Секретар проти портьє: різниця та порівняння

Секретар і секретар відіграють важливі ролі в нашій компанії. Їх основна робота відрізняється формою відповідальності. Вони обидва мають підтримувати добру репутацію компанії та її послуг.

Їх робота іноді може бути складною, залежно від людей, з якими вони спілкуються. Обидві посади підходять для початку кар’єри.

Ключові винесення

1. Секретарі відповідають за адміністративні завдання, такі як планування, ведення записів і зв’язок, а працівники рецепції зустрічають відвідувачів і направляють їх до відповідної особи чи відділу.
2. Секретарям потрібна вища освіта та підготовка, ніж адміністраторам, багато секретарів мають ступені або сертифікати з діловодства чи суміжних галузей.
3. Секретарі працюють у більш спеціалізованих ролях, таких як юридичні чи медичні секретарі, тоді як секретарі працюють у різних галузях промисловості та в різних місцях.

Секретар проти портьє

Різниця між секретарем і портьє полягає в тому, що їхні посадові обов'язки відрізняються. Це залежить від типу компанії, з якою ви працюєте. Деякі компанії можуть вимагати від своїх адміністраторів виконувати додаткові роботи в комп'ютерній сфері. Інколи секретарів можуть попросити зробити фільтри організації поїздок для їх боса. 

Секретар - це людина, яка з щирою турботою опікується всіма справами. Вони мають документи, пошту та іншу офісну роботу. Це може бути легко чи складно залежно від компанії, до якої ви приєднаєтеся.

У деяких людей є особисті секретарі довіру інша особа та поділиться деякими конфіденційними деталями.  

Адміністратор є частиною адміністративно-допоміжної посади. У більшості компаній на цій посаді будуть жінки-працівниці, оскільки це початковий рівень, і чоловіки не зроблять цю роботу.

Крім того, наявність жінки-працівника означає, що вона відповідатиме на запитання, не виявляючи свого гніву чи дискомфорту іншій особі. Жінки-кандидати матимуть більший пріоритет у процесі відбору порівняно з чоловіками.

Таблиця порівняння

Параметри порівняння	Секретар	Портьє
Також називається	Особистий помічник	Співробітник стійки реєстрації
Навики	Контакти	Навички друку
Мінімальне навчання	Диплом	Диплом
Визначення	Людина, яка стежить за своїм босом.	Людина, яка чемно вітається з усіма.
Освітня кваліфікація	Має бути випускником хорошого університету	Кандидати повинні мати середню освіту з мінімальним відсотком.

Що таке секретар?

Секретар - це особа, призначена компанією для призначення та виконання функцій, пов'язаних з вищим представником. Їхня роль дуже важлива. Вони відповідально ставляться до кожного завдання.

Коли ми створюємо компанію, ми не можемо стежити за всіма зустрічами та подіями. Щоб уникнути розбіжностей у майбутньому, вони наймають нову людину для виконання цієї роботи. 

Їх головна роль полягає в тому, щоб інформувати його / її вище керівництво про майбутні зустрічі, події та вечірки, щоб вони могли знайти час і спланувати свою роботу.

Їх робота полягає в тому, щоб заздалегідь подбати про все, що стосується зустрічей, їх порядок денний, і кількість людей, яких вони збираються запросити, будуть визначатися ними.

Без секретаря важливо впоратися з роботою самостійно. Ви можете заплутатися в розкладі, і це призведе до поганої слави вашої компанії.

Кожен секретар повинен мати певні якості. Вони повинні мати хороші комунікативні навички, ніколи не повинні хвилюватися за свою роботу, повинні зберігати спокій під час зустрічей. 

Залежно від типу компанії, з якою вони працюють, існують різні типи секретарів, наприклад особистий секретар, секретар асоціації, секретар Посольство, секретар кооперативу, секретар місцевого органу, секретар урядового департаменту та секретар компанії. 

Що таке портьє?

Ресепшн – це той, хто відповідатиме на наші запити щодо компанії, часу та всього, що стосується майбутніх заходів. Вони сидітимуть у вестибюлі офісу. Їхня основна робота буде на ресепшені компанії чи організації, з якою вони співпрацюють.

Вони відповідатимуть на запитання відвідувачів віч-на-віч або за телефоном. Вони будуть відповідати спокійно, не кричачи на іншу людину. Кожна компанія матиме ресепшн для обробки запитів клієнтів.

Будь-яка бізнес-організація спочатку зв’яжеться з адміністратором, щоб дізнатися більше про їхні графіки роботи, зустрічі та час. Іноді портьє може відчувати стрес через спілкування з багатьма людьми, і йому потрібно повторити те саме іншій людині. 

Вони найважливіші, оскільки знають все про компанію та її куточок і кут. Вони завжди знають важливі офісні завдання, щоб відповісти на запити клієнта. Вони будуть дуже оновлені щодо організації, з якою вони працюють.

Адміністратори повинні володіти хорошими навичками спілкування. Вони повинні взаємодіяти ввічливо і спокійно. Вони повинні підтримувати хороші та здорові стосунки з клієнтами. 

Існує багато типів адміністраторів, наприклад ревізор на стійці реєстрації, співробітник на стійці реєстрації готелю та координатор розкладу. 

Основні відмінності між секретарем і портьє

1. В обов'язки секретаря входить відповідати на дзвінки та звертатися до людей, які заходять в офіс. Але робота секретаря включає виконання завдань його/її боса.
2. Адміністратори повинні мати певні базові знання про те, як користуватися комп’ютером. Але з іншого боку, секретар повинен знати, що він повинен мати бездоганні навики роботи з комп'ютером.
3. Перше враження про компанію буде складено за тим, як адміністратор відповідатиме на запитання. Роль секретаря наступна після того, як компанія погоджується провести нараду.
4. Хороший портьє повинен знати програмне забезпечення для обробки текстів і таблиці Excel, але секретарі повинні мати хороші навички письма, оскільки їх можуть попросити надсилати електронні листи від імені його/її боса.
5. Адміністратори повинні навчитися працювати з факсами, фотокопіями та деяким програмним забезпеченням для відеоконференцій, окрім телефонів. Іноді їхні роботи можуть чергуватися з секретарями.

посилання

1. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
2. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html

Останнє оновлення: 11 червня 2023 р