सचिव बनाम रिसेप्शनिस्ट: अंतर और तुलना

हमारी कंपनी में सचिव और रिसेप्शनिस्ट की महत्वपूर्ण भूमिकाएँ हैं। इनका मुख्य कार्य उनकी जिम्मेदारी के रूप में भिन्न होता है। उन दोनों को कंपनी और उसकी सेवाओं के लिए अच्छी प्रतिष्ठा बनाए रखनी होगी।

उनका काम कभी-कभी चुनौतीपूर्ण हो सकता है, यह उन लोगों पर निर्भर करता है जिनसे वे बात करते हैं। अपना करियर शुरू करने के लिए दोनों पद अच्छे हैं।

चाबी छीन लेना

1. सचिव शेड्यूलिंग, रिकॉर्ड-कीपिंग और संचार जैसे प्रशासनिक कार्यों के लिए जिम्मेदार होते हैं, जबकि रिसेप्शनिस्ट आगंतुकों का स्वागत करते हैं और उन्हें उचित व्यक्ति या विभाग के पास भेजते हैं।
2. सचिवों को रिसेप्शनिस्टों की तुलना में उच्च शिक्षा और प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है, कई सचिवों के पास कार्यालय प्रशासन या संबंधित क्षेत्रों में डिग्री या प्रमाणपत्र होते हैं।
3. सचिव अधिक विशिष्ट भूमिकाओं में काम करते हैं, जैसे कानूनी या चिकित्सा सचिव, जबकि रिसेप्शनिस्ट विभिन्न उद्योगों और सेटिंग्स में कार्यरत होते हैं।

सचिव बनाम रिसेप्शनिस्ट

सचिव और रिसेप्शनिस्ट के बीच अंतर यह है कि उनके कार्य कर्तव्य अलग-अलग होते हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार की कंपनी के साथ काम करते हैं। कुछ कंपनियों को कंप्यूटर क्षेत्र में कुछ अतिरिक्त कार्य करने के लिए अपने रिसेप्शनिस्ट की आवश्यकता हो सकती है। सचिवों को कभी-कभी अपने बॉस के लिए यात्रा व्यवस्था फ़िल्टर बनाने के लिए कहा जा सकता है। 

सचिव वह व्यक्ति होता है जो सभी गतिविधियों का ईमानदारी से ध्यान रखता है। उनके पास कागजी कार्रवाई, मेल और कार्यालय से संबंधित अन्य कार्य हैं। आप जिस कंपनी से जुड़ते हैं उसके आधार पर यह आसान या कठिन हो सकता है।

कुछ लोगों के निजी सचिव होते हैं जहां वे होते हैं पर भरोसा दूसरा व्यक्ति और कुछ गोपनीय विवरण साझा करेगा।  

रिसेप्शनिस्ट प्रशासनिक सहायता पद का एक हिस्सा है। अधिकांश कंपनियों में इस पद पर महिला कर्मचारी होंगी क्योंकि यह प्रवेश स्तर का है, और पुरुषों से यह काम नहीं लिया जाएगा।

इसके अलावा, एक महिला कर्मचारी होने का मतलब है कि वह दूसरे व्यक्ति को अपना गुस्सा या असुविधा दिखाए बिना प्रश्नों का समाधान करेगी। चयन प्रक्रिया में पुरुष उम्मीदवारों की तुलना में महिला उम्मीदवारों को उच्च प्राथमिकता दी जाएगी।

तुलना तालिका

तुलना के पैरामीटर	सचिव	रिसेप्शनिस्ट
के रूप में भी बुलाया जाता है	व्यक्तिगत सहायक	फ्रंट डेस्क अधिकारी
कौशल	ग्राहक सेवा	टाइपिंग कौशल
न्यूनतम प्रशिक्षण	डिप्लोमा	डिप्लोमा
परिभाषा	एक व्यक्ति जो अपने बॉस पर नज़र रखता है।	वह व्यक्ति जो सभी का नम्रतापूर्वक स्वागत करता हो।
शैक्षिक योग्यता	किसी अच्छे विश्वविद्यालय से स्नातक होना चाहिए	उम्मीदवारों को न्यूनतम प्रतिशत के साथ हाई स्कूल उत्तीर्ण होना चाहिए।

सचिव क्या है?

सचिव वह व्यक्ति होता है जिसे कंपनी द्वारा नियुक्तियाँ करने और उच्च प्रतिनिधि से संबंधित कार्यों को करने के लिए नियुक्त किया जाता है। उनकी भूमिका बहुत महत्वपूर्ण है. वे प्रत्येक कार्य के लिए उत्तरदायी हैं।

जब हम एक कंपनी शुरू करते हैं, तो हम सभी बैठकों और आयोजनों पर नज़र नहीं रख सकते। भविष्य में विसंगतियों से बचने के लिए, वे अपने लिए वह काम करने के लिए एक नए व्यक्ति को नियुक्त करते हैं। 

उनकी मुख्य भूमिका अपने उच्च अधिकारियों को आगामी बैठकों, कार्यक्रमों और पार्टियों के बारे में सूचित करना है ताकि वे समय निकाल सकें और अपने काम को निर्धारित कर सकें।

