आवधिक बनाम सतत सूची प्रणाली: अंतर और तुलना

स्टॉक खाता बनाए रखना कोई आसान काम नहीं है। इसमें छोटे और बड़े प्रोजेक्ट भी हो सकते हैं. आवश्यकता के आधार पर, कंपनी आवधिक या सतत इन्वेंट्री प्रणाली का चयन करेगी।

दोनों का उपयोग कई कंपनियों द्वारा किया जाता है। इन दो विधियों को बाजार में सर्वोत्तम लेखा पद्धतियों के रूप में माना जाता है। 

चाबी छीन लेना

1. आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम को नियमित अंतराल पर भौतिक इन्वेंट्री गणना की आवश्यकता होती है, जबकि सतत इन्वेंट्री सिस्टम लेनदेन होने पर इन्वेंट्री रिकॉर्ड को लगातार अपडेट करते हैं।
2. आवधिक सिस्टम कम अपडेट के कारण कम सटीक होते हैं, जबकि सतत सिस्टम वास्तविक समय इन्वेंट्री ट्रैकिंग प्रदान करते हैं।
3. सतत प्रणाली को लागू करना और बनाए रखना अधिक महंगा है लेकिन बेहतर इन्वेंट्री प्रबंधन और नियंत्रण प्रदान करता है।

आवधिक इन्वेंटरी सिस्टम बनाम सदा इन्वेंटरी सिस्टम

आवधिक इन्वेंट्री प्रणाली इन्वेंट्री प्रबंधन की एक विधि है जहां इन्वेंट्री की भौतिक गणना नियमित अंतराल पर ली जाती है, जबकि सतत इन्वेंट्री प्रणाली इन्वेंट्री प्रबंधन की एक विधि है जहां सॉफ़्टवेयर या अन्य टूल का उपयोग करके वास्तविक समय में इन्वेंट्री स्तर को ट्रैक किया जाता है।

आवधिक इन्वेंटरी प्रणाली इकाई स्तर पर लेनदेन को रिकॉर्ड नहीं करती है, इसलिए त्रुटियों को ढूंढना कठिन हो जाएगा। यह स्टॉक टर्नओवर दर नहीं दिखाता है। यह हमें केवल उन सामानों को रिकॉर्ड करने की अनुमति देगा जो निश्चित अंतराल और निश्चित अवधि में बेचे जाते हैं। 

सतत इन्वेंट्री प्रणाली कई कंपनियों द्वारा बड़े पैमाने पर आगे बढ़ने के लिए उपयोग की जाने वाली सबसे आम लेखांकन विधियों में से एक है स्टॉक्स इसके बहुत बड़े फायदे के कारण।

चूंकि यह विधि स्टॉक से संबंधित सभी सेवाओं को लगातार अपडेट करती है, इसलिए कंपनी के लिए परिवर्तनों को ट्रैक करना आसान होगा। लेकिन एक नुकसान यह है कि चोरी आसानी से हो सकती है। 

तुलना तालिका

तुलना के पैरामीटर	आवधिक सूची प्रणाली	सतत् सूची प्रणाली
परिभाषा	यह रीयल-टाइम में रिकॉर्ड करता था	यह विशेष अंतराल पर रिकॉर्ड करता था
फायदे	सारा हिसाब-किताब एक ही खरीद में दर्ज किया जाएगा	हमें बड़े निवेश की जरूरत नहीं है। हम कम सामग्री के साथ निवेश कर सकते हैं
नुकसान	सारी प्रक्रियाएं धीरे-धीरे होंगी	लेन-देन के दौरान चोरी आसानी से हो सकती है
बिक्री और लेन-देन	यह बिक्री लेनदेन को एक ही तरीके से रिकॉर्ड करता है	बिक्री लेनदेन और माल की लागत दोनों को एक साथ दर्ज किया जाएगा
खरीद फरोख्त	खरीद एकमुश्त के रूप में दर्ज की जाएगी	खरीद केवल संबंधित खातों में दर्ज की जाएगी।

आवधिक इन्वेंटरी सिस्टम क्या है?

आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम में, कुछ विशिष्ट स्तरों पर, इन्वेंट्री की भौतिक गणना की जाएगी। इस पद्धति का उपयोग भौतिक स्टॉक की गणना के लिए किया जाता है, जो बदले में बेचे गए माल की लागत का निर्धारण करेगा।

बेहतर होगा कि आप इसका इस्तेमाल छोटे-छोटे कामों के लिए करें स्टॉक्स चूँकि इसमें भौतिक प्रवेश की आवश्यकता होती है, ताकि मानवीय त्रुटियाँ संभव हो सकें।

इस प्रणाली में कितनी भी संख्या में खरीदारी की जा सकती है, लेकिन कई बार स्टॉक वाली खरीदारी नहीं की जा सकेगी। केवल कुछ स्टॉक्स इस समयावधि में खरीदी की जाएगी. आवधिक इन्वेंट्री प्रणाली में कुछ नुकसान भी होंगे।

