Secretária e Recepcionista têm papéis importantes a desempenhar em nossa empresa. Seu trabalho principal difere na forma de sua responsabilidade. Ambos devem manter uma boa reputação para a empresa e seus serviços.
O trabalho deles às vezes pode ser desafiador, dependendo das pessoas com quem falam. Ambas as posições são boas para começar sua carreira.
Principais lições
- As secretárias são responsáveis por tarefas administrativas, como agendamento, manutenção de registros e comunicação, enquanto as recepcionistas cumprimentam os visitantes e os direcionam para a pessoa ou departamento apropriado.
- As secretárias exigem educação e treinamento superiores às das recepcionistas, e muitas secretárias possuem diplomas ou certificações em administração de escritório ou áreas afins.
- As secretárias trabalham em funções mais especializadas, como secretárias jurídicas ou médicas, enquanto as recepcionistas trabalham em vários setores e ambientes.
Secretária x Recepcionista
A diferença entre secretária e recepcionista é que suas funções são diferentes. Depende do tipo de empresa com a qual você trabalha. Algumas empresas podem exigir que seus recepcionistas realizem alguns trabalhos adicionais na área de informática. Às vezes, as secretárias podem ser solicitadas a fazer filtros de organização de viagens para o chefe.
Secretário é a pessoa que cuida de todas as atividades com cuidado sincero. Eles têm papelada, correspondência e outros trabalhos relacionados ao escritório. Pode ser fácil ou difícil, dependendo da empresa que você ingressar.
Algumas pessoas têm secretárias pessoais onde trust a outra pessoa e irá compartilhar alguns dos detalhes confidenciais.
A recepcionista faz parte da posição de suporte administrativo. A maioria das empresas terá funcionárias nesta posição, pois é um nível básico, e os homens não farão isso funcionar.
Além disso, ter uma funcionária significa que ela responderá às perguntas sem mostrar sua raiva ou desconforto para a outra pessoa. Candidatas do sexo feminino terão maior prioridade no processo de seleção em comparação com os candidatos do sexo masculino.
Tabela de comparação
| Parâmetros de comparação | Secretária | Recepcionista |
|---|---|---|
| Também chamado de | Personal Assistant | Oficial de recepção |
| Competências | Atendimento ao Cliente | Habilidades de digitação |
| Formação Mínima | Diploma | Diploma |
| Definição | Uma pessoa que mantém o controle de seu chefe. | Uma pessoa que educadamente cumprimenta a todos. |
| Qualificação Educacional | Deve ser formado em uma boa universidade | Os candidatos devem ter concluído o ensino médio com uma porcentagem mínima. |
O que é Secretário?
O Secretário é a pessoa designada pela sociedade para designar e desempenhar as funções relacionadas com o representante superior. O papel deles é muito importante. Eles são responsáveis por cada tarefa.
Quando iniciamos uma empresa, não conseguimos acompanhar todas as reuniões e eventos. Para evitar discrepâncias no futuro, eles contratam uma nova pessoa para fazer esse trabalho para eles.
Sua principal função é informar suas autoridades superiores sobre as próximas reuniões, eventos e festas para que possam arranjar tempo e agendar seus trabalhos.
O trabalho deles é cuidar de tudo de antemão sobre as reuniões, sua agenda, e o número de pessoas que vão convidar será tratado por eles.
Sem secretária, é importante cuidar do trabalho sozinha. Você pode ficar confuso sobre o cronograma e isso levará a uma má reputação para sua empresa.
Toda secretária deve ter algumas qualidades. Eles devem ter boas habilidades de comunicação, nunca devem ficar agitados com o trabalho, devem manter a calma durante as reuniões.
Dependendo do tipo de empresa com a qual trabalham, existem diferentes tipos de secretárias, como Secretária Particular, Secretária de uma Associação, Secretária de Embaixada, Secretário de uma Sociedade Cooperativa, Secretário de Órgão Local, Secretário de Departamento de Governo e Secretário de Empresa.
O que é Recepcionista?
Uma Recepcionista é quem vai tirar nossas dúvidas sobre a empresa, horários e tudo sobre as próximas atividades. Eles estarão sentados no saguão do escritório. Seu trabalho principal será na recepção da empresa ou organização com a qual estão trabalhando.
Eles responderão às perguntas dos visitantes pessoalmente ou por telefone. Eles responderão de maneira calma, sem gritar com a outra pessoa. Toda empresa terá uma recepcionista para atender as dúvidas do cliente.
Qualquer organização comercial primeiro entrará em contato com a recepcionista para saber mais sobre seus horários de trabalho, reuniões e horários. Às vezes, a recepcionista pode se sentir estressada devido à interação com muitas pessoas e precisa repetir a mesma coisa para outra pessoa.
Eles são mais importantes porque sabem tudo sobre a empresa e seus recanto e canto. Eles sempre conhecem as tarefas importantes relacionadas ao escritório para atender às dúvidas do cliente. Eles estarão muito atualizados sobre a organização com a qual estão trabalhando.
Os recepcionistas devem ter boas habilidades de comunicação. Eles devem interagir de maneira educada e calma. Eles devem manter um relacionamento bom e saudável com os clientes.
Existem muitos tipos de recepcionistas, como Front Desk Auditor, Hotel Front Desk Associate e Schedule Coordinator.
Principais diferenças entre secretária e recepcionista
- As funções da recepcionista incluem atender chamadas e abordar as pessoas que entram no escritório. Mas o trabalho do secretário inclui lidar com as tarefas de seu chefe.
- Os recepcionistas devem ter algum conhecimento básico de como usar computadores. Mas, por outro lado, a secretária deve saber que deve ter conhecimentos de informática impecáveis.
- A primeira impressão da empresa será julgada pela forma como o recepcionista aborda as dúvidas. A função de secretário vem depois que a empresa aceita realizar uma reunião.
- Um bom recepcionista deve conhecer o software de processamento de texto e planilhas do Excel, mas as secretárias devem ter boas habilidades de redação, pois podem ser solicitadas a enviar e-mails em nome de seu chefe.
- Recepcionistas são obrigados a aprender aparelhos de fax, fotocópias e alguns softwares de videoconferência além de telefones. Às vezes, seus trabalhos podem se revezar com as secretárias.
- https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/0277953685903478
- https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/02689239410059642/full/html
Última atualização: 11 de junho de 2023
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Chara Yadav possui MBA em Finanças. Seu objetivo é simplificar tópicos relacionados a finanças. Ela trabalhou em finanças por cerca de 25 anos. Ela ministrou várias aulas de finanças e bancos para escolas de negócios e comunidades. Leia mais nela página bio.
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