Administrativni pomoćnik protiv koordinatora: razlika i usporedba

Svijet poslovanja i menadžmenta nudi puno mogućnosti u pogledu poslova. Dugoročno osigurava uspješnu karijeru.

Ljudi često pretpostavljaju da neki poslovi zahtijevaju iste dužnosti/odgovornosti, ali u stvarnosti oni nose svoj skup zadataka koji se dosta razlikuju jedni od drugih.

Na primjer, an Administrativni asistent i Coordinator se mogu činiti nevjerojatno sličnima amateru, ali nisu isti. Poznavanje razlika između njih pomoći će pri prijavi za ova radna mjesta.   

Ključni za poneti

1. Administrativni pomoćnici prvenstveno su usredotočeni na uredničke i organizacijske poslove, dok koordinatori upravljaju projektima, događajima ili programima.
2. Koordinatorima je potrebno više specijaliziranog znanja ili stručnosti u određenom području nego administrativnim pomoćnicima.
3. Koordinator uključuje odgovornosti za donošenje odluka i suradnju s različitim timovima, dok administrativni pomoćnik podržava više odjela ili pojedinaca.

Administrativni asistent vs koordinator  

Razlika između an Administrativni asistent i koordinator je da administrativni pomoćnik obavlja dužnosti poput dogovaranja ili organiziranja sastanaka i konferencija bez sukoba/konflikata, također provodi postupak rezervacije putovanja uključujući rezervacije, i sličan je tajniku, dok koordinator izvršava dužnosti davanja uputa timu da ispuni zadani zadatak, drugim riječima koordinator se može nazvati i voditeljem tima.  

Administrativni pomoćnik služi kao pomoćnik u upravljanju i planiranju svih vitalnih događaja u uredu. U ovom poslu također postoje određene specijalizacije koje se mogu mijenjati u skladu s sektorom u kojem rade.

Općenito, njihov posao uključuje atestiranje/dokumentaciju, održavanje svih značajnih zapisa i datoteka, računovodstvo, reviziju itd.   

S druge strane, koordinator je više posao praćenja i provedbe.

Obično moraju pratiti sve važne događaje i projekte, također, moraju navesti proračun svakog projekta, objaviti/uspostaviti protokole i smjernice vezane uz sam projekt.

Oni preuzimaju dužnost organiziranja treninga posebno za pripravnike i zaposlenike. Posebna zadaća koordinatora je nadzor i nadzor.   

Tabela za usporedbu

Parametri usporedbe	Administrativni asistent	Koordinator
Potrebne kvalifikacije/vještine	Diploma općeg obrazovanja (GED) ili diploma poslovnog suradnika (u nekim slučajevima može biti potrebna postdiplomska diploma)	Diploma menadžmenta/diploma prvostupnika u poslovanju/diploma ljudskih resursa/diploma srednje škole
ključne odgovornosti	Upravljanje komunikacijom, planiranje/organiziranje, revizija, atestiranje itd.	Nadzor i nadgledanje, proračunska kvota, organiziranje trening kampova itd.
Potrebne su dodatne vještine/stručnost	Poznavanje rada na računalu (Microsoft Word, Excel, Office itd.), Rješavanje problema, Idealne komunikacijske vještine, Iskustvo službenika je poželjno	Upravljanje vremenom, sposobnost određivanja prioriteta i više zadataka, besprijekorne kvalitete vodstva, stvaranje harmonije i jedinstva u timu itd.
Drugi putovi za nastavak	Uredska administracija, specijalizacija u sektorima poput poslovanja i zdravstva	Koordinator marketinga/događaja, Koordinator prodaje itd.
Korisni/plodonosni sektori	Posao, menadžment, obrazovanje itd.	Ljudski resursi, mediji/PR, itd.

Što je administrativni asistent?  

Kao što je gore spomenuto, administrativni pomoćnik je pozicija koja zahtijeva ogromne usmene i pisane komunikacijske vještine i više je tajnički ili pomoćni posao.

Od njih se očekuje da upravljaju i organiziraju konferencije i sastanke bez sukoba ili sukoba.

Ključni zadaci administrativnog pomoćnika su vođenje svih prethodnih i sadašnjih uredskih evidencija, ovjera/dokumentacije, knjigovodstva itd.  

Savjetuje im se da steknu stručnost u Microsoft Officeu i Excelu koja će im pomoći u održavanju datoteka i zapisa. Od njih se očekuje da dobro poznaju računalo i softver tako da mogu vrlo dobro formulirati e-poruke, dopise, pisma itd.   

Budući da su asistenti, od njih se očekuje da organiziraju/postave sve rezervacije povezane s putovanjem, od rezervacije karata, hotelskih rezervacija itd., službeno se od njih traži da sastave proračunske tablice za bilježenje godišnjih/mjesečnih troškova, pripreme za zakazanu konferenciju/prezentacije , i tako dalje.

