Dnevni red naspram zapisnika: razlika i usporedba

Sastanci su proces grupne komunikacije u kojem se nekoliko ljudi okuplja i raspravlja o svom poslu ili drugim povezanim stvarima. Dnevni red i zapisnik ključni su dio sastanka.

Ključni za poneti

1. Dnevni red je popis tema o kojima će se raspravljati, dok se u zapisniku bilježi što se raspravljalo i odlučivalo.
2. Dnevni redi pripremaju se prije sastanka kako bi se sudionici informirali o temama o kojima će se raspravljati, dok se zapisnici pripremaju nakon sastanka kako bi se dokumentirale donesene odluke.
3. Dnevni red je vodič za održavanje sastanka na pravom putu, dok zapisnik služi kao službeni zapis o toku sastanka.

Dnevni red u odnosu na zapisnik

Dnevni red je popis točaka o kojima će se raspravljati na sastanku, dok je zapisnik pisani zapis onoga o čemu se na konferenciji raspravljalo i odlučivalo. Dnevnim redom utvrđuje se plan sastanka, a zapisnik bilježi ishod. Dnevni red navodi teme i redoslijed kojim će se o njima raspravljati. Zapisnik uključuje imena sudionika i sažetak glavnih točaka o kojima se govorilo.

Dnevni red je popis pripremljen prije sastanka, koji sadrži sve bitne teme za raspravu. Šalje se svim članovima i odobrava ga samo predsjednik.

Zapisnik je zapis svih tema o kojima se raspravljalo na sastanku; priprema se nakon što sesija završi tajnik a potvrđuje ga predsjednik nakon dobivanja odobrenja njegovih članova. Ključno je jer sadrži sve detalje sastanka.

Tabela za usporedbu

Parametar usporedbe	dnevni red	minuta
Značenje	Navedite sve teme o kojima treba razgovarati.	Snimite sve rasprave.
Upotreba	Korisno u raspravi za predsjednika.	Služi kao dokaz za odluke.
Priprema	Pripremljeno prije sastanka	Pripremljeno nakon sastanka
Snimanje	Obavijest o sastanku	Ima zasebnu knjigu
Pisano (Napeto)	Napisano u budućem vremenu	Napisano u prošlom vremenu

Što je Agenda?

Dnevni red je plan koji se sastoji od tema i aktivnosti o kojima se treba raspravljati tijekom sastanka. Dnevni red sastavlja tajnik i dijeli ga članovima prije sastanka.

Nikada se ne piše u sadašnjem ili prošlom vremenu, već je uvijek u budućnosti jer je unaprijed pripremljeno.

Važne stvari koje dnevni red treba sadržavati:

1. Lokacija
2. Datum
3. Mjerenje vremena
4. Tema 
5. Opis teme
6. Vrijeme raspoređeno za svaku temu
7. Ime svakog člana

Važnost dnevnog reda

1. Objašnjava Ciljevi: dnevni red služi primarnoj svrsi detaljnog definiranja ciljeva sastanka. Stvara se kaos ako ciljevi konferencije nisu svima jasni forum član. Stoga rješava ovaj problem.
2. Vrijeme za pripremu: daje vremena svom članu da se pripremi i sazna sve informacije o aktivnostima o kojima će biti riječi na sastanku. Stoga nemaju izgovora da nisu imali vremena za pripremu.
3. Održavajte fokus: dnevni red smanjuje gubitak vremena i održava fokus sastanka tako da se o svemu treba adekvatno raspravljati bez gubljenja puno vremena.

Što su minute?

Zapisnik ili Zapisnik sastanka je detaljna bilješka o svemu što se dogodilo tijekom sastanka. To je zaključak sastanka koji priprema tajnik nakon rasprave sa svim članovima nakon sastanka.

Za razliku od dnevnog reda, zapisnik se nikada ne piše u budućem ili sadašnjem vremenu. Uvijek se piše u prošlom vremenu, a razlog tome je što se priprema nakon završetka sastanka.

Stavke koje treba uključiti:

1. Vrijeme i datum sastanaka
2. Ime članova
3. O svim temama se detaljno razgovaralo.
4. Odluke donesene

Zapisnik sa sastanka bitan je iz sljedećih razloga: 

1. Pravna zaštita i dokaz: bilježi sve teme i aktivnosti o kojima se raspravljalo; stoga, ako su potrebne bilo kakve pravne formalnosti, on djeluje kao pravna zaštita. 
2. Pružite smjernice: vodi jer sadrži detaljne informacije o svim aktivnostima i temama te odlukama donesenim na sastanku.
3. Korisno pri uvođenju potrebnih promjena nakon rasprave o svim aspektima.
4. Štedi puno vremena jer svatko zna svoju ulogu.
5. Korisno je za one koji su iz nekog razloga propustili sastanak. Dakle, kroz nju stječu sva znanja.

Glavne razlike između dnevnog reda i zapisnika

1. Dnevni red je detaljan popis redoslijeda događaja na sastanku; to je izjava koja sadrži teme o kojima se treba raspravljati, dok je zapisnik zapis presjeka svega o čemu se raspravljalo.
2. Dnevni red je koristan za predsjednika i članove jer oni unaprijed znaju sve teme za raspravu. Nasuprot tome, Zapisnici sa sastanaka su bitan dokaz i dokaz svega o čemu se raspravljalo.
3. Dnevni red priprema prije sjednice tajnik i šalje ga članu nakon što ga odobri predsjednik. Nasuprot tome, zapisnik sa sastanka priprema tajnik nakon sastanka, odobravaju ga članovi, a konačno potvrđuje predsjedavajući.
4. Dnevni red nema svoju knjigu i stoga se bilježi u obavijesti o sastanku, dok je zapisnik knjiga bilježenja poznata kao knjiga zapisnika.
5. Dnevni red se zbog sastavljanja uvijek piše u budućem vremenu, a kako se zapisnik sastavlja na kraju, uvijek se piše u prošlom vremenu.

Reference

1. https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0170840608096388

Zadnje ažuriranje: 11. lipnja 2023