วาระการประชุมกับแผนการเดินทาง: ความแตกต่างและการเปรียบเทียบ

การวางแผนถือเป็นข้อได้เปรียบเสมอก่อนที่จะดำเนินการใดๆ เป็นการดีหากพิจารณาปัจจัยทั้งหมดก่อนดำเนินการจริง เนื่องจากเป็นการเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับสถานการณ์ที่เลวร้ายยิ่งขึ้น

และนี่ไม่ใช่แค่ในธุรกิจหรือโลกธุรกิจเท่านั้น แต่ในชีวิตทั่วไปด้วย การวางแผนเป็นสิ่งที่ดีเสมอไป

เช่น ก่อนทำอาหาร ควรวางแผนว่าจะซื้อวัตถุดิบที่ไหน ต้องใช้อะไรอีก ใช้เวลานานแค่ไหน เป็นต้น

คำพูด วาระการประชุม และแผนการเดินทางเป็นทั้งองค์ประกอบสำคัญในการวางแผนสิ่งที่จำเป็น ทั้งสองอย่างเกิดขึ้นก่อนการดำเนินการจริงเพื่อวางแผนทุกอย่างที่ต้องทำ

ประเด็นที่สำคัญ

1. วาระการประชุมคือรายการที่ต้องหารือหรือทำให้สำเร็จในระหว่างการประชุมหรืองานกิจกรรม ในขณะที่แผนการเดินทางคือเส้นทางหรือกำหนดการเดินทางที่วางแผนไว้
2. วาระการประชุมจะเน้นไปที่เนื้อหาและเป้าหมายของการประชุมหรืองานกิจกรรมมากกว่า ในขณะที่แผนการเดินทางจะเน้นไปที่การเตรียมการเดินทางและกิจกรรมของการเดินทางมากกว่า
3. กำหนดการจะสั้นกว่าและตรงไปตรงมามากกว่าแผนการเดินทาง ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการเดินทาง ที่พัก และการเที่ยวชมสถานที่

Words Agenda vs แผนการเดินทาง

วาระการประชุมหมายถึงการเก็บรายการสิ่งสำคัญที่ต้องทำในวันถัดไปหรือการประชุมที่สำคัญเพื่อหารือ กำหนดการเดินทางคือปฏิทินของโอกาสและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับทัวร์ที่วางแผนไว้ล่วงหน้า แผนการเดินทางช่วยในการจัดทัวร์เพื่อธุรกิจทั้งหมด โดยเน้นทุกกิจกรรมถัดไปตามลำดับ

วาระการประชุมเป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมใด ๆ และแจกจ่ายล่วงหน้าหรือก่อนเริ่มการประชุมและเขียนในอนาคตเสมอ

ซึ่งจัดทำขึ้นโดย เลขานุการและหลังจากยืนยันกับประธานแล้ว ก็แจกจ่ายให้กับสมาชิกทุกคน

กำหนดการเดินทางเป็นเอกสารที่มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการเดินทาง โดยเฉพาะเส้นทาง และจะแจกจ่ายให้กับนักเดินทางก่อนหรือเมื่อเริ่มต้นการเดินทาง

ตัวแทนการท่องเที่ยวที่ดูแลการเดินทางมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำและจัดจำหน่าย

ตารางเปรียบเทียบ

พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ	วาระคำ	การเดินทาง
คำนิยาม	บันทึกรายละเอียดของหัวข้อที่จะหารือในการประชุม	บันทึกรายละเอียดของแผนเส้นทางการเดินทาง
ที่เกี่ยวข้องกับ	การประชุมอย่างเป็นทางการ	การเดินทาง
คอนเทนต์	กิจกรรมที่จะพูดคุย	ความจำเป็นของเส้นทางการเดินทาง
จัดเตรียมโดย	เลขานุการ	ตัวแทนการท่องเที่ยว
เมื่อไหร่จะเตรียมตัว	ก่อนการประชุม	ก่อนออกเดินทาง

Words Agenda คืออะไร?

เป็นบันทึกโดยละเอียดของเนื้อหาทั้งหมดที่ต้องพิจารณาในการประชุม

สิ่งที่ Words Agenda มี:

1. หัวข้อ/หัวข้อที่จะอภิปราย: หัวข้ออภิปรายทั้งหมดจะต้องได้รับการกล่าวถึงอย่างชัดเจนใน Words Agenda 
2. วันที่และเวลา: วันที่และเวลาของการประชุมควรระบุไว้ที่ด้านบน 
3. ชื่อของสมาชิก: ชื่อของสมาชิกทุกคนที่จะเข้าร่วมการประชุมควรอยู่ใน Word Agenda ด้วย

