de la réunion ; il est préparé après la fin de la session par le et confirmé par le président après approbation de ses membres. Il est crucial car il contient tous les détails de la réunion.
Tableau de comparaison
| Paramètre de comparaison | Agenda | Minutes |
|---|---|---|
| Sens | Listez tous les sujets qui doivent être discutés. | Enregistrez toutes les discussions. |
| Utilisation | Utile dans la discussion pour le président. | Sert de preuve aux décisions. |
| Préparation | Préparé avant la réunion | Préparé après la réunion |
| enregistrement | Avis de convocation | Il a un livre séparé |
| Écrit (tendu) | Ecrit au futur | Ecrit au passé |
Qu'est-ce que l'ordre du jour ?
Un ordre du jour est un plan composé de sujets et d'activités qui doivent être discutés au cours de la réunion. Un ordre du jour est établi par le secrétaire et distribué aux membres avant la réunion.
Il n'est jamais écrit au présent ou au passé mais toujours au futur car il est préparé à l'avance.
Éléments importants qu'un ordre du jour devrait inclure :
- Localisation
- Date
- Délais de Livraison
- Sujet
- description du sujet
- Temps distribué à chaque sujet
- Nom de chaque membre
Importance de l'ordre du jour
- Explique le objectifs: l'ordre du jour sert principalement à définir en détail les objectifs de la réunion. Cela crée le chaos si les objectifs de la conférence ne sont pas clairs pour tout le monde forum membre. Par conséquent, cela résout ce problème.
- Temps de préparation : il donne le temps à son membre de se préparer et de connaître toutes les d'information sur les activités qui seront discutées lors de la réunion. Par conséquent, ils n'ont pas l'excuse qu'ils n'ont pas eu le temps de se préparer.
- Maintenir l'accent : l'ordre du jour réduit toute perte de temps et maintient l'orientation de la réunion afin que tout soit discuté de manière adéquate sans perdre beaucoup de temps.
Qu'est-ce que les minutes ?
Le procès-verbal, ou procès-verbal de réunion, est une note détaillée de tout ce qui s'est passé pendant la réunion. C'est la conclusion de la réunion préparée après la fin de la réunion par le secrétaire après en avoir discuté avec tous les membres.
Contrairement à l'ordre du jour, le procès-verbal de la réunion n'est jamais écrit au futur ou au présent. Il est toujours écrit au passé, et la raison derrière cela est qu'il est préparé après la fin de la réunion.
Éléments à inclure :
- Heure et date des réunions
- Nom des membres
- Tous les sujets ont été abordés en détail.
- Décisions prises
Le procès-verbal de la réunion est essentiel pour les raisons suivantes :
- Protection juridique et preuve : il enregistre tous les sujets abordés et les activités qui ont été discutées ; par conséquent, si des formalités légales sont requises, il agit comme une protection juridique.
- Fournir des conseils : il guide car il contient des informations détaillées sur toutes les activités et tous les sujets et les décisions prises lors de la réunion.
- Utile tout en faisant les changements nécessaires après avoir discuté de tous les aspects.
- Cela fait gagner beaucoup de temps car chacun connaît son rôle respectif.
- Il est utile pour ceux qui, pour une raison quelconque, ont manqué la réunion. Par conséquent, ils acquièrent toutes les connaissances à travers elle.
Principales différences entre l'ordre du jour et le procès-verbal
- L'ordre du jour est la liste détaillée de la séquence des événements de la réunion ; c'est une déclaration qui contient les sujets qui doivent être discutés, tandis que les procès-verbaux sont le compte rendu de l'intersection de tout ce qui a été discuté.
- L'ordre du jour est utile pour le président et les membres car ils connaissent à l'avance tous les sujets de discussion. En revanche, les procès-verbaux des réunions sont des preuves substantielles et la preuve de tout ce qui a été discuté.
- L'ordre du jour est préparé avant la réunion par le secrétaire et envoyé au membre après approbation par le Président. En revanche, le procès-verbal de la réunion est prêt après la réunion par le secrétaire, approuvé par les membres et finalement confirmé par le président.
- L'ordre du jour n'a pas de livre propre et est donc consigné dans l'avis de convocation, tandis que le procès-verbal est un livre d'enregistrement appelé livre des procès-verbaux.
- En raison de sa préparation, l'ordre du jour est toujours écrit au futur, et comme les procès-verbaux sont préparés à la fin, il est toujours écrit au passé.
Dernière mise à jour : 11 juin 2023
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Chara Yadav est titulaire d'un MBA en finance. Son objectif est de simplifier les sujets liés à la finance. Elle a travaillé dans la finance pendant environ 25 ans. Elle a dispensé de multiples cours de finance et de banque pour des écoles de commerce et des collectivités. En savoir plus sur elle page bio.
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Même si je pense que l'article est bien rédigé, je ne pense pas que l'importance de l'ordre du jour et du procès-verbal ait été suffisamment soulignée.
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Je suis d’accord, la protection juridique et les orientations fournies par les procès-verbaux devaient être davantage mises en valeur.
Une explication détaillée et bien structurée des principales différences entre un ordre du jour et un procès-verbal.
Convenu. Cet article fournit des informations précieuses sur les raisons pour lesquelles ces deux éléments sont cruciaux pour mener des réunions productives.