Dokumentacija igra značajnu ulogu u svakodnevnim zadacima administrativnih pomoćnika jer se od njih očekuje da lektoriraju zapise/dokumente, bilježe zapisnike sa sastanka itd.  

Uz sve veće mogućnosti, administrativni pomoćnik sada je otvoren za mnoge podogranke, da budemo precizni, lako se mogu specijalizirati u svakom sektoru, od pravnog do medicinskog.

Naravno, stjecanje specijalizacije znači da moraju posjedovati dovoljno znanja u tom određenom području, na primjer, administrativni asistent koji pripada medicinskom sektoru trebao bi posjedovati dovoljno znanja o medicinskoj terminologiji, izvješćima i protokolima, dok asistent uključen u pravni sektor treba razumjeti pravni žargon i procedure.   

Zajedno, od administrativnog pomoćnika se očekuje da bude produktivan, pouzdan, pouzdan, dobro upućen u računala, idealan sugovornik, kooperativan itd.

Tijekom proteklog desetljeća, stopa zaposlenosti administrativnih pomoćnika strahovito je porasla što ukazuje na to da je ovaj posao vrlo potreban za svako područje/sektor.  

Što je koordinator?  

Gore spomenuto, koordinator je titula koja se daje profesionalcu koji nadzire, mentorira i usmjerava članove svog tima da rade zajedno u harmoniji.

Njihovi vitalni zadaci uključuju navođenje proračuna projekta/događaja, kontrolu napretka svih članova tima itd.   

Kvalificirani zahtjevi za poziciju koordinatora razlikuju se od sektora do sektora, ali za dobivanje pozicije osnovni uvjet je diploma prvostupnika u poslovanju ili ljudskim resursima s pristojnim iskustvom u području upravljanja događajima.   

Tvrtke očekuju od koordinatora da se pozabave važnim pozivima investitora, savršeno provedu prezentacije i sastanke, smatraju se vezom između glavnog direktora/izvršnog direktora i pripravnika ili zaposlenika.

Oni su isključivo odgovorni za učinak članova svog tima. Novopridruženi brucoši/pripravnici oslanjaju se na koordinatore jer su oni odgovorni za provođenje treninga za pripravnike.   

Koordinatori su odgovorni za slavu i čast tvrtke jer aktivno obučavaju amatere, te prate i mentoriraju iskusno osoblje.

Oni moraju stalno ažurirati evidenciju poslodavca, kao i evidenciju investitora ili klijenta kako bi izbjegli iznenadne probleme.

Budući da su oni zaduženi za nadzor, moraju unaprijediti svoje vještine stjecanjem stručnosti u meke vještine kao što su team building, rješavanje problema, upravljanje vremenom, određivanje prioriteta, multitasking, itd.

Biti impulzivan nije prikladno za ovaj posao jer zahtijeva ogromno strpljenje za rukovanje svim članovima tima kako bi se osiguralo da među njima nema sporova.   

Koordinatori imaju dosta mogućnosti za grananje iz svog područja, mogu postići specijalizaciju u područjima od marketinga, prodaje, vjenčanja do komunikacijskog koordinatora itd.

Ovisno o diplomi prvostupnika, koordinatori također mogu steći stručnost u sektorima kao što su vijesti i mediji, ljudski potencijali itd.   

Glavne razlike između administrativnog pomoćnika i koordinatora  

1. Administrativni asistent je pozicija koja je više pomoćnik administratoru koji uključuje uglavnom tajničke poslove, dok je koordinator netko tko nadgleda i mentorira suigrače do završetka projekta.  
2. Od administrativnog pomoćnika se očekuje da upravlja putnim rezervacijama, lektorira vitalne dokumente, ovjerava ih itd., s druge strane, od koordinatora se očekuje da navodi proračun projekta, obučava pripravnike, prenosi poruke glavnog službenika zaposlenicima itd.  
3. Od administrativnog asistenta se očekuje da ovlada vještinama kao što su izuzetno dobre komunikacijske vještine, Microsoft Office, Excel itd., dok se od koordinatora očekuje da postigne stručnost u vještinama kao što su Rukovodstvo, Upravljanje vremenom itd.  
4. Administrativni pomoćnik može se razgranati u sektorima kao što su medicinski, poslovni i pravni, dok se koordinator može razgranati u sektorima kao što su Vijesti, PR, Mediji, Ljudski potencijali itd.   
5. Vitalni zadaci administrativnog pomoćnika su vođenje zapisnika sa sastanaka, sastavljanje prezentacija i provođenje aktivnog istraživanja, nasuprot tome, vitalni zadaci koordinatora uključuju upravljanje više uredskih ugovora, organiziranje događaja i dovršetak projekata, obuku amatera itd.  

Reference 

1. https://reddeer.hgcareers.com/en/js/export/documents/job2942/DSAA%20%20Development%20Services%20Admin%20Assistant.pdf  

Zadnje ažuriranje: 13. srpnja 2023