Sekretär vs administraator: erinevus ja võrdlus

Sekretäril ja administraatoril on meie ettevõttes täita oluline roll. Nende põhitöö erineb vastutuse vormis. Mõlemad peavad hoidma ettevõtte ja selle teenuste jaoks head mainet.

Nende töö võib mõnikord olla keeruline, olenevalt inimestest, kellega nad räägivad. Mõlemad ametikohad on head karjääri alustamiseks.

Võtme tagasivõtmine

1. Sekretärid vastutavad selliste haldusülesannete eest nagu ajakava koostamine, arvestuse pidamine ja suhtlemine, samal ajal kui vastuvõtutöötajad tervitavad külastajaid ja suunavad nad vastavasse isikusse või osakonda.
2. Sekretärid nõuavad kõrgharidust ja koolitust kui registratuuritöötajad, paljudel sekretäridel on kraad või tunnistused kontorihalduses või sellega seotud valdkondades.
3. Sekretärid töötavad spetsiifilisemates rollides, näiteks juriidilised või meditsiinilised sekretärid, samas kui vastuvõtutöötajad töötavad erinevates tööstusharudes ja asutustes.

Sekretär vs administraator

Sekretäri ja administraatori erinevus seisneb selles, et nende tööülesanded on erinevad. See sõltub ettevõtte tüübist, kellega töötate. Mõned ettevõtted võivad nõuda oma administraatoritelt arvutivaldkonnas täiendavaid töid. Mõnikord võidakse sekretäridel paluda teha oma ülemuse jaoks reisikorraldusfiltrid. 

Sekretär on inimene, kes hoolitseb kõigi tegevuste eest siira hoolega. Neil on paberimajandus, post ja muud kontoriga seotud tööd. Olenevalt ettevõttest, millega liitute, võib see olla lihtne või keeruline.

Mõnel inimesel on seal isiklikud sekretärid usaldada teisele isikule ja jagab mõningaid konfidentsiaalseid üksikasju.  

Vastuvõtutöötaja on osa administratiivsest tugipositsioonist. Enamikul ettevõtetel on sellel ametikohal naistöötajad, kuna see on algtase, ja mehed seda ei tööta.

Samuti tähendab naistöötaja olemasolu, et ta esitab päringud teisele inimesele oma viha või ebamugavust näitamata. Naiskandidaatidele antakse valikuprotsessis meeskandidaatidega võrreldes suurem prioriteet.

Võrdlustabel

Võrdlusparameetrid	Sekretär	Vastuvõtja
Nimetatakse ka kui	Isiklik assistent	Vastuvõtuametnik
Oskused	Kasutajatugi	Kirjutamisoskused
Minimaalne koolitus	Diplom	Diplom
Määratlus	Inimene, kes jälgib oma ülemust.	Inimene, kes kõiki viisakalt tervitab.
Hariduskvalifikatsioon	Peaks olema hea ülikooli lõpetanud	Kandidaadid peaksid olema läbinud keskkooli minimaalse protsendiga.

Mis on sekretär?

Sekretär on isik, kelle ettevõte määrab ametisse ja täidab kõrgema esindajaga seotud ülesandeid. Nende roll on väga oluline. Nad vastutavad iga ülesande eest.

Ettevõtet asutades ei jõua me kõiki koosolekuid ja üritusi jälgida. Et vältida lahknevusi tulevikus, palkavad nad selle töö nende eest ära tegema uue inimese. 

Nende peamine ülesanne on teavitada oma kõrgemaid võimuesindajaid eelseisvatest kohtumistest, sündmustest ja pidudest, et nad saaksid aega kokku leppida ja oma tööd planeerida.

Nende ülesanne on hoolitseda eelnevalt kõige eest, mis puudutab koosolekuid, päevakava ja kutsutavate inimeste arvu.

Ilma sekretärita on oluline tööga üksi hakkama saada. Võite ajakava osas segadusse sattuda ja see toob teie ettevõttele halba mainet.

Igal sekretäril peaksid olema teatud omadused. Neil peaks olema hea suhtlemisoskus, nad ei tohiks kunagi oma töö pärast ärrituda, peaksid koosolekutel rahulikuks jääma. 

Sõltuvalt ettevõtte tüübist, kellega nad töötavad, on erinevat tüüpi sekretäre, näiteks erasekretär, assotsiatsiooni sekretär, sekretär Saatkond, ühistu sekretär, kohaliku asutuse sekretär, valitsusosakonna sekretär ja ettevõtte sekretär. 

Mis on administraator?

Vastuvõtutöötaja on see, kes vastab meie päringutele ettevõtte, ajakavade ja kõige eelseisvate tegevuste kohta. Nad istuvad kontori fuajees. Nende põhitöö on selle ettevõtte või organisatsiooni vastuvõtulauas, kellega nad koostööd teevad.

Nad vastavad külastajate päringutele kas näost näkku või telefonikõnede kaudu. Nad vastavad rahulikult, ilma teise inimese peale karjumata. Igas ettevõttes on vastuvõtutöötaja, kes tegeleb klientide päringutega.

Iga äriorganisatsioon võtab esmalt ühendust administraatoriga, et saada rohkem teavet oma töögraafikute, koosolekute ja ajakavade kohta. Mõnikord võib administraator tunda stressi paljude inimestega suhtlemise tõttu ja nad peavad sama asja teisele inimesele uuesti kordama. 

Nad on kõige olulisemad, kuna teavad ettevõtte ja selle kohta kõike nurk ja nurk. Nad teavad alati olulisi kontoriga seotud ülesandeid, et vastata kliendi päringutele. Nad on väga kursis organisatsiooniga, kellega nad töötavad.

Administraatoritel peaks olema hea suhtlemisoskus. Nad peaksid suhtlema viisakalt ja rahulikult. Nad peaksid hoidma klientidega häid ja terveid suhteid. 

Vastuvõtutöötajaid on mitut tüüpi, näiteks vastuvõtu audiitor, hotelli vastuvõtutöötaja ja ajakava koordinaator. 

Peamised erinevused sekretäri ja administraatori vahel

1. Administraatori tööülesannete hulka kuulub kõnedele vastamine ja kontorisse sisenevate inimeste poole pöördumine. Sekretäritöö hõlmab aga oma ülemuse ülesannete täitmist.
2. Administraatoritel peaksid olema arvuti kasutamise põhiteadmised. Kuid teisest küljest peaks sekretär teadma, et tal peab olema laitmatu arvutioskus.
3. Esmamuljet ettevõttest hinnatakse selle järgi, kuidas administraator päringutele vastab. Sekretäri roll on järgmine pärast seda, kui ettevõte nõustub koosolekut korraldama.
4. Hea administraator peaks teadma tekstitöötlustarkvara ja Exceli tabeleid, kuid sekretäridelt nõutakse head kirjutamisoskust, kuna neil võib paluda saata e-kirju tema ülemuse nimel.
5. Administraatorid peavad peale telefonide õppima faksiaparaate, koopiaid ja mõnda videokonverentsi tarkvara. Mõnikord võivad nende töökohad vahelduda sekretäridega.

viited

1. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
2. https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html

Viimati värskendatud: 11. juunil 2023