Päevakord vs protokoll: erinevus ja võrdlus

Koosolekud on grupi suhtlusprotsess, kus mitu inimest tulevad kokku ja arutavad oma äri või muid sellega seotud asju. Nii päevakord kui protokoll on koosoleku oluline osa.

Võtme tagasivõtmine

1. Päevakord on arutatavate teemade loend, protokollides aga kirjas, mida arutati ja otsustati.
2. Päevakorrad koostatakse enne koosolekut, et teavitada kohalolijaid arutatavatest teemadest, pärast koosolekut koostatakse protokoll, mis dokumenteerib tehtud otsused.
3. Päevakord on juhend koosoleku õigel ajal hoidmiseks, samas kui protokoll on koosoleku menetluse ametlik protokoll.

Päevakord vs protokoll

Päevakord on koosolekul arutatavate punktide loetelu, protokollis aga konverentsil arutatu ja otsustatu kirjalik protokoll. Päevakorras on kirjas koosoleku plaan ja protokolli tulemused fikseeritakse. Päevakorras on välja toodud teemad ja nende arutamise järjekord. Protokoll sisaldab osalejate nimesid ja kokkuvõtet peamistest käsitletud punktidest.

Päevakord on enne koosolekut koostatud nimekiri, mis sisaldab kõiki olulisi teemasid, mida arutada. See saadetakse kõigile liikmetele ja selle kinnitab ainult esimees.

Protokoll on kõigi koosolekul arutatud teemade protokoll; see valmistatakse ette pärast seansi lõppu sekretär ja esimees kinnitab pärast liikmete nõusoleku saamist. See on ülioluline, kuna see sisaldab kõiki koosoleku üksikasju.

Võrdlustabel

Võrdluse parameeter	päevakord	protokoll
Tähendus	Loetlege kõik teemad, mida tuleb arutada.	Salvestage kõik arutelud.
Kasutus	Kasulik esimehe arutelus.	Toimib otsuste tõendusmaterjalina.
Ettevalmistamine	Valmistuti enne koosolekut	Valmistatud pärast koosolekut
Salvestamine	Koosoleku teade	Sellel on eraldi raamat
Kirjalik (pingestatud)	Kirjutatud tulevikuvormis	Kirjutatud minevikuvormis

Mis on Agenda?

Päevakord on plaan, mis koosneb teemadest ja tegevustest, mida tuleb koosolekul arutada. Sekretär koostab päevakorra ja jagab selle liikmete vahel enne koosolekut laiali.

Seda ei kirjutata kunagi oleviku- ega minevikuvormis, vaid on alati tulevikus, kuna see on eelnevalt ette valmistatud.

Olulised asjad, mida päevakord peaks sisaldama:

1. asukoht
2. kuupäev
3. Ajastus
4. teema 
5. Teema kirjeldus
6. Igale teemale jaotatud aeg
7. Iga liikme nimi

Päevakorra tähtsus

1. Selgitab eesmärgid: päevakorra peamine eesmärk on koosoleku eesmärkide üksikasjalik määratlemine. See tekitab kaose, kui konverentsi eesmärgid on kõigile ebaselged foorum liige. Seetõttu lahendab see selle probleemi.
2. Ettevalmistusaeg: see annab oma liikmele aega valmistuda ja kõike teada info tegevuste kohta, mida koosolekul arutatakse. Seetõttu pole neil vabandust, et neil poleks olnud aega valmistuda.
3. Fookuse säilitamine: päevakord vähendab kogu ajaraiskamist ja hoiab koosoleku fookuse, nii et kõike tuleks piisavalt arutada ilma palju aega raiskamata.

Mis on minutid?

Protokoll või koosoleku protokoll on üksikasjalik märge kõige kohta, mis koosoleku ajal juhtus. See on koosoleku lõpp, mille sekretär koostab pärast koosoleku lõppu pärast selle arutamist kõigi liikmetega.

Erinevalt päevakorrast ei kirjutata koosoleku protokolli kunagi tuleviku- ega olevikuvormis. See on alati kirjutatud minevikuvormis ja selle põhjuseks on see, et see valmistatakse ette pärast koosoleku lõppu.

Kaasatud esemed:

1. Koosolekute aeg ja kuupäev
2. Liikmete nimed
3. Kõik teemad arutati üksikasjalikult läbi.
4. Tehtud otsused

Koosoleku protokoll on vajalik järgmistel põhjustel: 

1. Õiguskaitse ja tõestus: see salvestab kõik käsitletud teemad ja tegevused, mida on arutatud; seega, kui nõutakse juriidilisi formaalsusi, toimib see õiguskaitsena. 
2. Andke juhiseid: see annab juhiseid, kuna see sisaldab üksikasjalikku teavet kõigi koosolekul tehtud tegevuste ja teemade ning otsuste kohta.
3. Abiks vajalike muudatuste tegemisel pärast kõigi aspektide arutamist.
4. See säästab palju aega, kuna kõik teavad oma rolli.
5. See on abiks neile, kes mingil põhjusel koosolekust ilma jäid. Seetõttu omandavad nad selle kaudu kõik teadmised.

Peamised erinevused päevakava ja protokolli vahel

1. Päevakord on koosoleku sündmuste jada üksikasjalik loetelu; see on avaldus, mis sisaldab teemasid, mida tuleb arutada, samas kui protokoll on protokoll kõige arutatu ristumiskoha kohta.
2. Päevakava on abiks esimehele ja liikmetele, kuna nad teavad eelnevalt kõik aruteluteemad. Seevastu koosolekute protokollid on olulised tõendid ja tõendid selle kohta, mida on arutatud.
3. Päevakorra koostab enne koosolekut sekretär ja saadab pärast koosoleku juhataja heakskiitu liikmele. Seevastu koosoleku protokolli koostab pärast koosolekut sekretär, liikmed kinnitavad ja lõpuks kinnitab esimees.
4. Päevakorral ei ole oma raamatut ja seetõttu on see kirjas koosoleku kokkukutsumise teates, protokoll on aga protokolliraamat, mida nimetatakse protokolliraamatuks.
5. Agenda kirjutatakse selle koostamise tõttu alati olevikuvormis ja kuna protokollid koostatakse lõpus, siis alati minevikuvormis.

viited

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Viimati värskendatud: 11. juunil 2023