वर्ष के अंत में स्टॉक अभिलेखों की भौतिक गणना की जाएगी ताकि अभिलेखों को समायोजित किया जा सके और उसी के अनुसार अद्यतन किया जा सके।

रिपोर्ट में बेचे गए माल की संख्या में उस अवधि के दौरान खोया हुआ माल या चोरी भी शामिल हो सकता है। आवधिक इन्वेंट्री प्रणाली केवल भौतिक स्टॉक लेने पर ही अपडेट की जाती है।

यह विधि एकल-प्रविष्टि टेक का उपयोग करती है। जिससे जब भी सामान बिकेगा तो रकम तुरंत उसके बाद दिखाई देगी।

सदा सूची प्रणाली क्या है?

सतत इन्वेंटरी प्रणाली वास्तविक समय में इन्वेंट्री परिवर्तनों का मूल्यांकन करती है और रिकॉर्डिंग उद्देश्यों के लिए भौतिक इन्वेंट्री की आवश्यकता नहीं होती है। यह वास्तविक स्टॉक को सटीक रूप से दिखाएगा। यह प्वाइंट ऑफ सेल सिस्टम और स्कैनर्स नामक दो उपकरणों का उपयोग करता है।

इस पद्धति का उपयोग ज्यादातर गोदाम और खुदरा उद्योग में किया जाता है। इस पद्धति में, अतिशयोक्ति को फैंटम इन्वेंटरी भी कहा जाता है। 

यह ज्यादातर कंपनियों द्वारा पसंद किया जाएगा जहां सामग्री नियोजन आवश्यकता उत्पादन का उपयोग किया जाता है। इसमें अन्य व्यावसायिक क्षेत्रों के साथ बातचीत करने की एक मजबूत क्षमता है। इसका उपयोग वित्तीय और लेखा प्रणाली दोनों में किया जाता है।

चूंकि यह विधि रीयल-टाइम का उपयोग करती है, इसलिए विक्रेता के लिए कंपनी या ग्राहकों के लिए सटीक जानकारी प्रदान करना आसान होगा। यह इस बात की सटीक जानकारी भी प्रदान करता है कि सभी सामान तेजी से बिक रहे हैं और क्या नहीं बिक रहे हैं।

इससे उन्हें त्रुटियां आसानी से ढूंढने में मदद मिलेगी और उत्पाद बिना किसी परेशानी के तेजी से बिकेंगे।

इससे, बदले में, उन्हें ग्राहकों के व्यवहार और उत्पादों में उनकी रुचि को समझने में मदद मिलेगी ताकि वे इसका उपयोग अपने लाभ के लिए कर सकें। चूँकि इसके कई फायदे हैं, अधिकांश कंपनियाँ अपनी दीर्घकालिक परियोजनाओं के लिए इस पद्धति को पसंद करती हैं।

चूँकि यह उन्हें सबसे पहले त्रुटियों का पता लगाने की अनुमति देता है, और उन्हें लेनदेन के पूरी तरह से पूरा होने तक इंतजार नहीं करना पड़ता है। 

आवधिक इन्वेंटरी सिस्टम और सदा इन्वेंटरी सिस्टम के बीच मुख्य अंतर

1. आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम भौतिक प्रविष्टियों का उपयोग करता है, जबकि सतत इन्वेंट्री सिस्टम खरीदारी और प्रविष्टियों को बनाए रखने के लिए पुस्तक रिकॉर्डिंग पद्धति का उपयोग करता है।
2. त्रुटि का पता लगाना मुश्किल है क्योंकि लेन-देन सही प्रारूप में प्रदान नहीं किए गए हैं। लेकिन एक स्थायी सूची प्रणाली में, इसे पहले पहचाना जा सकता है।
3. एक आवधिक इन्वेंट्री प्रणाली में, यह अंत तक स्टॉक खरीद की गणना करता है, लेकिन एक सतत इन्वेंट्री प्रणाली में, स्टॉक खरीद की गणना किसी भी समय की जा सकती है।
4. आवधिक इन्वेंट्री में, खातों को भौतिक स्टॉक होने पर ही अपडेट किया जाएगा, लेकिन एक स्थायी इन्वेंट्री सिस्टम पर, खातों को लगातार अपडेट किया जाएगा।
5. आवधिक इन्वेंट्री में, यह प्रति यूनिट स्टॉक की गणना करेगा, लेकिन स्थायी इन्वेंट्री प्रणाली वास्तविक समय डेटा के कारण किसी भी समय इसकी गणना कर सकती है। 

संदर्भ

1. http://yadda.icm.edu.pl/yadda/element/bwmeta1.element.baztech-b7f240a2-b12f-4900-a772-ac65acdaf1bf
2. https://www.nber.org/system/files/chapters/c9716/c9716.pdf

अंतिम अद्यतन: 17 जुलाई, 2023