इनका काम मीटिंग के बारे में, उनके एजेंडे के बारे में सब कुछ पहले से ही ध्यान रखना है और वे कितने लोगों को आमंत्रित करने जा रहे हैं, यह सब वे ही संभालेंगे।

सचिव के बिना अकेले ही काम संभालना जरूरी है. आप शेड्यूल को लेकर भ्रमित हो सकते हैं और इससे आपकी कंपनी की बदनामी होगी।

हर सचिव में कुछ गुण होने चाहिए. उनमें अच्छी कम्युनिकेशन स्किल होनी चाहिए, अपने काम को लेकर कभी उत्तेजित नहीं होना चाहिए, मीटिंग के दौरान शांत रहना चाहिए। 

वे जिस कंपनी में काम करते हैं उसके आधार पर सचिव विभिन्न प्रकार के होते हैं जैसे निजी सचिव, किसी एसोसिएशन के सचिव, किसी एसोसिएशन के सचिव दूतावास, सहकारी समिति के सचिव, स्थानीय निकाय के सचिव, सरकारी विभाग के सचिव और कंपनी सचिव। 

रिसेप्शनिस्ट क्या है?

एक रिसेप्शनिस्ट वह होता है जो कंपनी, समय और आगामी गतिविधियों के बारे में हमारे प्रश्नों का समाधान करेगा। उन्हें कार्यालय लॉबी में बैठाया जाएगा। उनका मुख्य कार्य उस कंपनी या संगठन के फ्रंट डेस्क पर होगा जिसके साथ वे काम कर रहे हैं।

वे आगंतुकों के प्रश्नों का समाधान आमने-सामने या टेलीफोन कॉल के माध्यम से करेंगे। वे दूसरे व्यक्ति पर चिल्लाए बिना शांति से जवाब देंगे। प्रत्येक कंपनी में ग्राहक के प्रश्नों को संभालने के लिए एक रिसेप्शनिस्ट होगा।

कोई भी व्यावसायिक संगठन अपने कार्य शेड्यूल, बैठकों और समय के बारे में अधिक जानने के लिए सबसे पहले रिसेप्शनिस्ट से संपर्क करेगा। कभी-कभी रिसेप्शनिस्ट को कई लोगों के साथ बातचीत के कारण तनाव महसूस हो सकता है और उन्हें वही बात दोबारा किसी अन्य व्यक्ति के सामने दोहराने की आवश्यकता होती है। 

वे सबसे महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे कंपनी और उसके बारे में सब कुछ जानते हैं नुक्कड़ और कोने. ग्राहकों के प्रश्नों का समाधान करने के लिए वे हमेशा कार्यालय से संबंधित महत्वपूर्ण कार्यों को जानते हैं। जिस संगठन के साथ वे काम कर रहे हैं उसके बारे में वे बहुत अपडेट रहेंगे।

रिसेप्शनिस्ट के पास अच्छा संचार कौशल होना चाहिए। उन्हें विनम्र और शांत तरीके से बातचीत करनी चाहिए। उन्हें ग्राहकों के साथ अच्छे और स्वस्थ संबंध बनाए रखने चाहिए। 

रिसेप्शनिस्ट कई प्रकार के होते हैं, जैसे फ्रंट डेस्क ऑडिटर, होटल फ्रंट डेस्क एसोसिएट और शेड्यूल कोऑर्डिनेटर। 

सचिव और रिसेप्शनिस्ट के बीच मुख्य अंतर

1. रिसेप्शनिस्ट के कर्तव्यों में कॉल का उत्तर देना और कार्यालय में आने वाले लोगों को संबोधित करना शामिल है। लेकिन सचिव के काम में अपने बॉस के कार्यों को संभालना भी शामिल है।
2. रिसेप्शनिस्टों को कंप्यूटर का उपयोग करने का कुछ बुनियादी ज्ञान होना चाहिए। लेकिन दूसरी ओर, सचिव को त्रुटिहीन कंप्यूटर कौशल का ज्ञान होना चाहिए।
3. कंपनी की पहली छाप रिसेप्शनिस्ट द्वारा प्रश्नों को संबोधित करने के तरीके से आंकी जाएगी। कंपनी द्वारा बैठक आयोजित करने की स्वीकृति के बाद सचिव की भूमिका आगे आती है।
4. एक अच्छे रिसेप्शनिस्ट को वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर और एक्सेल शीट का ज्ञान होना चाहिए, लेकिन सचिवों के पास अच्छा लेखन कौशल होना आवश्यक है क्योंकि उन्हें अपने बॉस की ओर से ईमेल भेजने के लिए कहा जा सकता है।
5. रिसेप्शनिस्टों को टेलीफोन के अलावा फैक्स मशीन, फोटोकॉपी और कुछ वीडियोकांफ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर सीखने की आवश्यकता होती है। कभी-कभी उनकी नौकरियां सचिवों के साथ बदल सकती हैं।

संदर्भ

1. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
2. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html

अंतिम अद्यतन: 11 जून, 2023