ความสำคัญของวาระการประชุม

1. โดยจะอธิบายวัตถุประสงค์หลักและวัตถุประสงค์หลักของการประชุม การรู้วัตถุประสงค์ก่อนการประชุมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้สมาชิกทุกคนรู้ว่าตนมีเป้าหมายอะไรและทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
2. จะให้เวลาในการค้นหาและรวบรวมความรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ที่ต้องทำให้สำเร็จ การทราบผลที่ตามมาและความเสี่ยงล่วงหน้าจะเป็นประโยชน์เสมอ ดังนั้น ควรมีการอภิปรายข้อควรระวังทั้งหมดในระหว่างการประชุมเท่านั้น
3. มันรักษาโฟกัสและกระตุ้นให้พวกเขาตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
4. หนึ่งในเหตุผลหลักที่ทำให้ Word Agenda ช่วยสร้างรายงานการประชุม

มันมักจะเขียนในอนาคตกาลเหมือนที่เขียนก่อนการประชุมจริง

กำหนดการเดินทางคืออะไร?

เป็นบันทึกโดยละเอียดของเส้นทางการเดินทางที่ตัวแทนการท่องเที่ยวมอบให้นักเดินทาง ความสำคัญของแผนการเดินทางคือ:

1. บริหารเวลา: มีประโยชน์ในการบริหารเวลาเพราะมีข้อมูลเกี่ยวกับเส้นทางการเดินทางและรายละเอียดสำคัญอื่นๆ และสิ่งสำคัญคือต้องไม่เสียเวลา มิฉะนั้นสิ่งสำคัญหรือมุมมองจะถูกทิ้งไว้
2. การควบคุมค่าใช้จ่าย: คุณสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณได้เนื่องจากจะทำให้คุณมีต้นทุนทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นได้ จึงควรวางแผนให้เหมาะสม
3. การเดินทางที่ง่ายและผจญภัย: ขจัดความกังวลเรื่องการเดินทางทั้งหมดให้คุณสนุกไปกับการเดินทางได้อย่างเต็มที่
4. ตรวจสอบข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเดินทาง: กำหนดการเดินทางรวมถึงความต้องการและข้อกำหนดทุกอย่างของการเดินทาง ดังนั้นคุณจึงสามารถตรวจสอบได้เสมอว่ามีสิ่งใดขาดหายไปหรือไม่ มันจะมีประโยชน์มากในขณะที่บรรจุ

องค์ประกอบของแผนการเดินทางที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วย:

1. ทัวร์ โปรแกรม: รวมทุกเส้นทางและกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นระหว่างการเดินทาง
2. ตารางเวลา: ตามนี้ ต้องมีกำหนดเวลาที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมการเดินทาง
3. ปลายทางและระยะเวลา: ปลายทางทั้งหมดและระยะเวลา

ยกเว้นที่กล่าวมาทั้งหมด มี 4 ประการที่ควรรวมไว้ในแผนการเดินทาง ได้แก่สถานที่ท่องเที่ยว สิ่งอำนวยความสะดวก ที่พัก และการเข้าถึง ดังนั้นสิ่งเหล่านี้จึงมีความสำคัญมากในมุมมองของนักท่องเที่ยวและจะต้องรวมอยู่ในแผนการเดินทาง

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง Words Agenda และ Itinerary

1. Word Agenda เตรียมกระจายรายละเอียดการประชุม ขณะที่ Itinerary เตรียมบอกรายละเอียดการเดินทางหรือเส้นทางแผนการเดินทาง
2. Word Agenda จัดทำโดยเลขานุการและได้รับการอนุมัติจากประธาน แต่ตัวแทนการท่องเที่ยวเตรียมกำหนดการเดินทาง
3. Word Agenda มีความสำคัญเนื่องจากใช้สำหรับรายละเอียดของการประชุมในขณะที่ Itinerary มีความสำคัญเนื่องจากใช้สำหรับข้อมูลเส้นทางของการเดินทาง
4. วาระการประชุมของ Word เชื่อมโยงกับการประชุมที่เป็นทางการ ในขณะที่แผนการเดินทางเชื่อมโยงกับการเดินทาง
5. Word Agenda จัดทำขึ้นก่อนเริ่มการประชุมและแจกจ่ายให้กับสมาชิกที่เข้าร่วมการประชุม ในขณะที่ Itinerary จัดทำขึ้นก่อนการเดินทางและเผยแพร่ในหมู่นักเดินทาง

อ้างอิง

1. https://books.google.com/books?hl=en&lr=&id=yP0C_1SoK8cC&oi=fnd&pg=PT61&dq=words+agenda&ots=XVBnS0b2T9&sig=VfW6ZhSiWfdrp2UUK3zJ43o-zQ4
2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/014198798329991

อัพเดตล่าสุด : 18 มิถุนายน 2023